Avtalen ble hevet, men gav faglig interessante problemstillinger

Prisuenighet om enkeltprodukter lå til grunn da Bergen kommune i november i fjor hevet en rammeavtale med Staples Solution Norway AS (Staples) etter at avtalen hadde vært i drift i rundt ni måneder. Men, poengterer innkjøpssjef Birgitte Gullestad i Innkjøp konsern | Bergen kommune overfor Anbud365, saken reiser to faglig sett interessant problemstillinger.

Beslutningen om å heve kontrakten kom etter en lengre periode med forhandlinger som endte med at partene sto uten en omforent e-handel/produktkatalog. Bergen kommunes vurdering var at det forelå et vesentlig mislighold av kontrakten ved at Staples ikke oppfylte sine forpliktelser etter avtalen. Dessuten at en aksept av Staples krav ville medføre en ulovlig endring av kontakten, jf. foa § 28-2 alternativ b.

Begrensninger i leveringsforpliktelser?

Saken reiser blant annet to problemstillinger, sier innkjøpssjef Birgitte Gullestad i Innkjøp konsern | Bergen kommune: Er det en begrensning i leverandørens leveringsforpliktelse for enkelte produkter hvor prisen i leverandørens tilbud er dumpet til et nivå som innebærer at varene ble solgt med tap?

– Etter kort drift av avtalen opplevde Staples at uttaket for enkeltprodukter som var priset svært lavt var mye høyere enn forutsatt, fremholder hun. De ønsket derfor å trekke disse produktene fra avtalen. Bergen kommunes oppfatning var at Staples selv måtte ta ansvar for egen strategisk prising og at det er en alminnelig påregnelig forbrukeradferd at uttaket av spesifikke varer øker når kommunen i rammeavtalen blir tilbudt relevante varer til en pris som ligger langt under det normale.

Estimater på varelinjenivå

Den andre problemstillingen som saken reiste, var: Hva er funksjonen for estimater på varelinjenivå?

Gullestad forteller at Staples underbygget sine synspunktet om manglende leveringsforpliktelse med at avtalepris for de aktuelle produktene kun skulle anvendes opp til det volum som fremgikk av konkurransegrunnlaget. Bergen kommunes syn er at den primære funksjonen for estimater på varelinjenivå er å kunne evaluere tilbudene på en måte som fremstår som forutberegnelig. Estimatet gir videre veiledning til leverandørene om hva kommunen forventer av uttak av de ulike produktene, men det ligger i rammeavtalens natur at behovet som skal dekkes ikke kan defineres entydig.