Rydder opp i ESPD-formater, høster forenklingsros fra regelvokterne

Grønt lys for kravet om at standard ESPD-skjema bare skal finnes i EHF-format. Det er konklusjonene etter høringsrunden som Nærings- og fiskeridepartementet har gjennomført. Ingen merknader til forslaget kom inn, og fra leverandørhold var det helt tyst. Men Regelrådet fant grunn til å rose departementet for å foreslå støttetiltak for å forenkle tilpasning til standard for systemleverandørene.

Elektronisk handelsformat (EHF) er etablert som et standardformat for deler av anskaffelsesprosessen. Nå foreslår Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) også at det blir et krav at standard ESPD-skjemaet bare skal finnes i EHF-format. I dag lages det systemspesifikke ESPD-løsninger som ikke kommuniserer med andre løsninger. Resultatet er at leverandørene må forholde seg til mange ulike løsninger, og det gjør at effektiviseringsgevinsten ikke blir tatt helt ut.

Høringen som departementet har satte i sving, gjaldt forslag om å innføre krav om standardformat for det europeiske egenerklæringsskjemaet ESPD («European Single Procurement Document»). Høringsfristen var 1. november i år. Ti høringsuttalelser kom inn, de altoverveiende fra departementer som ikke hadde merknader til forslaget. KS gav sin støtte til forslaget, og mente at det europeiske egenerklæringsskjemaet ESPD og EHF er et effektivt og hensiktsmessig formatvalg. Fra leverandørhold er det ikke kommet synspunkter.

Regelrådet godt fornøyd

Derimot sa Regelrådet seg godt fornøyd, forslaget til innføring av standardformat for ESPD er tilstrekkelig utredet, heter det, og:

– Regelrådet vil rose at departementet foreslår støttetiltak for å forenkle tilpasning til standard for systemleverandørene. Beslutningsgrunnlaget styrkes av at departementet har fulgt strukturen i utredningsinstruksen. Beslutningsgrunnlaget ville vært ytterligere styrket av en nærmere angivelse av hvilke kostnader systemleverandørene må påregne ved tiltaket, samt en kort redegjørelse om andre alternative tiltak.

Det europeiske egenerklæringsskjemaet er en erklæring fra leverandørene om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og eventuelle utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det obligatorisk for leverandørene å levere en slik egenerklæring. 

Kommunikasjon

Kravet om et slikt skjema kom her til landet sammen med det nye anskaffelsesregelverket 1. januar i år. Formålet er å gjøre det enklere og mer effektivt for leverandøren å levere tilbud til offentlige oppdragsgivere. Men denne effekten faller bort, dersom oppdragsgiverne velger systemløsninger som ikke kommuniserer med hverandre.

Systemleverandørene er den gruppen som i hovedsak vil bli berørt av forskriftsendringen. Det har så langt ikke vært stilt eksplisitt krav om at systemleverandører som tilbyr ESPD-funksjonalitet skal benytte et standardisert format. Dette har medført at det nå lages systemspesifikke ESPD-løsninger som ikke kommuniserer med andre løsninger. Resultatet er at leverandørene ikke kan gjenbruke erklæringer fra tidligere og de må derfor forholde seg til mange ulike løsninger for å kunne levere forespørsler om å delta i konkurransen eller tilbud til ulike oppdragsgivere.