Fem gode råd for å få maks ut av en markedsdialog

Fem gode råd for hvordan du skal få det meste og det beste ut av en markedsdialog er utviklet av den danske statens rådgivningsenhet på offentlige anskaffelser, Statens Indkøb. Et par ting å legge seg bak øret: Det er ikke alltid selgeren, som kan gi deg de opplysningene du har behov for. Og: Vær godt forberedt.

Statens Indkøb en rådgivningsenhet under Moderniseringsstyrelsen og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Oppgavene å gi råd til innkjøpere og deres konsulenter i forbindelse med inngåelse av avtaler, legge ut på anbud og kontraktstyring. Målet er å styrke den juridiske kompetanse og bygge opp spisskompetanse i staten.

Rådgivningsenheten har lagt ut på sine sider fem gode råd som skal bidra til å få maksimalt ut av markedsdialogen forut for konkurransen:

• Tilrettelegg dialogen med flere, så markedet blir kartlagt

Ta en dialog med virksomheter som representerer et utsnitt av markedet. Det kan f.eks. være både store og små virksomheter, nystartede og etablerte. Det kan gi en dypere kunnskap om markedet, og man unngår å ”skreddersy” konkurransen til én bestemt løsning eller leverandør.

• Vær godt forberedt.

Ha klart for deg hva du vil ha ut av dialogen og forbered dine spørsmål til markedet. Utarbeid en ramme for de spørsmål du ønsker å ta opp, som du f.eks. kan sende til de utvalgte virksomhetene forut for dialogen. På den måten kan virksomhetene møte vel forberedte og med den rette kompetanse. Du kan også utpeke hvem du vil snakke med fra virksomheten – det er ikke alltid selgeren, som kan gi deg de opplysningene du har behov for.

• Utnytt bransjens ekspertkunnskap

Dialogen skal gi en bedre innsikt i hva markedet kan levere. Spør derfor om hva virksomhetene kan tilby i stedet for å fortelle om dine konkrete behov. På den måten kan du også minske risikoen for at de virksomhetene som deltar, får en fordel når det gjelder kunnskap om deg og ditt.

• Hold individuelle møter med virksomhetene

Har du møter, hvor flere virksomheter deltar, kan deltagerne – av konkurransehensyn – være tilbakeholdende med å gi opplysninger. Individuelle møter kan derfor ofte resultere i bedre kunnskap om markedet.

• Tilpass dialogen til din konkrete anskaffelse

Dialog med markedet før en anskaffelsesprosess er tillatt ved alle typer anbudskonkurranser. Dialogen bør likevel alltid tilpasses den konkrete anskaffelsen med tanke på anskaffelsens kompleksitet og verdi. Det kan gjerne være ressurskrevende å gjennomføre en markedsdialog