Skal organisere sin innkjøpsinnsats til beste for sykehus-pasientene

De skal organisere seg slik at arbeidet med om lag 1000 anskaffelser skal gi pasientene ved norske sykehus den beste behandling, samtidig som det skal skapes et økonomisk handlingsrom. Flere hundre kompetente medarbeidere – med respekt for sykehusenes sterke fagmiljøer – sikter seg nå inn på å nå de djerve målene. Adm. dir Kjetil M. Istad er «skipper på skuta» og leder Sykehusinnkjøp HF på vei mot målet. Anbud365 har fått et eksklusivt intervju med ham.

Helseforetaket Sykehusinnkjøp ble stiftet 17. desember 2015, og skal ha strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Foretaket har fire eiere: Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF med 25% eierandel hver. I foretaket er det seks divisjoner: Nasjonale tjenester, legemidler, nord, Midt-Norge, vest og sør-øst.

Fram til nå er 220 ansatte virksomhetsoverdratt fra ulike organisasjoner (helseforetakene og Helseforetakenes Innkjøpsservice AS, HINAS – Legemiddelinnkjøpsamarbeid inkludert). Høstens utfordring er å fortsette arbeidet med å få til en hensiktsmessig organisering av «troppene», slik at de fastsatte mål etter hvert nås. Det dreier seg dels om en pyramidal struktur for samarbeid med sykehusene og dels om å etablere en kategoriserte innkjøpsorganisasjon. Formålet med Sykehusinnkjøp er å sørge for at sykehusene får det de trenger, av god kvalitet og til best mulig pris.

De virksomhetsansatte holder stort sett til på de arbeidsplassene der de tidligere har vært. Nå er de imidlertid ansatt i Sykehusinnkjøp og fordelt på divisjonene der. Samtidig med at arbeidet med den fremtidige organisasjon vil prege høsten, skal alle løpende anskaffelser gjennomføres som vanlig. Det er eiernes forutsetning at alt skal gå som vanlig i år, det tas ingen risiko i retning av å begynne den praktiske omorganiseringen allerede.

Pyramidestruktur

Istad skisserer en pyramidal struktur for samarbeid, som så vel Sykehusinnkjøp som de enkelte regionale helseforetakene etter hvert, etter hans mening, bør etablere. Fundamentet er det operative nivået, der de konkrete anskaffelsene foregår, enten lokalt eller i samarbeid nasjonalt. Nivået over er det taktiske nivået, der f.eks. utvikling anskaffelsesplaner og oppfølging av avtaler hører hjemme. Toppnivået er det strategiske, der ledelsen i Sykehusinnkjøp og de respektive helseforetakene møtes.

– Vi tror at en forutsigbar samarbeidsform på flere nivå sikrer et godt og sunt samarbeid med regionene, understreker Istad. Det operative nivået er på mange måter allerede plass, fordi man her jobber om lag som før. Også det taktiske er noe man er vant med. Det strategiske nivået må det nok arbeides mer med å få til. De lokale kjøpene går som før – utfordringen ligger på det nasjonale nivået som har hatt ulike tilnærminger for samarbeid.

Kategoribaserte innkjøp

Bærebjelken i Sykehusinnkjøps organisering er kategoribaserte innkjøp. I grunnlagsdokumentene fremgår det at man skal operere med 14 kategorier. Disse skal plasseres mest mulig hensiktsmessig som avdelinger i de respektive divisjonene. En av divisjonene – legemidler – er kommet ganske langt i sin organisering. Det er «gamle» Legemiddelinnkjøpsamarbeid (LIS), som gjennom godt 20 års drift har etablert en god struktur. En fremdriftsplan for arbeidet med legemidler kommer til styret i løpet av høsten, der det bl.a. fremkommer hvordan området skal videreutvikles.

– Dette er dype endringer, og det er viktig – for alle kategoriområdene – å legge strategi for utviklingen av dem alle, understreker Istad. Ikke minst gjelder det spørsmålet om hva som skal inn i det enkelte området. De respektive kategoriene er heller ikke like, slik at ulik satsing må til, avhengig av den enkelte kategoris modenhet.

Vil bruke tid på organiseringen

Istad fremhever betydningen av å bruke tid på organiseringen. Han har varslet eierne om at dette er et langsiktig prosjekt og fått aksept for dette. Her er det ingen quick fix. Når strukturen er på plass, vil videreutviklingen være et ansvar for våre ledere.  En del verktøy til bruk i alle kategoriområdene er gradvis kommet på plass. Det gjelder slikt som KGV (Mercell), noen maler og en standardiseringsprosess er i gang.

Istad erkjenner hva som skal til for å sikre Sykehusinnkjøps suksess som verktøy for sykehusene og pasientene. Det er snakk om sterke fagmiljøer, og de må erfare at Sykehusinnkjøp er et kompetent miljø for anskaffelser. – De må, sier han, se at de får det beste, at prisen er god og at det de får, gjør deres arbeid med pasientene ytterligere bedre.

– Det innebærer bl.a. at vi ikke bare må se på selve produktet, men også på hvilken påvirkning produktene har på mulige kostnadsdrivere på sykehusene, fremholder Istad.

Kompetanse er et stikkord 

Sykehusinnkjøp har ikke bare rekruttert innkjøpere, men også leger, sykepleier og jurister. I tillegg er de i gang med intern kompetanseheving på ulike områder.

– Vi må være ydmyke overfor den faglige kompetansen vi møter, og selv fremstå med høy faglig integritet. Relasjoner og tillit må bygges hvis vi skal nå våre mål og sikre at de avtalene vi inngår, virkelig benyttes. Samtidig må vi kunne skape det nødvendige økonomiske handlingsrommet, poengterer adm. dir Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp HF.