Nødrop fra en mellomstor kommune

(En Anbud365-kommentar) Anbud365 har fått melding fra en leser som er innkjøper i en mellomstor kommune. Teamet er kapasitetsmangelen. Kravene er mange, ambisjonen høye, tiden for knapp, mer kompetanse etterlengtet og samvittigheten plages. Ingen god situasjon å være i når forventningene ikke mangler, men tvert imot kommer fra mange kanter. Hvorfor setter så ledelsen i mange offentlige virksomheter ikke sine medarbeidere i bedre stand til å løse oppgavene? Underlig, ikke minst når man vet hva en effektiv innkjøpsorganisasjon kan utrette for virksomheten og samfunnet rundt.

Anbud365 har ved flere anledninger viet oppmerksomhet til kapasitetsmangelen i det offentlige innkjøps-Norge. På en rekke områder skal innkjøperne bidra vesentlig til å «redde Norge», tidvis også verden. Samtidig trenger de mulighet til å heve sin kompetanse. Digitaliseringen er bl.a. ment som en del av en forenkling. Det er ikke utbredt at virksomhetens toppledelse er at ved å investere i innkjøpsavdelingen, kan de få tifold igjen. Det blir lett kapasitetsmangel og frustrasjon.

Fordi vi har skrevet om disse problemstillingene, mottar vi fra tid til annen signaler fra menige innkjøpere om deres situasjon. Forleden kom en slik, som vi har lyst til å dele med et større publikum. Meldingen kom fra en innkjøper i en mellomstor kommune som nødig vil står frem og kritisere egen arbeidsplass. Det har vi selvsagt full forståelse for, og lar derfor meldingen fremstå i anonymitetens tegn. Vi kjenner imidlertid navn og arbeidssted.

Egentlig en generell beskrivelse

Selv om meldingen beskriver situasjonen ved en bestemt arbeidsplass, er det vårt inntrykk at innholdet har relevans langt ut over det. Det er egentlig en mer generell beskrivelse som her gis, mener vi å ha grunnlag for å hevde. Til å tas ad notam for alle med en eller annen bestemmende eller veiledende myndighet.

Innsenderen begynner med å fortelle at vedkommende har sett at Anbud365 har skrevet mye om alle krav som settes, og at vi også har skrevet om «Alarmerende signal om innkjøperes arbeidssituasjon» 18. mai 2018. Dette som en oppfølging av Uwe Matthäus artikkel om innkjøpernes arbeidssituasjon. Så:

Epost fra en leser

«Små og mellomstore bedrifter er et begrep i innkjøpsverden, men er det noen som snakker om små og mellomstore kommuner (SMK’er)? Og hvilken kapasitet innkjøperne har til å følge opp alle krav som settes? Difi snakker om at det offentlige Norge skal bli heldigital innen 2025. Det er veldig kort tid til vi er i 2025! Teknologien springer i «hurtigtogsfart» og vi halser etter. Det føles som om digitalisering er nøkkelen til suksess. Det er i hvert fall slik jeg oppfatter «reklamen». Hvis vi bare digitalisere flere prosesser, vil det frigi tid til mye av de andre oppgavene en innkjøper kunne tenkt seg å drive med. Kontraktsoppfølging f.eks, der det skal være mye gevinster å hente.

Senest 01.07.18 fikk hele kommune-Norge et nytt digitalt system – KGV. Noen kommuner har brukt KGV i mange år, men mange fikk dette nå i sommer, bl.a den mellomstore kommunen jeg jobber for. Et system vi gledet oss til skulle komme, men som ikke helt har oppfylt forventningene når det snart har gått et halvt år. Kanskje har vi anskaffet «feil pakke» når vi fikk KGV? Det er helt tydelig nå at vi ikke helt visste hva vi faktisk fikk. Det er veldig mye som må gjøres manuelt for at vi skal få nyttiggjort oss av systemet. Pr.nå gjør vi nesten som vi alltid har gjort med å laste opp pdf’er, lyse ut konkurransen, klappe oss selv på skuldra for godt utført arbeid, springe til neste konkurranse som er under oppseiling og jobber flittig med den fram til tilbudsfristen går ut og vi kan laste ned en zip-fil i KGV, lagre denne på U: eller R: og evaluere på gamlemåten i xl – fordi vi ikke gjort all den manuelle jobben som skal til for å få systemet til å bli digitalt. Men vi har ikke brutt loven, vi har mottatt tilbudene i KGV. Det er bra! Samvittigheten er det verre med …

For innkjøpere i en mellomstor kommune, der det i dag kanskje er 1 – 1,5 innkjøpere (og i de små kommunene færre enn en innkjøper (jfr modenhetsundersøkelsen til Difi)), skulle jeg veldig gjerne ha ønsket meg «plug-and-play»-løsninger. Vi trenger hjelp til å få de digitale prosessene til å virke. Vi trenger hjelp til å finne ut av hvilke digitale løsninger som finnes i jungelen, hvilken løsning som kan passe vår lille- eller mellomstore organisasjon. Vi har ikke behov for at referansekommunen heter Bergen. Det er svært få kommuner i dette landet som kan sammenlikne seg med Bergen. Innkjøperne i SMK’ene trenger hjelp til å finne de gode løsningene for seg og sin drift, hjelp til å implementere «digitaliseringa» og gode bruksanvisninger for hvordan rulle det ut i organisasjonen. Et håp er at Difi kan være denne «noen». De har kompetanse på hva som finnes, og de bør kunne lage «standardløsninger» på digitale pakker som er «godt nok» for SMK’ene. Så kan man heller bruke tid på småjusteringer av løsningene for å heve standarden fra «godt nok» til «bra».

Tilbake til kapasitetsmangelen. I forhold til digitalisering kjennes det som om mangelen både går på kunnskap om hva som finnes, penger til å investere i gode digitale løsninger og ressurser til å implementere/lære opp/samt la normal drift gå parallelt.»

I noen sammenhenger og forsamlinger er det av stor betydning å føre frem vitner. Vi håper dette bidraget fra en av våre lesere kan ha nødvendig innvirkning. Ambisjonene skal ikke ned, kravene skal ikke bli færre. Det er kapasiteten som skal opp. Det hjelper på samvittighet og kompetanse også.