Nytt verktøy for bedre kvalitet i kontraktoppfølgingen, men ikke uten ressurser

Et verktøy til bedre oppfølging av kontrakter ble lansert i formiddag. Digitaliseringsdirektoratet har hatt ansvaret for utviklingen av verktøyet og fått innspill fra en serie virksomheter som driver med innkjøp. Foreløpig er verktøyet, som består av ulike skjemaer, elektronisk – ikke digitalt. Den store verdien er at skjemaene håndterer en mengde data og informasjon, og det er et bidrag til å heve kvaliteten i kontraktsoppfølgingen. Men det krever ressurser.

Det dreier seg om tre skjemaer: Et for varer, et for tjenester og et for egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår. De to første er ment som en melding fra avtaleforvalter til bestiller og leverandør, det tredje som kommunikasjon mellom avtaleforvalter og leverandør.

Du finner skjemaene her, sammen med en video som viser hvordan verktøyet tas i bruk.

Verktøyet skal brukes til å samle inn og håndtere en mengde informasjon som trengs i forbindelse med en effektiv kontraktsoppfølging. Men kontraktsoppfølgingen gjør seg ikke selv, så også med verktøyet. Det krever ressurser. Verktøyet er et steg mot heldigitalisert anskaffelsesprosess, det gir ledelsen indikasjon på hva man kan spare, og kontraktsoppfølgingsarbeidet blir bedre.

På lanseringsmøtet i dag ble det dessuten informert om at Digitaliseringsdirektoratet har i gang arbeid med tilsvarende skjemaer for bygg og anlegg – et for entreprise og et for arkitekt/rådgiver. Her kan man komme med innspill frem til mars.

Nye rapporteringsstruktur

Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo kommune vært en av pilotvirksomhetene under utviklingen av de elektroniske kontraktsoppfølgingsskjemaene. Innkjøpssjef Tanja Huse-Fagerlie fortalte at de arbeider med et elektronisk kontraktsoppfølgingssystem som bl.a. gir muligheter for nye rapporteringsstrukturer. Kontraktsoppfølgingsskjemaet er nyttig den sammenhengen fordi det gir muligheter for statistikk og for å rapportere andel kontrakter med oppfølging i året.

Skjemaet har mange fordeler, sa hun, og nevnte at det dokumenterer hva som fungerer og ikke fungerer mellom kjøper og selger, og avtaleforvalter kan bruke skjemaet som utgangspunkt til nærmere dialog med leverandør. Det kan dessuten bidra til erfaringer man ikke har registrert før. Huse-Fagerlie understreket at brukerne må ha veiledning ved første gangs bruk, og effektiv bruk forutsetter at man skjønner og utnytter strukturen. Skal man melde videre til leverandørene, krever det analyse av dataene først, konstaterte hun, og oppfordret interesserte til å bidra til at Digitaliseringsdirektoratet kan få utviklet dette elektroniske skjema-settet til å bli digitalt.

Forstå problemene

Henrik Bjørge, advokat og spesialrådgiver i NHO Service og Handel, har også deltatt i pilotfasen ved utviklingen av disse skjemaene. Skjemaene er nyttige ved at leverandørene forstår hva som oppleves som problemer, samtidig som de ivaretar åpenhet og umiddelbarhet i vurderingen av den annen part, slo han fast.

Han var godt fornøyd med fritekstområdene, der man kan komme med eventuell nærmere beskrivelse av sin vurdering. Regelmessig bruk gjør at skjemaene kan være et grunnlag for dialog mellom partene – og rask tilbakemelding, slik at leveransen opprettholder sin tiltenkte nytteverdi og samfunnsansvar ved produksjonsmåten. Bjørge la vekt på hvor viktig det er med dialog, og at skjemaene er et utgangspunkt for slik.