E-signatur: Tilbyderne må ha kontroll på profilene sine

Tilbud inngitt elektronisk må komme fra tilbyderens egen profil i KGV-system. Ved elektronisk tilbudsinnlevering er det viktig at tilbyderne har kontroll på profilene sine, sørger for at de er oppdatert og inngir tilbud fra riktig profil, fastslår advokat Alf Amund Gulsvik, Wikborg Rein Advokatfirma AS. Innkjøpssjef Jacob M. Landsvik og innkjøperkollegaer ved Universitetet i Oslo minner om den rasende teknologiutviklingen de siste 17 årene og at vi, tross den, fremdeles ikke har fornuftige løsninger og organisasjoner som sikrer elektronisk pålitelig signatur.

I en reportasje for en tid tilbake stilte vi spørsmålet: Hvordan kan kravet til bindende tilbud ivaretas på en enkel og trygg måte? Vi utfordrer innkjøpssjef Arnt Ove Hol i Møre og Romsdal fylkeskommune, vel vitende om at man der var spesielt opptatt av problemstillingen. Etter å ha bragt hans synspunkter til torvs, spurte vi kommentatorkorpset til Anbud365 om synspunkter:

Advokat Alf Amund Gulsvik, Wikborg Rein Advokatfirma AS

Tilbud inngitt elektronisk må komme fra tilbyderens egen profil i KGV-system.

Når tilbud inngis elektronisk i oppdragsgivers KGV går tilbyderen inn og registrerer en profil på seg selv og inngir tilbudet fra denne profilen. KGV-systemene er blitt utviklet slik at det ikke lenger er et system hvor man kan sende over filer på vegne av andre, men hvor det er KGV-profilen som gir uttrykk for hvem inngir tilbudet. Dette gjelder særlig når ESPD-skjemaet er integrert i KGV-systemet.

Vi har opplevd noen situasjoner hvor et konsern har flere selskaper som inngir tilbud til det offentlige og hvor tilbudet kommer fra en annen profil i oppdragsgivers KGV enn det selskapet som synes å ha ment å være tilbudsgiver. Eksempelvis at tilbudet fremstår som å skulle komme fra et datterselskap, mens det inngis fra profilen tilhørende morselskapet eller et søsterselskap. Dette skaper spørsmål om hvem som er tilbudsgiver. Dersom tilbudet signeres elektronisk er det et spørsmål hvilket selskap man har ment å forplikte og i forlengelsen hvem man kan legge til grunn at er forpliktet. Dersom tilbudet er innlevert med et skannet tilbudsbrev vil dette være for et annet selskap enn det som ifølge KGV-systemet inngir tilbudet. Dette vil ofte ende med avvisning.

Ved elektronisk tilbudsinnlevering er det viktig at tilbyderne har kontroll på profilene sine, sørger for at de er oppdatert og inngir tilbud fra riktig profil.

Innkjøpssjef Jacob M. Landsvik i samarbeid med innkjøperkollegaer ved Universitetet i Oslo

Tenker man på norsk rett, er det jo slik at et muntlig tilsagn er likestilt med et skriftlig tilsagn, i alle fall like bindende. Spørsmålet kan jo heller være: Hva skal til for at du betviler at et innlevert tilbud ikke er bindende for den det angivelig er sendt på vegne av?

I utgangspunktet er det en del arbeid i å levere et tilbud, å utgi seg for å opptre på vegne av en virksomhet er risiko for den som gjør det. I noen sammenhenger kan det være slik at man opererer med virksomhetssertifikater for signaturer, og at disse er delegert etter visse regler i virksomheten.

Hvilket ansvar har vi for å sjekke at dette faktisk fungerer? Uansett, har du grunn til å mistenke at et tilbud ikke er å anse som bindende, kan du avvise det. Før du avviser et tilbud, uansett grunn, skal det foretas en avklaring. Her kan det verifiseres relativt enkelt om mistanke om manglende binding er berettiget eller ikke.

Snu på dette: Hvorledes kan oppdragsgivere være sikker på at forespørsler som offentlige virksomheter kunngjør, samt krav som fremkommer der, er alvorlig ment? Det er sjeldent å se signatur fra en som er berettiget signaturmyndighet fra vår side, i våre forespørsler.

Se også «NOU 2001 -10 Uten penn og blekk» og reflekter over den rasende teknologiutviklingen de siste 17 årene og at vi fremdeles ikke har fornuftige løsninger og organisasjoner som sikrer elektronisk pålitelig signatur.