Slik blir du en bedre bestiller – lang rekke tips fra leverandører

Offentlige oppdragsgivere fikk en rekke tips på NHOs anskaffelseskonferanse forleden om hva de burde satse på for å bli bedre bestillere og innkjøpere. Tipsene kom fra leverandører, og omfattet alt fra tydeligere språk i konkurransegrunnlagene via mer kritisk holdning til behovet for så mange krav til bruk av elektronisk verktøy også under den nasjonale terskelverdien.

På NHO-konferansen var nettopp bestillerkompetanse – og et eventuelt behov for tilsyn – temaer. Avdelingsleder Bente Grønvold Gaarder fra Bjørg Fjell Rekruttering tok for seg helt konkrete leverandør-synspunkter på innkjøpskompetansen hos offentlige oppdragsgivere. Hun grep fatt i den hevede nasjonale terskelverdien og pekte på at mange konkurranser nå er fritatt for kunngjøringsplikt. Da vet vi ikke hvem som har behov, hva som er behovet etc., sa hun. Det gjør det vanskelig å få mulighet til å levere, og at identiske oppdrag er underlagt ulike terskelverdier, er også problematisk.

Alle kravene

Gaarder reiste spørsmål om alle kravene som blir stilt, virkelig er nødvendige alltid, og hun motiverte oppdragsgivere til også å benytte elektroniske verktøy for anskaffelser under terskelverdi. Konkurransegrunnlag og kontrakter bør optimalisere samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør, mente hun, og anbefalte at oppdragsgiverne måtte være så tydelige i konkurransegrunnlaget at leverandørmarkedet kunne forstå hva man var på jakt etter. Gaarder slo med andre ord til lyd for et bedre samarbeid mellom innkjøpere og leverandører.

Forutberegnelighet

Adm. dir. Bjørn Ove Liavaag i entreprenørfirmaet Seby AS fremholdt at for dem var forutberegnelighet svært viktig. Han listet opp noen utfordringer og forbedringspunkter, blant disse en oppfordring om å benytte god tid på valg av kontraktsform. Også han var opptatt av at det tidvis ble stilt for mange og strenge krav, ikke i rimelig forhold til oppdragets art. Liavaag var ikke trygg for at laveste pris var det eneste saliggjørende tildelingskriterium, og han mente at innsynsretten er leverandørenes sikkerhetsventil. Å be om innsyn er kvalitetsikring av arbeidet til innkjøpere, slo han fast.

Bestillerkompetanse

Vi kjøper inn produkter vi ikke aner fins og som vi håper aldri blir brukt. Slik karakteriserte direktør Anders Skumsnes i Forsvarsmateriell lett humoristisk deres anskaffelser. Kjøp av kampfly er et godt eksempel på et behov for bestillingskompetanse, understreket han, og definerte bestillerkompetanse som evnen til å definere behovet og til å velge en riktig, langsiktig løsning.

Han trodde ikke på å spre bestillerkompetansen bredt utover. Da kan det bli vanskelig å etablere og beholde en profesjonell bestillerkompetanse som kan møte markedet på en god måte. Stikkord for å beholde og utvikle rett bestillerkompetanse, ifølge Skumsnes: Syring og ledelse må til, ledelsen må være på banen, man må ha en god organisasjonsstruktur, og gode IKT-støtteverktøy (beskytte sensitive opplysninger!). I tillegg bør virksomheten vite å trekke inn ekstern kompetanse, utvikle og gjenbruke kompetansen og få inn riktig kompetanse.

Og Skumsnes hadde et nb: Det er markedet som skal ha løsningskompetansen. Påtar oppdragsgiverne seg løsningskompetansen, vil det ofte bli vesentlig mer kostbart.

Behov for et tilsyn

Adm. dir i det statlige selskapet, Ingrid Dahl Hovland, gav til beste av sine erfaringer med å stå i mediestormen for en tid tilbake i forbindelse med en avvisningssak i en større entreprise. På bakgrunn av erfaringene mente hun det er et behov for å få et tilsyn innenfor offentlige anskaffelser, slik svenskene har i Konkurrensverket.

Det er, sa hun, mange dilemmaer: Hva skal til for å utelukke tilbydere, hva er godt nok med hensyn til self cleaning og hvor lenge karantene skal leverandører ha. Her er det et behov for tydeliggjøring, vi har et regelverk med rom for tolkning og praksis er ulik, f.eks. blant store offentlige aktører. Ikke minst understreket at det er et krevende landskap der ute, ikke minst på det utenlandske leverandørmarkedet.