Masteroppgave: Kompetanse avgjørende for tillitsskapende anskaffelser

Kompetanse har mer og mer avgjørende betydning for at anskaffelser skal kunne skje på en måte som skaper tillit, konstateres det i en masteroppgave som nettopp er levert ved Handelshøyskolen BI – campus Oslo. Også pålitelighet har vesentlig betydning for partene, men når det virker som om kunden har bestemt seg for løsning på forhånd, oppleves det som et spill for galleriet. Konsekvensene av det kan være vesentlige hvis leverandører velgere å la være å delta i konkurranser fordi det synes som om kunden har bestemt seg på forhånd, heter det.

Bak prosjektoppgaven «Tillit i offentlige anskaffelser” står innkjøpsrådgiver i Asker kommune, Paal Nustad, sjefskonsulent i Evry, Gjert Gjertsen og kontraktsrådgiver i BaneNOR, Anne Olivia Larsen. I oppgaven har de undersøkt hvilken betydning tillit har i offentlige IKT-anskaffelser.

Det ble utarbeidet spørreskjema i forkant av intervjuene. Seks leverandører med ulik størrelse, innovasjonsfokus, produktspekter og endringsfrekvens ble intervjuet. Undersøkelse fokuserer på betydningen av kompetanse, pålitelighet, kommunikasjon og makt. Studien viser at kundens kompetanse om hva som skal anskaffes og partenes kompetanse om regelverket, er viktige faktorer som påvirker tilliten mellom partene.

Kompetanse avgjørende

– Vi ser at kompetanse har mer og mer avgjørende betydning for at anskaffelser skal kunne skje på en måte som skaper tillit, skriver de tre. Selv om regelverket regulerer måten spillet skal foregå på, ser vi at kompetanse knyttet til det som skal anskaffes, understrekes av leverandørene som avgjørende for et tillitsfullt forhold. En skranke oppleves når prosessene fremstår like kompetansekrevende nærmest uavhengig av kostnaden for anskaffelsen.

Pålitelighet har vesentlig betydning for partene, og er det som svarerne oftest trekker frem, er når det virker som om kunden har bestemt seg for løsning på forhånd. Det kan oppleves som et spill for galleriet, og konsekvensene er vesentlige hvis leverandør velger å la være å delta i konkurranser. Gode relasjoner har effekt og oppleves som en vinn-vinn-situasjon hvor begge gjør det beste for det gode samarbeidet. Kunder som er fornøyde med leverandører, føler oftere at leverandørene er pålitelige. Det gjør at leverandørene legger mye innsats i at kunden skal bli fornøyd, så tidlig som mulig i relasjonen, fordi fornøyde kunder gir leverandørene tillit. Frykt for å gjøre feil legger begrensninger på partene, og fjerner til en viss grad påliteligheten.

Markedsdialog i forkant av stor betydning

Regelverket åpner i mindre grad for dialog, noe som gjør at kommunikasjon ikke er avgjørende for tilliten i en innkjøpsprosess, fremgår det av masteroppgaven. Markedsdialog i forkant av innkjøpsprosess er likevel av stor betydning. De som har svart, mener at kunder i for liten grad kommuniserer med markedet, selv i innovative anskaffelser og pilotprosjekter, som i utgangspunktet krever mye dialog. Leverandører som i mindre grad endrer seg, får utfordringer med å få innpass hos eksisterende kunder når de lanserer nye løsninger, da bidrar ikke kommunikasjon.

Feil i formuleringer er en vesentlig faktor til frykt, og vil ofte bli brukt som maktmiddel når det er nødvendig. Men bruk av makt gir ikke tillit, konstateres det. Det understøttes av at det i tillitsfulle forhold benyttes makt i mindre grad. Kunden ser ut til å være tjent med å ikke endre kontaktpersoner som etablerer og følger opp kontrakt, da slipper de at stadige omkamper om innhold i kontrakter. Omkamper og ulike personer involvert oppleves som maktbruk, og fremmer ikke tillit. Når forhold eskalerer, og når advokater overtar dialogen, benyttes makt på slike måter at ingen av partene er tjent med det, det fremmer heller ikke tillit.