Digitale verktøy og lederforankring gir mer plass til strategiske anskaffelser

Tidsbruken ved gjennomføring av anskaffelser skal ned, tidsbruken ved behovsvurdering og kontraktsoppfølging opp – det blir mer tid til strategiske anskaffelser. Det slo fagdirektør Gunnar Wessel Thomassen i Difi fast på Anskaffelseskonferansen i går. Som følge av det statlige digitaliseringsprogrammet som varer frem til 2025, skal arbeidsdagen til innkjøpere bli enklere. Teknologien kommer raskt med stadig nye løsninger og rammevilkår, og gevinstene forutsetter godt samarbeid. Difi skal legge til rette, sa han – på en konferanse der nettopp strategisk bruk av anskaffelser og ledelsesansvar var røde tråder i mange av foredragene.

Kommunene Larvik og Lørenskog hadde begge erfaringer å bidra med til de mange hundre som brukte dagen i går på Anskaffelseskonferansen til Difi.  Begge hadde dialog med leverandørmarkedet som en hovedpilar i sitt arbeid med anskaffelser.

For innkjøpssjef Torstein Åkra fra Larvik var det et poeng at man trengte ny kultur i kommunen om man fullt ut skal lykkes med strategisk anskaffelser. Siloorganiseringen og – tenkningen må erstattes av samspill. I Larvik hadde man begynt sin vei mot strategisk anskaffelser ved å starte med grønne anskaffelse og så bærekraftige anskaffelser. I dag dreier det seg i tillegg om seriøsitet, innovasjon, digitalisering – og spesielt for Larvik – utenforskap.

Strategisk anskaffelser = ledelsesverktøy

Han la vekt på at det var viktig at kommuneledelsen peker ut retning, og er seg bevisst hvorledes man skal nå de mål som kommunen har satt.  I Larvik har rådmannsmøtet knesatt at strategiske anskaffelser skal være ett av ledelsesverktøyene. I år har innkjøp håndtert 112 saker, spart 8,4 millioner og samlet de siste fire årene er besparelse nådd opp i ca. 30 mill.

Resultatene er kommet forbi man har kunnet «rive ned» siloene og spille sammen i dialog i spørsmål som går ut over det enkelte områdes ansvar og som gjelder flere områder samtidig. Lederforankring både i administrasjon og hos de politisk foresatte er nødvendig, presiserte han.

Konkurransepreget dialog

Lørenskog kommune er i gang med konkurransepreget dialog. Rådmann Ragnar Christoffersen kunne fortelle at de har forberedt anskaffelsen siden 2016, og at man nå ikke snakket om kjøp av biler, men om anskaffelse av mobilitet. Da står man overfor en bærekraftig og innovativ anskaffelse. I likhet med Larvik er dialog med leverandørmarkedet svært sentralt i anskaffelsesarbeidet.

For noen år siden valgte kommunen å satse på anskaffelser, og man fikk en politisk vedtatt anskaffelsesstrategi. I forbindelse med mobilitets-anskaffelsen gikk man i forberedelsesprosessen over fra å tenke kjøp av bil til å tenke behov. Behovet var at noen skulle forflyttes, men uten at man nødvendigvis leiet bil. Også her måtte silotenkningen vike. Rådmannen roste samarbeidet med Difi i forbindelse med anskaffelsen.

Det er en sterk forvaltningskultur i kommunene, og det var en utfordring. Men, sa rådmannen, intet skjer uten at man tar en viss risiko, og at man har mot til å prøve. Likeledes må man være tålmodig og bruke tid i prosessen. Det er behov for modning.

Mer fart i innovasjonsviljen

I en samtalerunde på scenen i konferansen understrekt avdelingsdirektør Dag Strømsnes i Difi at man må jobbe med endringsprosesser for å få mer fart i innovasjonsviljen i det offentlige. Vi må se på innkjøpernes virkelighet, sa han, tilpasse veiledningsmateriell o.l. slik at man får tullet dette ut overalt. Gunnar Wedde, som er direktør for service i Oslo kommune, understreket nødvendigheten av å ta bevisst valg når man skal sette i gang med innovasjon, alt trengs ikke å bli tema for innovasjon. Politikerne bør også utfordres til å prioritere, og dialog med markedet må aldri glemmes. Strømsnes slo til lyd for mer samarbeid mellom flere innkjøpermiljøer når innovasjon var målet. Leder av Nasjonalt program for leverandørutvikling, Per Harbø, fulgte opp med å understreke at leverandørene var avhengig av å få et marked dersom de aktivt skal bidra i en innovativ anskaffelsesprosess.