Lederforankring: Innkjøpsfunksjonen må kunne vise sitt verdibidrag

Innkjøpsfunksjonen må kunne vise sitt verdibidrag, som må reflektere den virksomheten innkjøpsfunksjonen er en del av. Lag etiske retningslinjer og ta gjerne utgangspunkt i etisk handel, miljø og innovasjon. Fokus på denne type områder, som harmonerer med kjernevirksomhetens verdier, bygger tillit! Det er toppledelsen i nyetablerte Sykehusinnkjøp AS som gir disse rådene.

Så vel styreleder Steinar Marthinsen som administrerende direktør Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp HF tok utfordringen fra Anbud365: Hva må til for at anskaffelsesstrategiene er reelt forankret og dermed er et ledelsesverktøy?

Innenfor spesialisthelsetjenesten er anskaffelser et stort og viktig fagområde. Det kjøpes varer og tjenester årlig for mer enn 40 milliarder. Frem til nå har hver enkelt helseregion håndtert dette, i tillegg til at de felleseide foretakene HINAS og LIS har gjennomført nasjonale anskaffelser. På oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet og de fire regionale helseforetakene , har de fire regionale foretakene utredet og opprettet Sykehusinnkjøp HF, som de fire foretakene eier i fellesskap. I vedtektene til selskapet heter det at «Sykehusinnkjøp HF skal ha strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Foretaket skal kun tilby tjenester til sine eiere, deres heleide virksomheter, ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene og virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet som medvirker til å levere spesialisthelsetjenester.»

Satsing på kategoribaserte innkjøp 

– Det betyr, sier de to, at man skal re-organisere innkjøp i spesialisthelsetjenesten, med mer samordning på tvers av regionene. Et annet viktig prinsipp er kategoribasert innkjøp, som vil sørge for mer helhetlige anbudspakker. Med lik kategoristruktur i hele landet, og på tvers av alle regioner, vil man på en bedre måte kunne gjøre felles anskaffelser.

De regionale helseforetakene skal avgi sine innkjøpsressurser til Sykehusinnkjøp HF, som etterhvert skal etablere kategoriplaner forankret i regionene. I tillegg kommer anskaffelsesplaner som understøtter dette, etablert i tett samarbeid med eierne, fagmiljøene og industrien. – Her skal vi legge grunnlaget for at de rette avtalene inngås, at det skjer på riktig måte, og slik sikre at avtalene blir brukt og skaper verdi for helseforetakene, poengterer Marthinsen og Istad. 

Strategisk satsing 

Etableringen av Sykehusinnkjøp er en strategisk satsing, grundig forankret i de regionale helseforetakene. Selskapet skal sørge for mer helhetlig kontroll innenfor et område som i dag står for over 30 % av spesialisthelsetjenestens kostnader. Verdiene som skapes i selskapet, skal komme helseforetak, fagfolk og pasienter i Norge til gode. A

Marthinsen og Istad understreker at hovedaktiviteten anskaffelser er et strategisk verktøy for Sykehusinnkjøp HF: – Vi har behov for gode prosesser knyttet til anskaffelser for å sørge for at vi får de riktige tjenestene og de riktige varer og utstyr til støtte for vår pasientbehandling. Vi bruker store summer på anskaffelser, så det er klart at det er viktig å gjennomføre anskaffelser på en slik måte at vi får en riktig totalkostnad som står i forhold til den kvaliteten vi skal ha. Klarer vi å redusere totalkostnadene, til gitt kvalitet, frigjør vi midler til pasientbehandling, og det er selvsagt hovedmålet med innkjøpsarbeidet.

Må kunne vise sitt verdibidrag 

– Innkjøpsfunksjonen må kunne vise sitt verdibidrag, presiserer de to. Verdibidraget må reflektere den virksomheten innkjøpsfunksjonen er en del av. En innkjøpsfunksjon bør først etablere et verdigrunnlag som harmonerer med verdiene i virksomheten. Etablering av etiske retningslinjer er en god inngang for dette.

– Innkjøpsfunksjonen bør dessuten kunne tenke litt utradisjonelt i forhold til offentlige anskaffelser, fortsetter styreleder Marthinsen og adm. dir. Istad i Sykehusinnkjøp AS. Fokus på etisk handel og miljø i anskaffelser kan være en slik tilnærming. Innkjøpsfunksjonens tilnærming til innovative anskaffelser, som en måte å fokusere på økt kvalitet, er også en måte å tilnærme seg virksomhetens kjerneverdier. Fokus på denne type områder, som harmonerer med kjernevirksomhetens verdier, bygger tillit! Når dette er etablert, er det enklere for innkjøpsfunksjonen å vise til mer typiske resultat av innkjøpsarbeid, som reduksjon av totalkostnader, og tilbakeføring av dette overskuddet til kjernevirksomheten.