Kunne ikke levere varekatalog i godkjent EHF-format – problematisk for oppdragsgiver

EHF-varekatalog ble stilt som ett av flere minimumskrav i kravspesifikasjonen i en større anbudskonkurranse i regi av det interkommunale selskapet IVAR IKS i Rogaland. En av de to som leverte tilbud – begge fra store leverandører – klarte ikke å levere varekatalog i godkjent EHF-format. Begge leverandørene tilbød egen nettbutikk. Det gir store praktiske utfordringer og begrensninger for oss som oppdragsgiver at det ikke er mulig å gjøre kjøp mot leverandører på katalog gjennom E-handel, sier prosjektleder e-handel, Tor Arne Oltedal i IVAR til Anbuds365.

IVAR IKS er et interkommunalt selskap i Rogaland med ansvar for vann, avløp og renovasjon. For en tid tilbake kunngjorde de en konkurranse som gjaldt rammeavtale for rør og rørdeler til drift, maks 8 års varighet etter forsyningsforskriften med estimert årlig verdi på 2-3 mill. kroner.
I anskaffelsen ble krav om EHF-varekatalog stilt som et av flere minimumskrav i kravspesifikasjonen. Det ble også stilt krav til inngåelse av samhandlingsavtale etter Difis mal. Disiplinleder anskaffelser, Geir A. Strømland, forteller at teksten de benyttet i anskaffelsen lød slik:

Varekatalog i EHF-format

«Oppdragsgiver har e-handel. Tilbyder må derfor kunne tilby elektronisk varekatalog i EHF-format for levering ved avtaleinngåelse. Eventuelle kostnader for dette legges inn i prisskjemaet. Tilbyder skal i tilbudet legge ved et eksempel på varekatalog med 3-4 varer i EHF-format.»

– Vi hadde også, forteller de to, krav om at det skulle inngås en samhandlingsavtale for elektronisk samhandling og la ved Difi sin avtale som en del av konkurransedokumentene. I tillegg til selve avtaleinnholdet ligger det inne linker som gir en god forklaring og dybde om EHF i Difis samhandlingsavtale.

To store tilbydere, en ble avvist

15 leverandører registrerte seg som interessenter i konkurransen, og innen fristen kom det inn to tilbud – begge var fra store nasjonale rørleverandører. Den ene av dem ble altså avvist.

– Den ene av disse ble avvist. Hvorfor det? 

Leverandøren hadde ikke levert med eksempel på EHF-katalog slik vi hadde krav om, og fikk derfor anledning til å ettersende dette. Filen med eksempel på varekatalog som de da leverte lot seg ikke validere i validatoren til Difi.
Heller ikke i etterfølgende klageprosess ble det levert EHF-varekatalog, opplyser Strømland som kommenterer situasjonen slik:

Går glipp av gode tilbud

– En ting er at det gir store praktiske utfordringer og begrensninger for oss som oppdragsgiver at det ikke er mulig å gjøre kjøp mot leverandører på katalog gjennom E-handel. Men det som verre er, er at vi som oppdragsgivere gjerne går glipp av gode tilbud når leverandør ikke kan levere EHF-varekatalog. For IVAR og våre ansatte er det viktig at produktene er lett tilgjengelig og søkbare i IVARs system for kjøp av varer og tjenester. Slik vi erfarer og har oppfattet EHF-formatet, er dette det eneste digitale formatet som har den komplette digitale flyten mellom leverandør og oss som kunde. Hvorfor tar ikke da leverandører dette i bruk for full utnyttelse av digital bestillings- og kommunikasjonsflyt og dermed forbedre sin egen prosess?

I morgen er det EHF-konferanse, og da er tilfellet med den avviste leverandøren ganske tankevekkende:

– Vi blir også veldig overrasket når vi på Difis anskaffelseskonferanser i flere år har hørt hvor sentralt EHF-formatet er, fremholder Strømland. Leder for NHO har også på disse konferansene uttalt at vi «leverandører er klar, ta i bruk digitale verktøy» Vår opplevelse er at hverken systemleverandører eller våre vare- og tjenesteleverandører er forberedt til å ha i bruk EHF-formatet, og det oppleves som en fortsatt lang vei å gå. Når vi opplever dette for store nasjonale aktører, hva da med mindre aktører og leverandører?

Gikk rett på EHF

IVAR hadde tidligere ikke et sentralt innkjøpssystem. Høsten 2017 ble det satt i gang et prosjekt for å bedre prosessen med innkjøp. Det ble inngått avtale med systemleverandør, og organisasjonen rigget seg slik at alle kjøp av varer og tjenester skjer gjennom E-handel-løsningen.

Ved prosjektoppstart hadde Difi varslet at avtalen med e-handelsplattformen var utgående, og ville bli erstattet av EHF. For IVAR var det derfor naturlig å gå rett på EHF-formatet, da dette allerede var i bruk på faktura og skal være fremtiden også for prosessen med vare- og tjenestekjøp. IVARs e-handelssystem ble operativt i mai 2018, og høsten 2018 ble ansatte gitt opplæring. Mottak av EHF-varekataloger som har et godt innhold er viktig for å få den gode brukeropplevelsen for de ansatte.

Begrenset EHF-press på leverandører

Oltedal peker på at det er svært begrenset volum av bestillinger det offentlige Norge gjør på e-handel. Dette kombinert med at ikke alle bruker EHF katalog, gjør at det gjerne blir begrenset press på leverandører i forhold til å levere EHF-kataloger. Difis statistikk viser at antall EHF-fakturaer er over 9 millioner for januar 2019, mens antall transaksjoner for EHF-katalog i samme måned er 1000 stk.

IVAR har satt seg et mål om at alle aktivitetsområder skal ta i bruk e-handel og dette utfordrer alle type leverandører. – Vi opplever det som vanskelig når det offentlige tillater leverandører å holde på det gamle fremfor å utfordre og kreve den endringen EHF virkelig krever. Vi som kunde har lagt mye energi i få leverandører til å forstå helheten som man kan oppnå. Internt i egen organisasjon har vi fått stor aksept og våre kollegaer benytter verktøyet fullt ut, hver dag, heter det fra IVAR.
IVAR håper at vi i felleskap med øvrige norske oppdragsgivere kan legge felles press på alle typer leverandører for å få dem til å tilby varekataloger i EHF-format innen alt av produkt- og tjenesteområder som finnes.