Samhandling og nettverk – nøklene til å håndtere krav om å ta samfunnshensyn

Det hagler med viktige samfunnshensyn som offentlige innkjøpere skal ta – hvordan kan de fikse det? Det er snakk om å etablere nettverk hvor kunnskap, erfaring og spesialkompetanse er tilgjengelig, slår innkjøpssjef Jacob M. Landsvik, Universitetet i Oslo (UiO), fast. Gunn-Sølvi Arveschoug, seksjonssjef, Seksjon for innkjøp, Høgskolen i Oslo og Akershus, mener det er på tide å ta innover seg at innkjøp ikke lenger er eget fagområde, men en tverrfaglig profesjon som bygger på samhandling. Arveschoug og Landsvik er begge medlemmer av kommentatorkorpset til Anbud365.

Kravene og forventningene til en anskaffelse er etter hvert blitt ganske omfattende. I tillegg til «best mulig kvalitet til best mulig (rimeligst) pris» skal det tas samfunnsansvar i etter hvert ganske vid forstand, det ønskes innovasjon og i tillegg skal det vel dreie seg om næringsutvikling. For å kunne beskrive krav, evaluere tilbud og følge opp kontrakter kreves kompetanse langt ut over hva en vanlig innkjøper tradisjonelt innehar, og det kreves tilgjengelige ressurser både i tid og fra ulike fagfelt i organisasjonen. Det er vår antakelse at ikke alle har slike vilkår/får det som de vil.

Spørsmålet vi derfor utfordret vårt kommentatorkorps på, var da: hvordan følger dere i praksis opp/ideelt sett bør følge opp alle (de store, omfattende) forventningene?):

Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo (UiO):

Ved Universitetet i Oslo (UiO) er et samarbeid mellom de 3 store universitetene i praktiske kunnskaps- og innkjøpsnettverk. Det betyr at vi hjelper hverandre til også å drive leverandør- og kontrakts-oppfølging på en god måte. UiO er også medlem hos Grønt Punkt, Svanens innkjøpernettverk, Initiativ for etisk handel og Transparency Norge. Hos disse organisasjonene henter vi råd og veiledning rundt alle forhold ved anskaffelsen vi selv ikke besitter innkjøpsfaglig spisskompetanse på. Det er med andre ord snakk om å etablere nettverk hvor kunnskap, erfaring og spesialkompetanse er tilgjengelig. På denne måten makter vi som innkjøpere å håndtere de fleste forhold og mål for anskaffelsene på en betydelig mer effektiv og god måte, enn om vi skulle håndtere dette på egenhånd.

Gunn-Sølvi Arveschoug, seksjonssjef, Seksjon for innkjøp, Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA):

Innkjøp har lenge handlet om behov for tverrfaglig samarbeid uten at vi har snakket om hvor krevende det er i praksis.

Det offentlige går mot mer samhandling på de fleste områder med komplekse utfordringer, så også innkjøp. I praksis er det ikke lenger et eget fagområde, men en tverrfaglig profesjon som bygger på samhandling. I en tradisjonell hierarkisk organisasjon er det spesielt krevende å få til samhandling på tvers av profesjoner/fagavdelinger. Å lede samhandling er en egen ledelsesform som krever andre ferdigheter enn tradisjonelt lederskap. Å oppnå noe gjennom samhandling forutsetter genuine felles mål, gjensidig avhengighet og felles forståelse for roller og ansvar.

Det har vist seg vanskelig å løse utfordringene og imøtekomme kravene gjennom innkjøpsstrategien – vi må løfte blikket. Kravene som stilles må gjenspeiles i virksomhetenes overordnede strategier. På den måten kan vi, mer effektivt, bidra gjennom virksomhetens anskaffelser til å løse flere utfordringer enn å dekke et behov for varer og tjenester.

For det er ikke innkjøpsmiljøet som sitter på pengesekken eller har reell innflytelse over de løsningene som blir valgt. Hvorfor må da kravene gå via Innkjøp, innkjøpere og innkjøpsledere på sin vei til toppen. Hvorfor stilles ikke kravene direkte til toppledelsen i offentlige virksomheter som har ansvar for alle virksomhetens fagområder? Min erfaring (fra Avinor/Politiets fellestjenester/HiOA) er at innkjøpslederen har svært begrenset makt og innflytelse. Føringer blir i hovedsak lagt på annet nivå, i andre fagavdelinger. Men “ansvaret” for det gode innkjøp ligger hos innkjøp.