Trenger alle tre metoder for elektroniske bestillingsløsninger

Det er tre metoder for elektronisk bestillingsløsning, og for øyeblikket trenger vi dem alle tre, sier innkjøpsrådgiver Ole Kristian Brovold i Oppland fylkeskommune. Det er ikke noe enten–eller når det gjelder fritekst, kataloger eller punch–out («ekstern nettbutikk»), men det trengs forbedringer i alle disse metodene.

Debatten om elektroniske kataloger eller såkalte punch–out–løsninger («eksterne nettbutikker» er i gang her i spaltene. To representanter for en storleverandør til det offentlige, Lyreco, gav uttrykk for en viss skepsis overfor de elektroniske katalogene, mens seksjonssjef André Hoddevik i Difi senere har flagget tilsvarende skepsis mot punch–out–løsninger.

Brovold var prosjektleder for innføring av elektronisk handel i Oppland fylkeskommune. – Innenfor elektroniske bestillingsløsninger fins fritekst, katalog eller punch-out, sier han, og akkurat nå trenger vi alle tre. For meg er det et spørsmål om hva som må forbedres i disse tre metodene:

• Fritekst er viktig for å kunne kjøpe varer og tjenester der prisen avtales bestilling for bestilling. Fritekst er smidig i løsninger der det er en tilbudsmodul som utløser fritekstbestillingen. Da foreligger tilbudet i bestillingsløsningen og grunnlaget benyttes som bestilling.

• Katalog har fortrinn ved forvaltningen, bl.a. automatisk kontroll av priser mot forrige katalog og oversikt over endringer av artikler. Og det er enkelt å lage funksjonaliteter som bestillings-mal, favorittlister og liknende.

• Punch-out er å hente varene ute på leverandørens nettbutikk. Her vil lagerstatus og eventuell leveringstid fremkomme. Det er tips og råd til varene. Ofte flere bilder og tegninger av varene. Nettbutikkene har “chat med en fagekspert” slik at spørsmål kan bli besvart enkelt. Leverandørene vedlikeholder innhold og priser internt uten å tenke på katalog-eksport.

Forbedringer trengs

Men det trengs altså forbedringer i alle tre metodene, poengterer Brovold:

– For punch-out trengs løsning for kontroll av endringer på priser i nettbutikken. Kunden bør få en logg på endringer. Nettbutikken bør kunne settes opp med en kundevalidering ved endring av avtalt prisliste.  Katalogløsningen må få ett tillegg av online-informasjon fra nettbutikk. Det er umulig for avanserte bestillere å kjøpe uten å vite lagerstatus på varer det er behov for.

– Fritekst, understreker han, har en rekke forbedringer relatert til integrasjoner mot leverandørinformasjon. Enten tilbudsmoduler eller nettbutikk, slik at vare– og prisinformasjon kommer rett inn i bestillingen fremfor manuell tasting.

Fakturamatch og konteringsbruk

Han trekker også frem fakturamatch: – For å komme nærmere 100% match på faktura bør bestillingsløsning ha mulighet for at bestiller kan korrigere pris etter ordrebekreftelse fra leverandør i henhold til avtale. Dette øker mulighet for fakturamatch ofte opp mot 50% på kjøp av tjenester.  Bestillingsløsning bør også ha mulighet til å legge på linjer i ordrebekreftelse.

Brukere av elektronisk handel kan også ha nytte av å forenkle konteringsbruken. Historisk skulle dimensjoner i kontoplan benyttes for statistikk på innkjøp. E–handel reduserer behovet for statistikk utledet av kontoplan, ettersom alle detaljer kan settes opp i datafangst til statistikk på en langt mer smidig måte.