Vil ha alle med – åpner for mindre hotell i rollen som underleverandører

– Vi har i vår anbudskonkurranse om hotellovernatting åpnet for at leverandør kan støtte seg på underleverandør(er) – f.eks. enkeltstående og mindre overnattingssteder – for å oppnå bedre dekningsgrad. Da kombinerer vi fornuftig ressursbruk i staten og at «alle får delta» i konkurransen – som også forventes, sier Gunn-Sølvi Arveschoug, innkjøpssjef ved OsloMet – storbyuniversitetet, som er en av institusjonene som skal benytte seg av den nye avtalen.

Anbudskonkurransen i regi av Universitets- og høgskolerådet (UHR) har ført til reaksjoner fra talsmenn for hoteller som ikke er med i landsdekkende kjeder. For ikke lenge siden reagerte det samme miljøet på tilsvarende fra Sykehusinnkjøp. Her fikk de NHO på laget og sikret etter hvert en forståelse med helseforetaket som sikret at det skulle tas hensyn til de mindre hotellene i anbudskonkurranser.

I konkurransegrunnlaget fra UHR er det oppgitt behov for overnatting på 60 destinasjoner i Norge – behovet for overnatting er landsdekkende. Det er 30 offentlige oppdragsgivere som er tilsluttet avtalen. Det skal inngås parallelle rammeavtaler med 3-5 leverandører. Disse leverandørene skal dekke behov mht kapasitet og geografisk dekning.

Kravspesifikasjonen

Kravspesifikasjonen inneholder en del absolutte krav som setter en enkel standard for tjenesten. Utover disse kravene evalueres tilbudet ut fra tildelingskriteriet pris: 60 % (pris pr hotellrom som oppgis skal regnes som max pris, og leverandøren kan i avtaleperioden velge å midlertidig senke prisene) og geografisk dekningsgrad: 40%. (hvis hotellet/hotellsamarbeidet har mulighet til å tilby ett hotell pr destinasjon, vil de få full uttelling på dette kriteriet).

– UH-sektoren er ikke ute etter «særpreg» på hotellene – bare rimelig overnatting for ansatte på tjenestereise, sier Arveschoug.

– Hvilke merkostnader (transaksjonskostnader) – kroner og tid – går med i tilfelle man åpner for at alle enkeltstående overnattingssteder, regionale hotellsamarbeid i tillegg til de store kjedene i en konkurranse?

– Det er vanskelig å forutsi hvor mye ekstra tid – annet enn at vi ville ha brukt mye mer tid i anbudsprosessen, uten at vi tror vi ville ha fått noe bedre dekning av behovet. Tiden vi ville ha brukt på avtaleoppfølging – kan ganges med økt antall avtaleparter, fastslår Arveschoug. Hvis vi hadde åpnet for lokal konkurranse for alle destinasjoner ville vi ha endt opp med et betydelig antall avtaler. Skulle vi ha åpnet for lokal konkurranse i de sju største byene og lagte opp til «nasjonal avtale» med geografisk dekning som tildelingskriteriet på øvrige destinasjoner – ville vi ha åpnet for mulighet for inngåelse av over 30 avtaler.

Dersom flere enkeltstående hoteller går sammen i et hotellsamarbeid som har ett kontaktpunkt mot oppdragsgiver, vil det, ifølge Arveschoug, ikke medføre ekstra transaksjonskostnader. Som enkeltstående hotell er det derfor viktig å knytte til seg andre samarbeidspartnere slik at de kan levere samlet statistikk, ha god informasjonsflyt seg imellom, samt følge opp feil og mangler gjennom ett kontaktpunkt. I dagens avtale er det fire leverandører. I de tilfellene hvor det har oppstått utfordringer, har det for oppdragsgiver vært maksimalt fire kontaktpunkt.

Regjeringens SMB-strategi

Arveschoug understreker at de har brukt sin erfaring, fulgt regelverket og lyttet til politiske signaler – og endt opp med å kunngjøre det konkurransegrunnlaget som ligger ute nå. – Regjeringens strategi for SMB inneholder tiltak som omhandler videre kartlegginger og utredninger – det er et signal om at vi trenger mer informasjon om hva som er smart å gjøre, fremholder hun. Jeg ser frem til hva kartlegginger og bruk av nye veiledninger viser, hva som er det smarteste innkjøpet på området. Vi er opptatt av markedet – alle typer leverandører som kan dekke behovet. På hvilke områder det kan være hensiktsmessig med SMB, er det kanskje delte meninger om.