Evalueringsmåte var vanskelig å forutse for tilbyderne – får Kofa-kritikk

Leverandørene kunne vanskelig forutse at tilbudene ville bli evaluert på denne måten. I tillegg er det vanskelig å se at metoden egentlig er egnet til å identifisere relevante forskjeller mellom tilbudene. Slik konkluderer Kofa i en sak der tema var metoden som ble benyttet ved evalueringen av tildelingskriterier.

Som utgangspunkt hører det under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn å fastsette metode for evaluering av tilbudene. Dette skjønnet er imidlertid underlagt rettslige begrensninger. Metoden kan f.eks. ikke føre til en endring av tildelingskriteriet. Den må også være egnet til å identifisere relevante forskjeller mellom tilbudene. Oppdragsgiveren kan heller ikke bruke en annen metode enn det leverandørene kunne påregne.

En Kofa-sak (2017/125) gjaldt nettopp dette. Alta kommune kunngjorde i mars i år en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av en rammeavtale for kjøp av møbler til skole, SFO, barnehage og kontor, med tilhørende utstyr. I klagen ble det påstått at metoden som er benyttet ved evalueringen av tildelingskriteriet knyttet til leveringstid og garantitid er i strid med regelverket. Kofa skriver:

Avgjørende for resultatet

– I evalueringen ble ikke klager gitt noen poenguttelling for tilbudt responstid for kartlegging av behov for møbler, og heller ikke for leveringstid for lagerførte møbler (inkludert montering). Det som utgjorde forskjellen mellom klagers og valgte leverandørs tilbud på disse punktene, var at klager tilbød en leveringstid på inntil 24 timer, mens valgte leverandør tilbød leveringstider på henholdsvis en time og fire timer. Klager fikk også null poeng for tilbudt leveringstid på kontorstoler til utprøving. På dette punktet tilbød klager en leveringstid på to timer, og valgte leverandør tilbød en leveringstid på en time. For de samme postene fikk valgte leverandør en samlet poenguttelling på ca. 6 vektede poeng. Det var 3,28 vektede poeng som skilte klagers og valgte leverandørs tilbud fra hverandre i den samlede evalueringen av tilbudene opp mot tildelingskriteriene. Forskjellen mellom tilbyderne på leveringstid var altså avgjørende for resultatet i konkurransen.

Evalueringsmåten vanskelig å forutse

Kofa fremholder:

– Som klager har påpekt innebærer metoden at tilbudene tildeles betydelige forskjeller i poeng for forskjeller i leveringstid som reelt sett ikke synes betydelige. Dette er spesielt fremtredende for leveringstid på kontorstoler til utprøving, hvor klager fikk null poeng for en leveringstid på to timer, sammenlignet med at valgte leverandør fikk full uttelling for en leveringstid på en time. Også for tilbudt responstid for kartlegging av behov for møbler, og for leveringstid for lagerførte møbler fremstår forskjellen i poenguttelling som betydelig. Konkurransen gjaldt som nevnt levering av møbler, og ved utarbeidelsen av tilbudet hadde ikke leverandørene noen kjennskap til hvordan innklagede ville evaluere tilbudene. Ettersom relativt små forskjeller i leveringstid fikk avgjørende betydning for hvilken leverandør som ble tildelt kontrakt, er det klart at kunnskap om metoden ville kunnet påvirke tilbudsutformingen. Leverandørene kunne vanskelig forutse at tilbudene ville bli evaluert på denne måten. I tillegg er det vanskelig å se at metoden egentlig er egnet til å identifisere relevante forskjeller mellom tilbudene. Klagenemnda er ikke enig i, som innklagede har anført, at bruken av en formel ved utregning av poeng i seg selv hindrer at evalueringen gir vilkårlige resultater.

Kofa kom til at konkurransen måtte avlyses. Det må legges til grunn at konkurransen kunne fått et annet resultat dersom feilen ikke ble begått, heter det.