Skal løfte styring, ledelse og organisering av statlige innkjøp – behov i kommunene også

Regjeringen vil utrede behovet for sektorvise gjennomganger av styringen, ledelsen og organiseringen av statlige innkjøp med sikte på forbedringer. Potensialet for forbedringer er like stort i kommunal sektor, og det kan være behov for lignende gjennomganger i kommunesektoren også, heter det i stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser. Utredningen i staten skal finne ut om det er behov for en nærmere gjennomgang noen steder, og om det kan være aktuelt med sektorovergripende løsninger på innkjøpsområdet.

Det er ledelsen i virksomheten som har det overordnede ansvaret for virksomhetens aktiviteter på innkjøpsområdet, heter det i Meld. St. 22 (2018–2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser». Toppledelsen skal ta et helhetlig ansvar for virksomhetens anskaffelser, og for å sørge for god styring av utviklingen på innkjøpsområdet. Ledelsen bør ha overordnede mål for innkjøpsområdet i form av en anskaffelsesstrategi. Innkjøpslederne skal være ansvarlige for styringen av virksomhetens anskaffelser og skal legge til rette for rammebetingelsene for innkjøpene.

Hvordan virksomheten velger å koble anskaffelser og virksomhetsutvikling, varierer med størrelse og oppgavetype. Men typisk vil en toppleders strategiske styring av anskaffelser innebære å

• følge tett opp de virksomhetskritiske anskaffelsene, og særlig de med høy pris og/eller høy risiko,
• følge opp anskaffelser systematisk, som et virkemiddel for å nå virksomhetens mål på en effektiv måte og
• bruke anskaffelser systematisk som et verktøy for å nå samfunnsmål (som for eksempel bærekraft og miljø) utover de spesifikke målene med anskaffelsen.

Taktisk og operativ styring

Den taktiske styringen handler om hvilke virkemidler som tas i bruk for å oppnå ledelsens mål for innkjøpsvirksomheten, for eksempel effektivisering. Den operative styringen handler om å legge til rette for de konkrete anskaffelsesprosessene, som utforming av for eksempel fullmakter, maler og rollebeskrivelser. Dette bør være innkjøpsledernes ansvar.

Regjeringen vil utrede behovet for sektorvise gjennomganger av styringen, ledelsen og organiseringen av statlige innkjøp. Utredningen skal identifisere hvilke sektorer som er aktuelle for en nærmere gjennomgang. Utredningen skal også vurdere om det kan være aktuelt med sektorovergripende løsninger på innkjøpsområdet.

Sektorvise gjennomganger

De sektorvise gjennomgangene vil kunne være et virkemiddel for statlige virksomheter til å oppnå både kravene i avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen (ABE-reformen), og andre overordnede mål. Potensialet for forbedringer er like stort i kommunal sektor, og det kan være behov for lignende gjennomganger i kommunesektoren også.

Fem hovedpunkter

Oppsummerte hovedpunkter, hentet fra stortingsmeldingen:

• Virksomhetens evne til å gjennomføre profesjonelle innkjøp er avhengig av hvordan innkjøpsfunksjonen er organisert internt i virksomheten.
• Anskaffelsesstrategien er et av toppledelsens virkemiddel for å sikre at virksomhetens pengebruk støtter opp under virksomhetens mål.
• Hensikten med systematiske innkjøpsanalyser er å skaffe informasjon for virksomhetens prioriteringer, planlegging og styring. Virksomhetene trenger data for å kunne styre sine innkjøp på en god og effektiv måte.
• Innkjøpsplanen er en plan over kommende innkjøp som må koordineres med budsjettprosessen for kommende år, og som bygger på oversikten over avtaler
• Kategoristyring er først og fremst aktuelt for virksomheter med store innkjøp innenfor ulike produkt- og tjenestekategorier. Det innebærer å samle virksomhetens beslektede innkjøp i grupper (kategorier) som speiler markedets inndeling.