Full fart i koordineringen av anskaffelser og kontrakter i nye Vestland fylkeskommune

(Lena Kristiansen) Mange steder i landet forberedes nå den vedtatte sammenslutningen av kommuner og fylker. Ikke minst er de respektive innkjøpsansvarlige i gang. Vi har sjekket status for Hordaland og Sogn og Fjordane som eksempel. Der er fylkeskommunenes innkjøpssjefer godt i gang med samarbeidet – ja, såpass at de raskt ble enige om å samarbeide om hvilke svar de skulle gi når Anbud365 meldte seg med spørsmål.

Anbud365 har tatt kontakt med innkjøpssjefene Trond Amundsen i dagens Hordaland fylkeskommune og Katrine Røkke Wilson i dagens Sogn og Fjordane om innkjøpsutfordringene ved en fylkessammenslåing. Vi ville vite hva som er status, hvordan de organiserer tilpasningen til hverandre osv.

De to fylkeskommunene har kommet langt i sine forberedelser til sammenslåingen. Allerede lenge har de gjennomført interne møter i fellesskap angående innkjøp. Høsten 2018 ble det utarbeidet en overordnet felles plan for pågående og fremtidige konkurranser for å samkjøre nye avtaler. Tidlig ble det opprettet et juridisk team som vurderte endringsmulighetene i de større, mer kritiske eksisterende avtalene i de to fylkeskommunene. For øyeblikket samarbeider de mer i detalj angående avtalene der det ikke lar seg gjøre å få på plass felles avtale i løpet av 2019. En av utfordringene er fylkeskommunenes e-handel og organiseringen av dette. Samkjøring av disse systemene er fortsatt diskusjonstema.

Felles kontraktstyringsverktøy

Innkjøpssjefene forteller at kartlegging av eksisterende avtaler og registrering av disse i et felles kontraktstyringsverktøy har vært et første og viktig ledd for å få oversikt og kontroll i en fremtidig, felles kontraktforvaltning. Oversikten gjør det enklere å lyse ut nye konkurranser i fellesskap. Det er utarbeidet maler for anskaffelser som er gjeldende og tilpasset for nåværende overgangsperiode. Disse malene skal videre utvikles og klargjøres for Vestland fylkeskommune når den tid kommer.

Prinsippet er at innkjøp skal være én enhet, og i organiseringen skal det ikke ha noe å si hvilken fylkeskommune den ansvarlige innkjøperen opprinnelig kommer fra. En utfordring i prosessen har vært, og er, ulike oppfatninger av tilsynelatende like begreper. Dette har noen ganger ført til uklarheter om hva fylkeskommunene egentlig har vært enige om og ikke. Som igjen har krevd nye, avklarende runder.

Behov, strategier og rutiner

– Samtidig som organisasjonene skal gjøre gode innkjøp, skal vi bli enige om våre behov, samt hvilke strategier og rutiner vi skal ha felles som skal dekke disse behovene best mulig. Dette gjør anskaffelsesprosessene ekstra krevende, da den enkelte blir påvirket av omstillinger og omorganiseringen fra mange kanter samtidig, sier innkjøpssjefene.

Innkjøpssjefene mener likevel det er flere fordeler ved sammenslåingen. Det blir flere mennesker å dele arbeidsoppgavene på. Dette gir større rom for å gjøre oppgaver utenfor kjerneområdet, noe som kan åpne for mer samordning på tvers, og mer kontakt ut mot næringslivet. Forhåpentligvis frigir det mer tid til avtaleoppfølging også.