Kommune med verktøykasse for oppfølging av sosialt ansvar

Asker kommune har utviklet en verktøykasse for oppfølging av sosialt ansvar i sine entreprisekontrakter. I kassen er det beskrevet standard kontraktskrav og hvorledes man på best mulig måte kan følge opp at kravene blir etterlevet. Er det alvorligere ting, benytter kommunen eksterne krefter. – Samarbeid og dialog er grunnmuren i vår kontrollvirksomhet, sier kvalitetsikringsleder Ingebjørg Gravlien i kommunen.

Asker kommune har kommunestyrevedtak som slår fast at i prinsippet skal det stilles krav ved offentlige anskaffelser om bestemte kontraktskrav: Godkjente lærebedrifter og bruk av lærlinger i gjennomføringen av oppdragene. Det er også åpnet for begrensninger i antall ledd i kontraktskjeder. Gravlien er kvalitetsikringsleder i Prosjekt og utbygging i tjenesteområdet Eiendom i Asker kommune:

– Vi ble bedt av kommunestyret også å utvikle metoder for å kunne gjennomføre kontroller av kommunens leverandører og leverandørkjeder. Vi har utarbeidet en egen prosedyre for hvordan vi praktisk kan gjennomføre slike kontroller. Samtidig har vi definert standardkrav til entreprenørene, slik at disse blir like fra prosjekt til prosjekt. Prosedyren og kontraktskravene er på linje med Difis anbefalinger.

Krav og oppfølging

Prosedyren beskriver trinn i en oppfølgingsprosess. Innledningsvis skal leverandøren levere en egenrapport etter Difis mal for egenrapportering om lønns– og arbeidsvilkår. Dette danner grunnlag for en risikovurdering, som igjen kan danne basis for en dokumentasjonsgjennomgang for grundigere kontroll – hvis behov. Standardkontraktene som benyttes, gir også adgang for stedlig kontroll på byggeplass for etterlevelse av krav til lønns– og arbeidsvilkår.

Kommunen har gjennomført 4 slik kontroller: 3 av dem er gjennomført med interne ressurser og en kontroll er gjennomført med hjelp av ekstern revisor. Gravlien opplyser at kommunen har kontrollert 2 større og et mindre byggeprosjekt i tillegg til et anleggsprosjekt.

Asker kommune er også på den omfattende rammeavtalen som Oslo kommune i sin tid tok initiativ til, og som 99 offentlige virksomheter har sluttet seg til. Rammeavtalen er med konsulentselskaper med kompetanse til å føre kontroll med mulige useriøse leverandører. I forbindelse med en sykehjemsutbygging gjorde Asker avrop på denne avtalen. Nå foreligger rapporten.

Gikk dypere

– Etter en minikonkurranse gjorde vi avtale med BDO. De arbeidet på mange måter på samme måte som oss, men gikk mye dypere ned i selve entreprenørbedriftens systemer, fremholder Gravlien. Rapporten viser at det ikke ble funnet alvorlige brudd på de kravene vi stiller:

– Jeg ble positivt overrasket over hva vi har funnet i alle 4 kontrollene. Stort sett var alt i orden, og vi fikk inntrykk av at entreprenørene satte pris på å bli kikket litt i kortene, poengterer hun. Vi varsler på forhånd at vi kommer. Poenget er å rette opp eventuelle avvik, og til det tror jeg dialog og samarbeid er den beste metoden. Uanmeldte kontroller tror jeg ikke skaper samme forutsetninger. Hvis det imidlertid er mistanke om noe spesielt kan det være hensiktsmessig å foreta en uanmeldt kontroll. Jeg tror på verdien av at leverandørene vet at Asker kommune følger opp og at kontraktsforpliktelsene ikke bare er til pynt.

– Er forventningene knyttet til bruk av denne rammeavtalen innfridd?

Gravlien mener det. Samarbeidet med BDO var godt. De hadde en god dialog underveis og selv var hun med på noen av intervjuene.

– Det er viktig at de respektive partene finner sine roller og legger vekt på å utvikle god kommunikasjon, sier hun. For oppdragstakeren er det nok en fordel at oppdragsgiveren stiller med faglig kompetente representanter, for å bl.a. være med å vurdere hvor man tror risikoen er størst. Vi kan ikke kontrollere alt og alle, så det er viktig å ha en risikobasert tilnærming.

Ansvaret hos entreprenørene

For Gravlien og Asker kommune er det viktig at entreprenørene vet at de mener alvor med de kravene de stiller. Ansvaret for anstendige lønns- og arbeidsvilkår ligger hos entreprenøren, men kontroll i god dialog kan føre til ytterligere skjerping. – Vi tror også, konstaterer hun, at der det er i ordnede arbeidsforhold og påseplikten etterleves, der er det god grunn til å tro at det er orden også på annet, som miljø og kvalitet.