Kategoristyring på statlig reiseområde kan gi årlig innsparing på 300 mill

Nylig fremlagt kategoristrategi for reiseområdet i staten har identifisert et årlig gevinstpotensial knyttet til direkte besparelser på ca 300 mill av totalt estimert reiseforbruk på 2,4 mrd. Besparelsene er primært knyttet til flyavtaler, overnatting og leiebil. Det totale gevinstpotensialet er trolig betydelig større, blant annet knyttet til følgende indirekte besparelser gjennom en digitalisert, sømløs og brukervennlig reiseprosess, samt økt regeletterlevelse med høyere avtaledekning.

Det fremgår av «Kategoristrategi 2019 – 2024 for Reiseområdet», som er utviklet av Statens innkjøpssenter i Difi. Dette er første gang noen utvikler en kategoristrategi på vegne av 190 ulike virksomheter. Fremdriftsplanen forutsetter at Statens innkjøpssenter videreføres med økte ressurser, samt videreføring av godt samarbeid med ansvarlige departement og virksomheter for de tiltak som er utenfor Statens innkjøpssenters mandat. Oppsummert er det en prioritert handlingsplan med anbefalte forbedringstiltak som blant annet bidrar til å redusere totale reisekostnader i staten.

Kategoristrategien har kartlagt dagens situasjon og har gjennom analyser og dialog identifisert forbedringsforslag i ett 5-års perspektiv. Uttak av gevinstene forutsetter gjennomføring av handlingsplanen i prioritert rekkefølge, heter det.

Adferds- og holdningsendring

Den anbefalte handlingsplanen er prioritert i forhold til gitte kriterier, hvilke gevinstpotensial og gjensidige avhengigheter tiltaket har. En forutsetning for å få statsansatte til å etterleve rammebetingelsene for reiseområdet er å etablere, forankre og følge en felles statlig reise- og sikkehetspolicy, presiseres det i kategoristrategien. For å lykkes med adferds- og holdningsendring må policyen ledelsesforankres og eies av Statens personaldirektør, og etterleves og følges opp gjennom styringsdialogen.

Adferds- og holdningsendringen skal bl.a. bidra til å forhindre at statsansatte tar ut bonuspoeng privat som er opptjent i tjenesten. Dette vil også understøttes av en fellesavtale for betalingsløsning og fellesavtaler for flyreiser, overnatting, leiebil mfl. I disse fellesavtalene kan det stilles krav til leverandørene, f.eks. kan uttak av bonuspoeng privat som er opptjent i tjenesten, tas inn som kontraktskrav om at det ikke skal være mulig å registrere personlige bonuspoeng.

Innovative løsninger

Statens innkjøpssenter har som mål å inngå de mest kostnadseffektive anskaffelsene. I denne sammenheng bidrar innovative løsninger bidra til å understøtte målet, ifølge kategoristrategien. Utarbeidelse av kategoristrategien anses som nytenkende fordi den har fokus på totalkostnader og helhet innenfor en kategori med tilhørende arbeidsprosesser og styrende dokumenter. Resultatet av kategoristrategiprosessen gir en merverdi gjennom å vise synergier på tvers av ansvars- og fagområder, rammebetingelser og arbeidsprosesser i motsetning til en mer tradisjonell anskaffelsesprosess.

Kategoristrategiens anbefalinger er gitt med bakgrunn i faktiske data og dialog med virksomhetene omfattet av innkjøpsordningen, leverandørmarkedet og andre aktører. Sjøtransport, leie av buss og leasing av biler er ikke omfattet av kategoristrategien.