Tid for å sjekke hvordan det egentlig står til i hverdagen til offentlige innkjøpere

(En Anbud365-kommentar) Hvordan er de praktiske rammevilkårene for landets offentlige innkjøpere? Er de rustet med ressurser og kompetanse til å gjennomføre de forventninger som legges på dem? Eller er det et korps der antallet frustrerte dominerer? Anbud365s nylig gjennomførte undersøkelse gir svar som kan leses som et alarmerende signal.  Leverandørene liker heller ikke situasjonen. På tide at f.eks. Nærings- og fiskeridepartementet inviterer til en grundig undersøkelse av offentlige innkjøperes hverdag. Når den kommende stortingsmeldingen skal angi kurs og mål for årene fremover hadde det vært greit å vite om vilkårene for å lykkes var kartlagt – og eventuelle tiltak foreslått.

De siste par ukene har Anbud365 gitt til beste en oppsummering av undersøkelsen vi gjennomførte tidligere i år. Gjennom en questback-undersøkelse har vi forsøkt å få et bilde av ulike sider ved kommunikasjonen mellom brukermiljøene, leverandørene og innkjøperne i en anskaffelsesprosess. Selv om dette ikke er en undersøkelse av vitenskapelig karakter, gir svarene en viss pekepinn på tilstanden på «grasrota». Det kan være godt å ta med seg for dem som bestemmer hva det offentlige innkjøps-Norge skal utføre.

Du finner artiklene her: Torsdag 4. oktober, mandag 8. oktober, onsdag 10.oktober, torsdag 11. oktober og tirsdag 16.oktober.

Ressurser og toppledelsens bord

Det er mange forhold å gripe fatt i blant undersøkelsessvarene. To av resultatene det er verd å feste seg ved er disse:

• Det er langt fram til en plass ved toppledelsens bord for de som driver innkjøp i det offentlige. Og tre av fire tror ikke at de noen gang når dit. De sier at innkjøp vil forbli en operativ støttefunksjon. Det er ledelsens kompetanse, innsikt i og forståelse for anskaffelsers strategiske verdi som står i veien. På min arbeidsplass, bemerker en av dem som har svart i undersøkelsen, ser ikke ledelsen poenget med å bruke innkjøp strategisk.

• Åtte av ti innkjøpere i det offentlige mener at planlagt ressursbehov sjelden eller aldri stemmer med hva som viser seg å være det praktiske behovet. Undersøkelsen viser også at over 80% av leverandørene svarer at oppdragsgiver sjelden eller aldri avsetter tilstrekkelig med ressurser i forbindelse med anskaffelsen.

Store innkjøpsmiljøer

De fleste av dem som svarte i undersøkelsen oppgav at de hører hjemme i en større virksomhet: Tre firedeler av innkjøperne i undersøkelsen er tilknyttet en større virksomhet, definert som flere enn 500 ansatte, 24,1% i mellomstore virksomheter (mellom 50 og 500 ansatte) og resten – 1,9% – i en virksomhet med færre enn 50 ansatte.

En artikkel på Anbud365 av spesialrådgiver Uwe Matthäus, Bergen kommune|Innkjøp konsern fra mai i år underbygger beskrivelsen undersøkelsen gir når det gjelder ressursbehovet. – Vi vil gjerne, skriver han, bli stilt krav til. Vi trenger mer kompetanse. Men vi trenger også mestringsfølelse. Når alle krav – inkludert kompetansekrav – blir lagt opp på hverandre, skal innkjøperen fremdeles kunne balansere kravene og mestre sine arbeidsoppgaver. Hvor er metningspunktet når det gjelder krav til innkjøperen?

Når er metningspunktet?

Det er ingen ting galt i å kreve gode priser, enda bedre kvalitet, tenke strategisk og gjennomføre intensjonen i §5 i anskaffelsesloven etter intensjonen. Å benytte et godt virkemiddel til samfunnsnytte på en effektiv måte er prisverdig. Men, for å benytte en tidsaktuell sammenlikning fra idrettens verden, slik situasjonen er i dag blir det krevet av offentlige innkjøpere det samme som om det norske fotballandslaget for herrer skal vinne med 9 til10, ikke 11 mann, som jo er fullt mannskap. Og ledelsen gjør mange steder lite eller intet for at innkjøperen skal lykkes i hva som forventes. Når er metningspunktet, spurte artikkelforfatter Matthaus.

Rett nok kommer elektroniske verktøy og digitaliseringen til hjelp. Noen av de offentlige virksomhetene er kommet langt her. Og jo mer standardisering, dess bedre. Kanskje kan alle offentlige innkjøpere se en lysere fremtid i møte, slik at de kan utfolde sin fagkompetanse fullt ut – og stadig øke sin kompetanse til beste for oss alle.

Avsettes for lite ressurser

Situasjonen avspeiles i den trange ressurssituasjonen, som så vel innkjøpere som leverandører åpenbart oppfatter på samme måten. Det avsettes for lite ressurser ved anskaffelsene. Da skal det mye til om kvaliteten i avtalen blir best mulig. I tillegg må noe slikt være frustrerende for innkjøpere og for leverandører.

I dette er det viktig å notere at det ikke er slik overalt. Noen opplever at alt er fryd og gammen. Det er som det skal være. Utfordringen er alle de andre. Hva gjør Stortinget, fylkes- og regionpolitikere og lokalpolitikere med en slik situasjon? De har jo til syvende og sist ansvaret for forvaltningen av skattepengene. Er det en politiker som noen gang har tatt opp krav om at ens administrasjon skal sørge for å gi innkjøpskompetansen tilstrekkelig ressurser? Rekk opp hånden.