Sju grep for at leverandørdialog ikke bryter likebehandlingsprinsippet

En fersk svensk utredning viser at det er større rom for dialog med leverandører forut for en anskaffelse enn hva svenske kommuners innkjøpssentral hadde trodd. Samtidig gir utredningen sju eksempler på hva en offentlig oppdragsgiver kan gjøre for å hindre at likebehandlingsprinsippet brytes i forbindelse med leverandørdialog.

SKL Kommentus Inköpscentral er et datterselskap av SKL Kommentus, som eies av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) og en majoritet av Sveriges kommuner. SKL er søsterorganisasjon til KS her hjemme. Utredningen «Dialogens yttre gränser – säkerställande av likabehandlingsprincipen» er bestilt av SKL Kommentus Inköpscentral og utført av Advokatfirman Kahn och Pedersen AB.

Bakgrunnen for utredningsoppdraget er at mange oppdragsgivere er usikre på hva de kan snakke med leverandørene om. Et tilbakevendende spørsmål er hvorledes og om likebehandlingsprinsippet kan brytes ved dialog før en anskaffelse, og om leverandørene kan risikere å bli utestengt fra anskaffelser etter gjennomført dialog.

Større rom for dialog

Utredningen har vist at det er større rom for dialog og samvirke mellom oppdragsgiver og leverandør forut for en anskaffelse enn hva SKL Kommentus Inköpscentral har trodd. Likebehandlingsprinsippet innebærer ikke at alle tilbydere alltid skal ha de samme forutsetninger. Det er bare kvalifiserte leverandører som skal ha en rimelig mulighet til å komme med et konkurransekraftig tilbud, heter det.

Likeledes er det heller ikke plikt til å gjøre all informasjon tilgjengelig som delvis er gitt leverandører som har deltatt i forberedelsene av en anskaffelse. Kravet gjelder bare informasjon som er relevant for tilbudsgivningen.

Begunstigelse av en leverandør

Som oppdragsgiver risikerer man bare å bryte likebehandlingsprinsippet dersom dialogen med en bestemt leverandør resulterer i krav som begunstiger den leverandøren på en måte sin ikke kan la seg forsvare ut fra oppdragsgiverens faktisk behov. Samme gjelder dersom forutsetningene i anskaffelsen er så utydelig at andre leverandører ikke kan forstå hva som etterspørres for å kunne levere konkurransekraftige tilbud.

I utredningen gis det en rekke eksempler på tiltak som en oppdragsgiver kan gjennomføre for å unngå slike situasjoner:

• Stille funksjonskrav og ikke kreve en bestemt løsning, samt tillate alternative tilbud
• Unnlate at en leverandør formulerer tildelingskriterier eller at en person med kopling til en tilbyder også deltar i evalueringen av tilbudene
• Kontrollere nøye konkurransegrunnlaget og fjerne krav og vilkår som ikke imøtekommer oppdragsgiverens faktisk behov og preferanser
• Offentliggjøre konkurransegrunnlaget før kunngjøring, slik at konkurrerende leverandører også gis mulighet til å komme med synspunkter på det
• Avholde informasjonsmøte i løpet av tiden for konkurransen for å forklare oppdragsgivers behov
• Gi potensielle tilbydere mulighet, underveis i konkurransen, å besøke og undersøke det miljøet som produktet eller tjenesten skal benyttes i
• Benytte lengre tidsfrister for levering av tilbud.

Dersom man tror at likebehandlingsprinsippet er overtrådt, kan oppdragsgiveren – men må ikke – forkaste en leverandør som har deltatt i det forberedende arbeidet, fremgår det av utredningen. En konkurrent kan imidlertid ikke fremtvinge en slik situasjon ved å benytte klageadgangen.