Knappe frister og åpne pristilbud i dialogen i en tilbudskonkurranse

De fikk vite evalueringsprisene før dialogen i tilbudskonkurransen tok til, og de fikk snaue tre timers frist for å komme opp med reviderte tilbud underveis i dialogen. Kofa vendte tommelen ned for begge deler: Pris var det eneste tildelingskriteriet, og på det aktuelle tidspunktet var det «av konkurransemessig betydning å hemmeligholde» prisene. Og fristen var ikke tilstrekkelig, selv om den valgte leverandøren rakk å levre innen fristen.

I Kofa-sak 2017/157 handlet det om Lødingen kommune, som i august i fjor kunngjorde en åpen tilbudskonkurranse. Det skulle inngås kontrakt om rivning av kommunal bygningsmasse. Det kom en serie klager fra en av dem som ikke fikk kontrakt. I to av disse klagene fikk klageren medhold.

Etter forskriften er oppdragsgiveren avskåret fra å gjennomføre dialogen med leverandører på en måte hvor de gis tilgang til løsninger eller andre «fortrolige opplysninger» som en leverandør har gitt, med mindre det foreligger samtykke til at disse opplysningene deles. Forskriften inneholder imidlertid ingen definisjon av «fortrolige opplysninger», fremholder Kofa, men legger til grunn at det imidlertid må være klart at bestemmelsen i hvert fall dekker opplysninger som er taushetsbelagte.

Sendte ut prisinformasjon

Etter utløpet av tilbudsfristen, men før dialogen startet, sendte oppdragsgiveren til alle tilbyderne i denne klagesaken åpningsprotokoll med «evalueringspriser inkl. mva.» i alle de innkomne tilbudene. Pris var det eneste tildelingskriteriet. Da kommunen oversendte prisopplysningene, fikk leverandørene mulighet til å tilpasse sine reviderte tilbud etter de øvrige leverandørenes priser. På dette tidspunktet var det etter klagenemndas oppfatning «av konkurransemessig betydning å hemmeligholde» prisene.

Et annet klagepunkt gikk på fristen for å levere revidert tilbud. Invitasjon til å levere revidert tilbud ble sendt klager fredag 6. oktober 2017 kl 12.12, med frist klokken 15.00 samme dag. Det følger av forskriften at «Ved fastsettelsen av frister for mottak av forespørsler om å delta i konkurransen og tilbud, skal oppdragsgiveren ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud.» Bestemmelsen regulerer fristen for å motta «tilbud», men klagenemnda leser den slik at den også gjelder frist for å levere reviderte og endelige tilbud.

Beregninger av frister

Under enhver omstendighet mener klagenemnda at de samme hensyn gjør seg gjeldende ved fastsettelse av disse fristene som ved fastsettelsen av frist for ordinære tilbud. – Ved beregningen av frister i en forhandlingsprosess må bestemmelsen imidlertid leses i lys av at leverandørene allerede har levert et ordinært tilbud, fremholder Kofa. I beregningen av fristen må oppdragsgiver for eksempel kunne legge til grunn at leverandørene på dette tidspunktet er kjent med konkurransegrunnlaget og er klar over kontraktens kompleksitet.

– Etter klagenemndas syn var fristen på under tre timer likevel ikke tilstrekkelig. Klagenemnda har i denne vurderingen lagt vekt på at tilbudsprisen besto av flere priselementer, både fastpris og enhetspriser, heter det. Etter klagenemndas syn kan oppdragsgiver heller ikke uten videre forvente at leverandørene har satt av tid til umiddelbar oppstart av arbeid med reviderte tilbud, særlig ikke når fristen, som i vår sak, løp på en fredag etter lunsj. En av utfordringene med korte frister er at de kan slå ulikt ut for leverandørene, avhengig av kapasitetssituasjonen den aktuelle dagen. Derfor finner klagenemnda ikke å kunne legge vekt på at valgte leverandør rakk å levere et revidert pristilbud innen fristen.