Det offentlige har stor tro på bruk av digitale verktøy, viser Difi-undersøkelse

– Offentlige virksomheter har tro på digitale verktøy. Bl.a. mener 68 % at verktøyene de bruker i dag, allerede har bidratt til redusert tidsforbruk. Fire av fem har svært stor tro på at slike verktøy kan være en kilde til bedre kvalitet på innkjøp. Dette opplyste avdelingsdirektør Dag Strømsnes i Difi da han på Anskaffelseskonferansen i dag presenterte resultatene av modenhetsundersøkelsen. Imidlertid er det mange som ennå ikke utnytter funksjonaliteten fullt ut, og Strømsnes stilte spørsmålstegn ved om potensialet reflekteres i ressursprioriteringen.

Det er Rambøll Management Consulting som på vegne av Difi har gjennomført undersøkelsen. Det er en undersøkelse rettet mot innkjøpsansvarlige i kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter, samt kommunale og statlige selskaper. På Anskaffelseskonferansen presenterte Strømsnes resultater fra undersøkelsen.

Han kunne slå fast at «roller og ansvar» var det temaet som i størst grad er beskrevet i styringsdokumentene i virksomhetene. Økonomiske mål eller gevinster, klima og miljø og etikk og antikorrupsjon fulgte deretter. Sjeldnest fant man kategoristyring, innovasjon og risikostyring og internkontroll i styringsdokumentene.

Tid og ressurser

Bare hver tredje 1/3 oppgir at de har tilstrekkelig tid og ressurser til god planlegging, mens nesten alle (95 %) legger vekt på å gjennomføre anskaffelser på en korrekt måte, fremholdt Strømsnes. Litt over 1/3 oppgir at de har gode rutiner for oppfølging av leveranse og leverandør.

Mens 70% har strategi, policy eller planer på anskaffelsesområdet, har færre enn 20% utviklet KPI’er for å følge opp mål og ledelse som etterspør rapportering av KPI’er.

Klima og miljø

Strømsnes konstaterte at ifølge undersøkelsesresultatene har klima og miljø sterk forankring på strategisk nivå i virksomhetene. 56 % oppgir at klima og miljø er beskrevet i styringsdokumentene. På den annen side har bare 35 % en plan for å innrette anskaffelses-praksisen slik at den reduserer skadelig miljøpåvirkning og fremmer klimavennlige løsninger.

Han kunne også fortelle at godt over vel tre av fire stiller krav om lønns- og arbeidsvilkår. De stiler høye krav til leverandørmarkedet, kunne Strømsnes fastslå. Imidlertid er det bare 38% som oppgir at de har gode rutiner for å følge opp etterlevelse av krav til lønns og arbeidsvilkår. Samme «ubalanse» fant han også når det gjelder sosialt ansvar/etisk handel: 66% stiller krav, men bare 26% oppgir at de har rutiner for å følge opp etterlevelse av krav til sosialt ansvar/etisk handel.

Digitalisering

– Offentlige virksomheter har tro på digitale verktøy, understreket han, og viste bl.a. til at 68 % svarer at de digitale verktøyene de bruker i dag, allerede har bidratt til effektivisering av innkjøpsprosessen gjennom redusert tidsforbruk. 75 % svarer at de i stor eller svært stor grad har tro på at digitale verktøy i anskaffelsesprosessen kan være en kilde til realisering av økonomiske gevinster for virksomheten, og 79 % har i stor eller svært stor grad tro på at digitale verktøy i anskaffelsesprosessen kan være en kilde til bedre kvalitet på innkjøp. Dette viser kraften i digitaliseringen.

Likevel måtte han stille spørsmål om potensialet reflekteres i ressursprioriteringen. Bare 42 % rapporterer nemlig at virksomheten deres har planer om økt ressursbruk til anskaffelse av digitale verktøy. Og det er fortsatt et stykke frem til at funksjonaliteten utnyttes fullt ut: Mens nærmere 90% bruker elektroniske verktøy til kunngjøring og fakturamottak, er det bare noe over 30% som bruker verktøyet til planlegging av innkjøp og litt over 40% til oppfølging – på alle indikatorene er det imidlertid fremgang målt etter en undersøkelse av samme for halvannet år siden.