Kommer: Veiledning om kommunenes kontrollansvar ved kontraktsoppfølging

I september kommer det en veiledning som tar sikte på å klarlegge innholdet i kommunenes kontrollansvar når det gjelder oppfølging av kontraktskrav etter forskriften om lønns- og arbeidsvilkår. Det er Arbeids- og sosialdepartementet, Arbeidstilsynet, KS og Difi som står bak veiledningen. Det opplyste advokat Beatrice Dankertsen Hennyng fra KS Advokatene på et seminar i Arendal i dag.

Ett av de mange seminarene under Arendalsuka 2018 handlet om kontraktsoppfølging i kommunene. Arrangør var Samarbeid mot svart økonomi (SMSØ), som har offentlig innkjøp som et av sine satsingsområder. SMSØ står bl.a. bak “10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner”. Svært mange kommuner har lagt disse grepene til grunn når de har gjort vedtak for å hindre arbeidslivskriminalitet. KS, LO, NHO, YS, Unio og Skatteetaten står bak SMSØ.

På seminaret bidro innkjøper Kjærsti Theodorsen fra Øvre Romerike innkjøpssamarbeid om deres erfaringer med kontraktsoppfølgingen. Dette er et samarbeid mellom seks kommuner rundt hovedflyplassen på Gardermoen. Tidligere drev de med dokumentkontroll, som var svært tidkrevende, men gav få relevante funn. Derfor er de gått over til andre grep.

Stedlige kontroller

De har samarbeid med stedlig skatteetat der de får tilgang til såkalt utvidet skatteattest, og de samarbeider med Arbeidsgiverkontrollen (kemneren) om stedlige kontroller. Theodorsen ville også gjerne at Arbeidstilsynet og Politiet ble med på disse kontrollene, men så langt uten å lykkes.

Innkjøpssamarbeidet kan ikke pålegge Arbeidsgiverkontrollen å gjennomføre kontroller, mens sistnevnte godt kan gjennomføre kontroller uten å spørre Innkjøpssamarbeidet. Derfor la hun vekt med samarbeid på tvers, ikke minst fordi man så ulike risikofarer og hadde ulik kompetanse. Samarbeid om rollefordeling og god dialog er viktig.

Mer effektivt

Det er bedre med kontroller der det trengs enn mange resultatløse dokumentkontroller. Det gir økt synlighet og dermed en preventiv effekt, var blant Theodorsens erfaringer. En utfordring er at jo flere kontrolletater i bildet, jo mer ressurser går med til koordinering når etatene er uenige om kontrollbehovet.

Et tema på konferansen var en klargjøring av grensene for en kommunes kontrollansvar. Det kunne advokat Hennyng si noe om. Hun minnet om at alle kontraktskrav må følges opp. Manglende oppfølging kan utgjøre en ulovlig direkteanskaffelse i tilfelle det er «vesentlige endringer» i gjennomføringen i forhold til kontrakten. Kravene som stilles må ikke være i strid med anskaffelsesregelverket. De skal være forholdsmessige og det skal være konkurranse, og kravene skal ha tilknytning til kontraktens gjenstand.

Dokumentasjon

Hennyng pekte på kravet om at det skal være rutiner og verktøy for kontraktsoppfølging, og at kontraktsoppfølgingen skal dokumenteres. Leverandørene må dokumentere at kontrakten følges, ønskes stedlig kontroll må det fremgå av kontrakten, sa hun. Det er ikke adgang for oppdragsgiver å gi seg i kast med å «etterforske» noe han tror ikke er i pakt med de reelle forhold (doble kontrakter etc.).