Kommuner vil forskriftsfeste pålegg om å stille krav om e-faktura

Tre av landets største kommuner går inn for å forskriftsfeste et pålegg om å stille krav om e-faktura på alle kontrakter etter anskaffelsesloven, dvs. over NOK 100 000. Bergen kommune antyder i tillegg at de stiller et slikt krav i alle anskaffelser, også under 100 000. Dette fremgår av innspill til høringen om e-fakturaforskriften. KS er også enig i å forskriftsfeste som foreslått, men med en rekke forbehold og merknader.

Fristen for innspill til forslag til forskrift om bruk av e-faktura løp ut 1. november. Ett av spørsmålene Kommunal- og moderniseringsdepartementet spesielt ville ha svar på, var dette:

• Skal alle offentlige oppdragsgivere pålegges å stille krav om elektronisk fakturering i alle kontrakter som inngås etter anskaffelsesloven, dvs. alle anskaffelser over NOK 100.000?

Bergen kommune

Bergen kommune skriver i sitt svar at de har stilt slikt krav i alle sine anskaffelser fra 2015 og ser det som naturlig at alle offentlige oppdragsgivere nå pålegges dette. For Bergen kommune gjelder dette kravet alle anskaffelser, også under 100.000. Kravet var avgjørende for å få en rask økning opp til en andel på 70-80% EHF de første årene – og fram til i dag med 94-95% andel EHF. Bergen kommune legger nå opp til at alle leverandører – også ikke-avtaleleverandører, kun får levere EHF i løpet av 2019.

Kristiansand kommune

Også Kristiansand kommune er enig i at det skal stilles krav om elektroniske fakturaer i alle kontrakter.

Trondheim kommune

De samme mener Trondheim kommune: En ny forskrift som stiller krav om elektronisk faktura i alle kontrakter som inngås etter anskaffelsesloven er et klart krav, heter det. Med mulighet for oppdragsgiver å holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i godkjent standardformat foreligger, vil i tillegg sikre en større bruk av elektronisk faktura.

KS

KS antar i sin høringsuttalelse at innføring av pålegg om aktivt å kreve og kontraktsfeste bruk av elektronisk faktura for våre fleste medlemmer vil være uproblematisk og bidra til økt effektivisering. For enkelte medlemmer vil likevel et pålegg med ikrafttredelse allerede 1. januar 2019, medføre administrative og tekniske byrder som organisasjonen ikke er rigget for. Det bør for disse åpnes for en overgangsperiode som er tilstrekkelig for en lang for tilretteleggelse for innføring av et absolutt krav. KS mener en slik overgangsperiode ikke må settes kortere enn seks måneder.

I høringsnotatet er det angitt at krav om elektroniske faktura må fremgå både av kontrakten og av konkurransegrunnlaget. KS mener det må være tilstrekkelig at kravet fremgår i kontraktsbestemmelsene. Det er etter vår vurdering ikke nødvendig at det stilles krav om at det i tillegg må fremgå av tilbudsreglene i konkurransegrunnlaget. Kontraktsbestemmelsene skal følge som del av konkurransegrunnlaget, og det må være tilstrekkelig at kravet fremgår ett av sted.  KS tiltrer med ovenstående merknader og forbehold forslaget til innføring av pålegg om bruk av elektronisk faktura.

KS mener at en ny forskrift som stiller krav om elektronisk faktura, i kombinasjon med muligheten for å holde tilbake betaling dersom ikke elektronisk faktura benyttes, i tilstrekkelig grad bidrar til at andelen elektroniske fakturaer vil stige raskt opp mot 100 %. Det vil følgelig ikke være behov for å sette krav om innrapportering i forskriften.

Rapporteringsplikt

Når det gjelder pålegg om å rapportere andel fakturaer de mottar som elektronisk faktura i standardformatet, signaliserer Kristiansand kommune at de er uenige i at det skal være rapporteringsplikt på andel elektroniske fakturaer. Bergen kommune derimot har rapportert på dette siden 2015 og ser at dette er et godt incentiv til å arbeide aktivt for en høy andel EHF-faktura.