NRK med stor tiltro til markedsdialog i jakten på avanserte IT–løsninger

For å kunne tilby best mulig radio og TV i de tusen hjem, satser NRK på avanserte IT–løsninger i produksjon og distribusjon. Om få uker løper deres første rammeavtale på cloud computing ut. Innkjøperen bak denne avtalen, som representerte teknologi på svært avansert og fremtidsrettet nivå, var seniorinnkjøper Kristen Erik Thorp i NRK. For å finne de beste løsningene har han stor tiltro på dialog med markedet før man legger siste hånd på konkurransegrunnlaget, ikke minst ved kompliserte IT–anskaffelser.

I sin formidling av lyd og bilder er NRK i behov av stor formidlingskapasitet. Det dreier seg om avanserte digitale løsninger. NRK har selv høy og anerkjent kompetanse på området og er en krevende kunde. Det gjør institusjonen attraktiv som partner – oppdragsgiver – ikke minst fordi leverandører selv har ett og annet å hente av kunnskap i samarbeidet med NRK.

At NRK ligger helt i front av utviklingen av de digitale løsningene som trengs for å kunne produsere og distribuere god kringskasting, er en av forklaringene på at institusjonen allerede for fire år siden lyste og inngikk avtale om leveranser av skytjenester – cloud computing. At denne anskaffelsen var tidlig ute, forstår man da også når Nordisk Ministerråd valgte å bruke denne saken som eksempel på hvordan man kunne foreta en offentlig anskaffe skybaserte løsninger.

Skybasert serverløsning

Utfordringen for NRK er at man har behov for nå ut med sitt nettinnhold til veldig mange samtidig. Tidvis er det også «topper», som krever ekstra mye kapasitet. I stedet for løpende å utvide egen infrastruktur valgte de å basere store deler av tilbudet skybaserte løsninger. Her vil man kunne bygge nye løsninger uten å kjøpe egen hardware og software, men med muligheter til å bygge fleksibel kapasitet for å yte godt nok ved behov. Det ville gi brukerne av NRKs nettjenester stabile og gode opplevelser, og tjenestene kunne produseres så omkostningseffektivt og profesjonelt. Gradvis økt satsing på skytjenester har gitt større mulighet til å fokusere på egne utviklingsprosesser av innholdet og hvordan dette presenteres. Samtidig bidrar det til å holde kontroll på utgiftene til styring av programvare og maskinvare. Utfordringen har vært at markedet og tilbudet av slike tjenester tilbys helt uten tanke på dem som må etterleve anskaffelsesreglene – tjenestene er ofte tilbudt som de er – godta dette eller la være å bruke dem. Dette ga NRK utfordringer som:

Lært en god del

– Skulle du kjøpe slike tjenester måtte du bruke «mellommenn», det vil si at de som produserte teknologien, ikke hadde for vane å delta direkte i anbudskonkurranser, sier Thorp. Erfaringene fra gjennomføringen av avtalen bærer også noe preg av det. To leverandører kom på avtalen, den ene falt fra etter halvgått løp, og overlot videre fakturering til produksjonsselskapet som leverandøren representerte. Den andre skulle hjelpe til med ulike andre skytjenester, uten at det ble så mye av det. NRK opplever likevel å ha lært en god del av om det å kjøpe skytjenester etter reglene om offentlige anskaffelser, men ser at det ikke er lett med kravene som stilles for å inngå kontrakt. For NRK oppleves det som rart å arrangere konkurranser for å kjøpe tjenester der etterspørsel og tilbud er sterkt konkurranseregulert, med priser som ligger åpent på nettsidene og hvor tilbyderne ikke er interessert i å tilby annet enn standardproduktene – i hvert fall ikke delta i offentlige anbudskonkurranser hvor de må fravike sine standardvilkår.

En tur i tenkeboksen – med utfordringer

For tiden er de i tenkeboksen for å finne ut om hvordan de skal gå ut i markedet med en ny avtale. Utfordringen de opplever er at slike avtaler skaper gråsoner, som hverken regelverket for offentlige anskaffelser eller standardavtaler for IT–anskaffelser håndterer godt nok ennå. – Disse oppstår, sier Thorp, når en leverandør skal levere en løsning basert på standard skytjenester og tilpasse den til oppdragsgivers spesielle behov. Da trengs pragmatisme, slik at man kan løse utfordringene i nært samarbeid mellom leverandør og oppdragsgiver. Går noe galt, kan det jo lett oppstå tvister i forhold til hva som skyldes ytelsen til standardiserte skytjenestene og hva som skyldes spesialtilpassingene levert av en annen tjenesteyter.

I forbindelse med cloud computing–avtalen som ble inngått i desember 2012, la NRK stor vekt på dialog med markedet i forkant av selve konkurransen og utvikling av konkurransegrunnlaget. Thorp forteller:

Dialog med markedet

– Dette er etter hvert blitt fast praksis i NRK. Vi inviterer interesserte via Mercells system og TED (EUs kunngjøringsbase) til RFI-konferanse i NRKs lokaler. Invitasjonen inneholder en slags skisse på behovet i konkurransegrunnlaget slik vi ser på det i utgangspunkt. På konferansen forteller vi åpent om hva våre behov og intensjoner er, så får de fremmøtte leverandører anledning til å fremføre – gjerne på 10 minutter – hvordan de kan tenke seg å løse utfordringene. De aller fleste gir interessante innspill og gode overblikk på hva de vil foreslå, mens noen andre – ganske få – er så redde for å røpe forretnings-hemmeligheter slik at deres bidrag lett blir et skuldertrekk.  Etter møtet åpner de for 1:1 møter hvor leverandøren kan «søke» om et slikt møte ved å sende inn en kort egenanbefaling på hvorfor de er relevante for det NRK spør etter. Ikke alle får møte. De som fremsto som mest interessante på konferansen, slipper gjerne til. Etter denne prosessen skriver vi et resyme for vår egen del og for de leverandørene som ikke hadde mulighet for å delta før konkurransen startet.

Thorp forteller at en annen viktig effekt ved denne markedstilnærmingen med en tidlig leverandørkonferanse, er at de ved minst to anledninger har fått viktige innspill som gjør at de har måttet tenke igjennom hele anskaffelsen og prosjektet på nytt. Selv om dette selvfølgelig tar mye ekstra tid er det langt verre å ende opp med en mislykket anskaffelse og en kontrakt og prosjekt som havarerer.