Forberedende del av en innkjøpsprosess avgjørende i en IT-anskaffelse

Selve anskaffelsen er den sentrale komponenten ved digitale investeringer når man gjøre slike investeringer ved å henvende seg til markedet. Den forberedende delen av en anskaffelsesprosess er av avgjørende betydning. De rammene som utvikles i denne fasen kan enten gi positive eller negative effekter i kontraktens løpetid. Dette skriver Upphandlingsmyndigheten i Sverige i en høringsuttalelse.

Synspunktene fra Upphandlingsmyndigheten fremkommer i deres uttalelse til utredningen «Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering» (SOU 2018:25). Her skriver Upphandlingsmyndigheten bl.a. at oppdragsgivere i den offentlige forvaltningen trenger å ha tilgang til støtte i sitt arbeid med å formulere juridisk holdbare og forretningsmessig gunstige vilkår.

En rekke utfordringer identifiseres i utredningen, heter det, bl.a. sikkerhetsspørsmål, taushetsplikt, informasjonssikkerhet, kompetanse, formulering av kontrakt, kontraktsoppfølging og hvorledes samspillet mellom oppdragsgivere kan muliggjøres eller begrenses.

Hindre innlåsingseffekt

Det kan ikke understrekes nok at det f.eks. allerede i anskaffelsesdokumentene må reguleres hvordan informasjon og kunnskap skal kunne overføres fra den aktuelle leverandøren til en mulig, fremtidig leverandør, påpeker Upphandlingsmyndigheten. Dette kan ellers lede til en nærmest uoverskuelig innlåsingseffekt som får virkning både på kostnadsbildet og selve virksomheten.

Selve anskaffelsen er den sentrale komponenten ved digitale investeringer, fremholder Upphandlingsmyndigheten – i den grad man gjøre slike investeringer ved å henvende seg til markedet. Prosessen er inndelt i flere steg, hvorav den forberedende er av avgjørende betydning. De rammene som utvikles i denne fasen kan enten gi positive eller negative effekter i kontraktens løpetid:

Alltid en del av en anskaffelsesprosess

– Uten nøyaktige forberedelser, vel gjennomarbeidede konkurransegrunnlag og oppfølginger risikerer en kontrakt hverken å bli juridisk holdbar eller forretningsmessig gunstig, konstaterer Upphandlingsmyndigheten. Uansett om dette står å lese i utredningen fortjener disse forholdene å påpekes: En IT-kontrakt er alltid en integrert del av en større prosess – anskaffelsesprosessen.

IT forekommer i stadig flere anskaffelser og ikke bare i rendyrkede IT-prosjekter, heter det. Det som tidligere utgjorde produkter utgjøres i dag mer og mer av tjenester som er avhengig av IT. Derfor understreker Upphandlingsmyndigheten at det krever samarbeid med mellom dem, Myndigheten för digital förvaltning og Kammarkollegiet når det gjelder støttetiltak. Faren for grensesnitt-utfordringer er til stede og Upphandlingsmyndigheten slår til lyd for ikke bare en samarbeidsavtale dem imellom, men også i myndighetenes respektive instrukser for å få en effektiv bruk av kompetanse og unngå dobbeltarbeid.