Viktige anskaffelsesgrep ved kommunesammenslåing

Reglene som gjelder for endring i kontrakt står helt sentralt når det er snakk om sammenslåing av kommuner. Det gjelder eksisterende som kommende kontrakter. Advokat Kristine Røed Brun i KS Advokatene anbefaler to grep: Sjekk kontraktsporteføljen om det er muligheter for oppsigelse, og legg inn endringsklausuler i kommende avtaler som tar høyde for videreføring og/eller muligheter for oppsigelse ved kommunesammenslåing.

Rett før påske la kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner frem proposisjoner som omhandlet så vel kommune– som regionalreformer. Det aktualiserer spørsmålet om hva det betyr for anskaffelser og allerede inngåtte kontrakter. På KS–seminaret «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåinger» nylig tok advokat Røed Brun for seg temaet.

Til Anbud365 sier hun at det er mange spørsmål som melder seg: Kan den nye kommunen tre inn i og videreføre en eksisterende avtale til en av kommunene? Ved overlappende kontrakter innenfor samme tjenesteområde – kan noen av kontraktene termineres? Vil den sammenslåtte kommunen kunne «identifiseres» med kommunen som kunngjorde anskaffelsen? Og: Hvordan kan kommunene gjøre «grep» for å øke handlingsrommet og være best mulig forberedt på en kommunesammenslåing?

Kartlegg kontraktsporteføljen

– Det er naturlig i dette arbeidet først å kartlegge kontraktsporteføljen, påpeker hun. Hvilke kontrakter er det, innhold, omfang, varighet og eventuelle opsjoner på forlengelse, endringsklausuler, oppsigelsesklausuler osv. Dernest kan det være fornuftig å sammenlikne kontraktsgjennomgåelsen med de andre kommunene som skal slå seg sammen.

Hun minner om at anskaffelsesregelverket gjelder frem til kontrakt er inngått, i kontraktsfasen er det kontraktsretten som gjelder. Et viktig unntak er imidlertid reglene om vesentlige endringer, som nå er forskriftsfestet i anskaffelsesforskriften. Hvis det foretas en vesentlig endring i kontrakten anses det å foreligge en ny kontrakt som krever kunngjøring av ny konkurranse. Dersom slik kunngjøring ikke finner sted, står man overfor en ulovlig direkteanskaffelse.

Noen endringer er ikke vesentlige

Noen endringer er imidlertid ikke å betrakte som vesentlige, f.eks. dersom det er med en klar og presis endringsklausul i kontrakten. Endringer som innebærer en betydelig utvidelse av kontraktens omfang er blant de endringene som ikke er tillatt, og det er, understreker advokat Røed Brun, noe man spesielt bør huske på i forbindelse med kommunesammenslåing.

– Ved fremtidige konkurranser/kontrakter anbefaler jeg, fremholder hun, at man i utlysningen tar høyde for kommunesammenslåingen, og at man legger inn klare og tydelige endringsklausuler. Det gjelder forhold som at avtalen kan videreføres ved en kommunesammenslåing, og at avtalen kan sies opp/termineres med et gitt antall måneders varsel som følge av kommunesammenslåing.

Konkret vurdering av eksisterende kontrakter

Når det gjelder eksisterende kontrakter der det ikke er tatt høyde for sammenslåing, anbefalte hun en konkret vurdering av kontrakten opp mot læren om vesentlige endringer. – Det er sentralt, sier hun, å sjekke om endringen ville gjort det mulig for andre tilbydere å delta eller gjort det mulig å akseptere et annet tilbud enn det som vant.

– En ulovlig vesentlig endring vil bli ansett som en ulovlig direkteanskaffelse, presiserer Røed Brun, og det kan føre til sanksjoner som overtredelsesgebyr, avkorting eller at kontrakten blir kjent uten virkning. Å publisere en intensjonskunngjøring gir imidlertid en viss beskyttelse mot å bli ilagt sanksjoner.

Det kan også tenkes at en (forestående) kommunesammenslåing medfører behov for nye interkommunale samarbeid eller endringer i eksisterende. Tildelinger til interkommunale samarbeid kan unntas fra anskaffelsesreglene dersom vilkårene for utvidet egenregi eller offentlig–offentlig samarbeid er oppfylt, men:

– Om unntakene er oppfylt må vurderes konkret, men noen organisasjonsformer legger bedre til rette for at unntakene vil kunne oppfylles, ifølge advokat Kristine Røed Brun i KS Advokatene.