Oslo havn brukte ikke KGV som forutsatt, fikk skrape av revisjonen

KGV skulle sikre at innkjøp ble gjort «raskt, effektivt, elektronisk og i henhold til Oslo kommunes anskaffelsesregelverk», skrev Oslo Havn KF til sin byrådsavdeling. Systemet var dermed et viktig element i interkontrollen på anskaffelsesområdet. En undersøkelse av Kommunerevisjonen i Oslo avdekket imidlertid at KGV ikke var blitt brukt som forutsatt. Det, skriver revisjonen i en rapport, innebar økt risiko for brudd på regelverket.

Kommunerevisjonen har undersøkt Oslo Havn KFs virksomhetsstyring med vekt på økonomisk internkontroll, Av rapporten «Økonomisk internkontroll i Oslo Havn KF» fremgår det at det er funnet svakheter bl.a. ved etterlevelsen av rutiner og regelverk for anskaffelser. Anbefalingen fra revisjonen er å iverksette tiltak for å sikre bedre etterlevelse av internkontrollen på anskaffelsesområdet.

Bommet på regelverk

Kommunerevisjonen hadde gjennomgått seks anskaffelser som var foretatt i 2018, og fant bl.a.: Foretaket hadde anskaffet vintervedlikeholdstjenester som snøbrøyting og salting av veier. Anskaffelsen var med opsjoner estimert til cirka 10 millioner kroner. I kontraktstrategien fremgikk det at anskaffelsen skulle foretas etter forsyningsforskriften del 1 Bygg- og anleggsanskaffelser under 51 millioner kroner eksklusive mva. Vedlegg 2 til forsyningsforskriften inneholder en uttømmende oversikt over hvilke aktiviteter som faller inn under bygg- og anleggsvirksomhet. Aktivitetene som er listet opp her, er knyttet til forberedelser og gjennomføring av bygg- og anleggsvirksomhet. Drift og vedlikehold som snøbrøyting er ikke omfattet i disse aktivitetene, konstaterer revisjonen.

KGV og tre av fire anskaffelser

Det ble også gjennomført en stikkprøve av fire anskaffelser fra 2018 der kontrakt var signert, for å undersøke hvorvidt KGV var benyttet. Ifølge foretakets rutiner var det definert en rekke dokumenter som skulle legges inn i systemet, blant annet tilbudsinnbydelser og korrespondansen med tilbydere samt interne dokumenter som kontraktstrategi, referater fra tverrfaglig anskaffelsesteam og dokumentasjon av sidemannskontroll. I tre av disse fire anskaffelsene var de fleste eller alle interne anskaffelsesdokumenter ikke lagt inn i KGV, konstaterer revisjonen i sin rapport.

Dokumenter manglet i KGV

Oslo Havns arkivrutiner tilsa at innkjøper måtte påse at alle arkivpliktige dokumenter var lagt inn i KGV når kontrakten var signert og levert til arkivet. For en av disse anskaffelsene viste innkjøper til at den aktuelle kontrakten var signert dagen før Kommunerevisjonens stikkprøve. Eksempler på dokumenter som ikke var lagt i KGV, var kontraktstrategi, referater og dokumentasjon av sidemannskontroll. Oslo Havn viste til at alle arkivpliktige anskaffelsesdokumenter ble lagret i foretakets arkivsystem når dokumentasjonen av anskaffelsen ble ansett som fullført. Det ble videre vist til at manglende mellomlagring av interne dokumenter i KGV ikke var ensbetydende med at dokumentene ikke fantes, men at det kunne være forsinkelser i prosessen som gjorde at lagringen først ble utført når originalkontrakten var levert til dokumentsenter.