Forsøker å ta livet av myter som står i veien for leverandørdialog

Gjennom de siste årene er kontakt med leverandørmarkedet før en anskaffelse settes i gang, verdsatt stadig høyere. Det har ikke alltid vært slik. Noen av de mytene som tidligere sto i veien for slik dialog, lever ennå. I en ny svensk publikasjon forsøker de svenske konkurransemyndigheten å ta livet av seks av dem.

I publikasjonen «6 myter om dialog i offentlig upphandling» gjennomgår Konkurrensverket noen av de påstandene som har stått – og står – i veien for en fornuftig dialog med leverandørmarkedet. Konkurrensverket er Sveriges konkurransemyndighet, som konkurransetilsynet her hjemme. Men i motsetning til sistnevnte har den svenske myndigheten også ansvaret for å overvåke det offentlige anskaffelsesmarkedet.

Nedenfor finner du en kort omtale av de seks påstandene, eller mytene som Konkurrensverket kaller dem. Disse har relevans også her hjemme fordi svenskene i hovedsak lever etter det samme anskaffelsesregelverket som vi gjør.

1. Ikke snakk med leverandøren før en konkret anskaffelse.

Feil. Dette er både tillatt og anbefalt for å få kunnskap om det som skal anskaffes og forutsetninger som gjelder på det aktuelle markedet. Tidlig dialog reduserer risikoen for misforståelser, og dermed øker muligheten for å få inn flere kvalifiserte og bedre tilbud.

2. Alle leverandører i eget land eller Europa må inviteres til et eventuelt dialogmøte.

Feil. En slik regel finnes ikke, selv om det kan være ønskelig å invitere så bredt som mulig. Oppdragsgiveren har rett til å skaffe seg kunnskap om markedet før et egnet konkurranserunnlagt formes så lenge man er nøye med at ingen leverandør kan påvirke utformingen til egen fordel. 

3. Å ha dialog med en leverandør under fire øyne er ikke tillatt.

Feil. Dette kan både være tillatt og til og med nødvendig avhengig av formålet med møtet og hvordan markedet ser ut. Et slikt eksempel er informasjon fra en leverandør som kan innebære en konkurranseulempe om den blir kjent. Det er viktig å ha et tydelig formål og en klar agenda ved en–til–en–møter.

4. Det er ikke tillatt å opplyse om når en anskaffelse skal kunngjøres.

Tvert imot. Det er helt i orden å informere om planlagt tidsplan under forutsetning av at du gir det samme svaret til alle som spør. Se på det som en fin måte å skape interesse for anskaffelsen. Å forhåndskunngjøre eller informere på eget nettsted er også en fin måte å markedsføre en anskaffelse på.

5. Svar ikke på spørsmål på telefon om konkurransegrunnlaget underveis i kunngjøringsperioden.

Om spørsmålet og svaret publiseres i anskaffelsesstøttesystemet direkte etter samtalen er det ikke et brudd på likebehandlingsprinsippet. Hvis oppdragsgiveren imidlertid ikke kan publisere i et elektronisk støttesystem med en gang, bør derimot ikke spørsmål besvares muntlig.

6. Belast ikke en leverandør med dialog før en anskaffelse.

Feil. De fleste leverandører er positive til dialog og vil sette av tid til det. Forsøk imidlertid å tilpasse dialogens omfang og tid slik at også leverandører med begrensede ressurser, først og fremst små foretak, kan være med.