Rydd opp i grunnene bak ineffektiv håndtering av innsynskrav!

(En Anbud365-kommentar) Stavanger kommune sikter seg inn mot å lage generelle retningslinjer på tilbud «som er enkle å forstå og mest mulig oppdaterte på hvilke vedtak som har blitt gjort». Slike bør kunne legges til rette hos alle som driver med anskaffelser for det offentlige. Da ville leverandørene vite hva de møter når de sender inn tilbud og når de ber om innsyn i konkurrentenes. En komplisert materie å gå løs på, men hensyn tatt til dagens ressursbruk i innsynshåndtering skal det mye til at det ikke er prisen verd. En digital løsning er antakelig svaret.

Anbud365 har fått tilgang på en henvendelse fra de som steller med anskaffelser og kontrakter i Stavanger kommune. Temaet er innsyn i tilbud og sladding, og adressat er Fylkesmannen i Rogaland. De forteller at de gjentatte ganger er kommet i diskusjoner med tilbydere om hvor mye informasjon som skal holdes tilbake fra offentlighet.

I ett tilfelle viste tilbyderen til en avgjørelse Fylkesmannen i Rogaland hadde gjort i en innsynssak. Stavanger fulgte opp slik som dette vedtaket innebar, men stiller seg selvsagt spørsmål om det finnes andre vedtak som går andre veier. Oversikt over slikt har de ikke, selvsagt.

Generelle retningslinjer

For å tilstrebe mest mulig rettferdighet og forutsigbarhet ønsker Stavanger å utarbeide generelle retningslinjer på tilbud «som er enkle å forstå og mest mulig oppdaterte på hvilke vedtak som har blitt gjort».

Virkeligheten er, slik de beskriver den, at de ber tilbyderne sende over et «sladdet» tilbud. Noen tilbydere ønsker å holde tilbake mest mulig informasjon, andre at met mulig skal være offentlig. Ofte må vi inn, heter det i henvendelsen, og overstyre leverandørenes sladding. Dette kan være både tidkrevende og lett for å ende opp i konflikter.

Tema i kommende stortingsmelding?

Dette er gjenkjennelig for det aller meste av dem som steller med offentlige anskaffelser – enten de er innkjøpere eller leverandører. Anbud365 gjennomførte for en tid tilbake sider ved innsyn. Resultatene gav et bilde av ressursbruken. Den var oppsiktsvekkende stor. En virksomhet hadde et eget årsverk bare til formålet. Den gang fikk vi signal fra Nærings- og fiskeridepartementet om at dette temaet ville bli tatt opp i den stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser som foreligger om ikke altfor mange uker.

Stavanger-henvendelsen understreker at det er nødvendig. Regelverket for offentlige anskaffelser skal fremme effektivitet. Innsynsdelen, med utgangspunkt i offentleglova, preges ikke av noe slikt i dag.

Vi understreker: Dette er ikke en debatt for eller imot innsyn, men derimot hvorledes denne viktige demokratifunksjonen mest mulig effektivt – til beste for alle parter – bør eller skal håndteres.

Hva ligger i «forretningshemmeligheter»?

Enkelt er det ikke.  Hensyn til rikets sikkerhet er kanskje rimelig åpenbart, men forretningshemmeligheter, da? Det finnes ingen oppskrift på hva som er forretningshemmeligheter. Det er overlatt til den enkelte næringsdrivende å tro noe om. Noen vil ikke fortelle hvordan de setter sammen sine enhetspriser til en konkurransedyktig pris. Totalen er ingen hemmelighet, enhetsprisene og hvordan sammensetning er trolig det. Noen sitter på teknologiske løsninger som er allment kjente, men som innbefatter komponenter som ikke er det. Noen oppskrifter er hemmelige, andre åpne for alle. Hva som er hva her er sjelden åpenbart, og ofte tilsløres det av mangel på kunnskap fra den enkelte næringsdrivendes side. Eller tilbyderen har det så travel at det sladdes over en lav sko i siste liten før tilbudsfrist.

I mangel på konkrete definisjoner – som nok er litt av en utfordring å forsøke å få til – blir det opp til den enkelte næringsdrivende å sladde det han/hun mener at man bør holde tilbake. Skjer det i hastverk før tilbudsfrist, kan jo alt skje. Og alle vet at konkurrentene ber om å få innsyn, i håp om å få redde på hva de øvrige i bransjen driver med – særlig de som vinner en konkurranse, da.

Hva skjer?

Så er det de som intet har å holde tilbake.

Det blir altså innkjøpere/jurister som må se nærmere på hva de har mottatt. Noen av disse har merkantil bakgrunn i det minste fra studietiden, noen har erfaring fra innsynssaker, noen har hørt hva andre gjør osv. Og hva skjer dersom en som ikke har sladdet og som innkjøperen/juristen tar på ordet og leverer ut hele materialet – og etterpå angrer seg? Risikofylt.

At dette er vanskelig å standardisere/regulere/definere er opplagt, men ingen grunn til at dagens situasjon skal seile videre uten at noen gjør noe. Generelle retningslinjer fra Stavanger er utmerket. Men møter tilbydere til Stavanger de samme retningslinjene hos andre de leverer tilbud til?

Digital innsynsforenkling

I digitaliseringens tidsalder bør utfordringene kunne løses ved hjelp av standardisering og digitale rutiner. Vi er kjent med at noen allerede er i gang med slikt. Leverandørene bør kunne møte og venne seg til ens praksis overalt. Stortinget og Nærings- og fiskeridepartementet bør gi de nødvendige signalene om hva skal og bør gjøres for å effektivisere innsynshåndteringen. Dagens ressursbruk og ineffektive måte tjener ikke et så viktig demokratiprinsipp som innsyn er.