Vil ha slutt på «gratisarbeid» i anskaffelsesprosesser

Kommunikasjons- og annonseformidlingsbransjen i Sverige vil ha slutt på «gratisarbeid» underveis i en anskaffelsesprosess. Presentasjoner av byrå og arbeidsgruppe og annet som er naturlig i forbindelse med en anskaffelsesprosess i den innledende fasen skal ikke kompenseres, skriver de i sine veiledninger, men: Dersom det forutsettes at byråene/konsulentene underveis i prosessen skal utføre mer fordypningspreget arbeid skal dette kompenseres etter markedsmessige timepriser.
Det er Sveriges Mediebyråer som har laget en veiledning for kjøp av mediebyrå-anskaffelser. Den har mye tilfelles med en tilsvarende som Sveriges Annonsører og Kom! – Sveriges Kommunikationsbyråer gav ut for noen år siden.
Som forberedelse til anskaffelsen bes oppdragsgiver å være nøye på å beskrive hva man skal ha et mediebyrå til. Det er av betydning for å skape rette forutsetninger for det kommende arbeidet og samarbeidet, heter det. Likeledes er det viktig å ha klart for seg formålet med anskaffelsen, hva som er viktig for oppdragsgiveren, mediebyråets oppgave og hva mediebyrået blir målt på.
Så anbefales det å finne ut hvilke mediebyråer som matcher de behovene som oppdragsgiver har beskrevet, og det holder å invitere maksimalt fire byråer til konkurranse.

Hvem skal være med?

Oppdragsgiveren bør definere hvilke interne som skal delta i anskaffelsesprosessen – team, roller og beslutningstakere. En tidsplan for prosessen trengs – innenfor en så kort tidsramme som mulig.
Dersom en anskaffelse omfatter en fordypnings-/case-oppgave skal kompensasjon til samtlige deltakende byråer betales, om ikke annet er avtalt. Grunnlaget for beregningen bør baseres på markedsmessig verdi for det antallet timer som man forventer at hvert byrå legger ned.

Bli kjent!

Sveriges Annonsører og Kom! – Sveriges Kommunikationsbyråer anbefaler i sin veiledning å ha flere møter med byråene underveis. Utvelgelsesprosessen skal skape et så bra beslutningsgrunnlag som mulig. Det handler om å ha tillit til byråene og deres arbeidsgrupper. Da må ikke utvelgelseskriteriet for oppdragsgiverens beslutning være de eventuelle ideer som kommer frem i prosessen. Byråene har på det tidspunkt trolig for lite kunnskap om oppdragsgiveren. Og de kjenner heller ikke menneskene. Da bygger deres ideer på gjettverk, og det er ikke gunstig, heter det i denne veiledningen.
I byråanskaffelsen kan det inngå en fordypningsoppgave. Den bør være innrettet mot strategiske spørsmålsstillinger som handler om oppdragsgiverens situasjon, problemer eller utfordringer. For slike oppdrags skal kompensasjon betales til alle byråer, om ikke annet er avtalt. Også her anbefales den markedsmessige verdien som grunnlag for beregning av kompensasjonen, basert på det antallet timer som man forventer at hvert byrå legger ned. Vinneren av anskaffelsen behøver ikke kompenseres, fastslås det i veiledningen.