Nytt, praktisk verktøy til hjelp i kontraktsoppfølgingen

Det kan være utfordrende å gjennomføre god kontraktsoppfølging, men en av grunnene til å «nedprioritere» kontraktsoppfølgingen kan være på vei ut. Nå kommer et elektronisk verktøy som hjelper virksomheten med å samle inn nødvendig – store mengder – informasjon, samtidig som det gir oversikt over hva som bør følges opp i kontrakten når. Utviklingen av verktøyet har Difi/Digitaliseringsdirektoratet stått for i et års tid, og så vel statlige som kommunale virksomheter har sørget for at verktøyet er godt forankret i den praktiske hverdagen. Verktøyet lanseres 5. februar.

Resultater fra modenhetsundersøkelsen 2018 viser at det fortsatt er lav modenhet hos virksomheter i stat og kommune når det kommer til kontraktsoppfølging. Ifølge modenhetsundersøkelsen er det for eksempel bare 26% av de spurte som mener de har tilstrekkelig tid til å følge opp sine kontrakter og leverandører på en god måte.

Statlige og kommunale virksomheter legger fortsatt mest vekt på konkurransegjennomføring, selv om forberedelse og oppfølging gir størst effekt på gevinstrealisering. Mange virksomheter har utfordringer når det kommer til ressurser knyttet til å dekke opp de ulike rollene i en anskaffelsesprosess. Det er ikke slik at dette er et verktøy som i seg selv løser utfordringene med kontraktsoppfølging, men for alle dem som har legger vekt på kontraktsoppfølging, er verktøyet en nyttig hjelp.

Kontraktsoppfølging elektronisk

Verktøyet som snart lanseres, skal være til hjelp for virksomhetene slik at de kan gjøre kontraktsoppfølging med elektronisk støtte uten at det krever veldig mye ressurser, samtidig som virksomheten får oversikt på status.  Verktøyet er gratis å laste ned og kan brukes på alle plattformer, inklusive mobil. Det betyr at bestiller enkelt kan rapportere også utenfor arbeidsplassen. Ved å tilpasse malen til den aktuelle kontrakten, får virksomheten en god oversikt over nødvendig informasjon og hva som bør følges opp.  

På mange måter er verktøyet en elektronisk løsning på vei mot kravet om at det fra 2024 skal være heldigitaliserte anskaffelsesprosesser. Verktøyet er ikke digitalt – det vil si at data i skjemaene ikke kan digitalt overføres fra et skjema til et annet. Skjemaene må lagres manuelt i arkivfunksjonen.

Også for ledelsen

Det har tatt et års tid å utvikle verktøyet. Pilottesting har inngått, og Høyskolen i Kristiania har for øvrig meldt sin interesse for å forske på bruken av dette verktøyet.

Det er også snakk om å effektivisere. Verktøyet kan samle inn og bearbeide store informasjonsmengder og gi strukturert oversikt over hva som bør gjøres. Likeledes er det utviklet for å synliggjøre for ledelsen hvilke ressurser som kan spares – og for å bidra til at virksomheten skal realisere gevinster.