Skaff deg flere tilbydere, svensk veiledning gir deg sju råd om hvordan

Mye kan gjøres i en kommune for å sikre seg flere tilbud i anbudskonkurransene sine. I Sverige foreligger nå en egen veiledning med det som formål. «Guide för bättre lokalt företaksklima» heter den og er gitt ut av Svenskt Näringsliv, som organiserer en rekke av leverandørene til offentlig sektor. Blant annet slås det til lyd for å åpne opp for flere, mindre og lokale bedrifter – sju konkrete anbefalinger viser vei.

Svenskt Näringsliv er NHOs søsterorganisasjon i Sverige. Veiledningen for lokalt foretaksklima er myntet på politikere og sjefer som vil skape bedre forutsetninger for fornøyde driver av bedrifter, nye jobber og økte skatteinntekter til kommunen. I veiledningen ser man nærmere på hvordan kommuner kan arbeide med anskaffelser for å få økt nytte for innbyggerne og dessuten et bedre klima for næringslivet.

Når tilbudsfristen løper ut er det vanlig at det bare er komme inn to tilbud, heter det. Det blir til og med vanligere at kommuner står med ett eneste tilbud når tilbudsfrist er gått ut. Det er ett av de største problemene for kommuner som gjør anskaffelser. Mye er å hente både i penger og kvalitet om det kom inn flere tilbud i konkurransene. Kommunene kan gjøre mye for å få flere tilbydere. En måte å forbedre det lokale foretaksklimaet og samtidig øke antall tilbud er å legge ned et arbeid særskilt rettet mot foretakene som fins i kommunen.

Anbefalingene er oppsummert i sju punkter:

• «Anbudsskole»: Inviter bedriftene til «anbudsskole» for å lære hvordan man bli leverandør til kommunen. Det kan skje en eller et par ganger i året. Personell fra anskaffelsesenheten i kommunen kan de gjennomgå hvordan man leger og kommer med tilbud. Oppmuntre bedriftene til å levere tilbud, heter det.
• «Anskaffelsestreff»: Innby næringslivet til «anskaffelsesfrokost» og fortell om kommende anskaffelser. Her kan næringslivet f.eks. møte folk fra anskaffelsesenheten og fra den avdelingen som har med næringslivet å gjøre. I noe større kommuner kan man ordne bransjespesifikke anskaffelsestreff.
• Informer på egen hjemmeside: Legg ut informasjon om eksisterende avtaler og kommende anskaffelser på en ekstern nettside.
• Del opp i mindre deler. Sjekk alltid om en anskaffelse kan deles opp i mindre deler.
• Gi nok til tid å legge inn tilbud. Mange bedrifter foreller at det er vanskelig å rekke å legge inn tilbud, i første rekke i forbindelse med jul og ferietid. Gi gjerne mer tid enn den lovfestede tiden om det er mulig.
• Ta kontakt med de som ikke vant. Ring opp de tilbyderne som tapte i konkurransen og forklar hvorfor de ikke vant. For mange leverandører er det å skrive tilbud et helg- eller kveldsarbeid. Gjennom en telefonsamtale viser innkjøperen respekt for det arbeidet som tross alt legges ned av leverandøren. Ikke alle leverandører har lange universitetsstudier bak seg og kan ha vanskeligheter med å tolke anskaffelsesdokumentenes mange spesifikasjoner og evalueringsmodeller. Ved å få en muntlig tilbakemelding kan leverandøren også lære seg noe og komme tilbake neste gang.
• Kontakt de som ikke la inn tilbud. Ring opp foretak som man ventet skulle levere tilbud og spør hvorfor de ikke så gjorde. Det kan gi mye lærdom forut for neste anskaffelse.