Hvordan spise en kontrakts-elefant – refleksjoner etter ny Avinor-flyplass

Hvordan det er mulig å bygge en flyplass til over 4 milliarder kroner, nær sagt uten konflikter med leverandører som har vært med i konkurransene? Avinor har nettopp åpnet den nye flyplassen i Bergen. Harald Alfsen ledet teamet fra Inventura som har hatt ansvar for at anskaffelser og kontrakter blir inngått på best mulig måte. Nedenfor gir han seks oppsummerende refleksjoner:

(1) Gjennomtenkt kontraktsstrategi. Særlig hvordan kontraktene ble delt opp i en WBS – work breakdown structure. Alt lar seg løse bare man deler opp prosjektet i håndterbare deler. Noen kontrakter var med åpen spesifikasjon og noen med detaljspesifikasjon, noen totalentrepriser og noen utførelsesentrepriser, noen uten og noen med tiltransport. Og tilstrekkelig med byggeledelse for å koordinere alle kontraktene.

(2) Bruk av forhandlet prosedyre. Alle kontrakter ble inngått ved målrettet bruk av forhandlinger. Dette har medførte minimering av risiko for begge parter, felles forståelse av kontraktene, bedre produkter, tydelig ansvarsplassering for ytelse, fremdrift og kvalitet. Og selvsagt har vi spart veldig mange millioner kroner på å bruke markedet riktig.

(3) God markedsdialog. Vi har vært tett på alle aktørene i markedet for de fleste kontrakter i forkant av kunngjøringene. Flere ganger gjennomførte vi markedsdialogmøter og hadde kontakt med interesseorganisasjoner. Og vi tilpasset oss så godt som mulig leverandørenes innspill til ytelseskrav, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, vekting, oppstart, ferdigstillelse mv.

(4) Være lojale til standardkontraktene. Alle endringer til NS vil medføre flere spørsmål fra entreprenørene og risikopåslag. Vi har ikke flere endringer enn absolutt nødvendig for prosjektet. Dette er i tråd med forutsetningene til de som har utarbeidet standardkontraktene.

(5) Bevisst bruk av språk. Der hvor de fleste leverandørene er utenfor Norge – eks bagasjehåndteringssystem – bruker vi konsekvent engelsk i hele prosessen.

(6) Sammensetning av teamet. Avinor har valgt de beste interne og eksterne prosjektlederne, anskaffelsesrådgiverne, byggeledere mv. Samt at prosjektet har blitt tett fulgt opp av ledelsen lokalt og sentralt.

(7) Tett kontroll på fremdriften i alle anskaffelsesprosesser. Det viktigste kontrollpunktet er faktisk vedståelsesfristen. Vi har ikke lyst til å miste den beste tilbyderen bare for fordi vedståelsesfristen hadde gått ut i prosessen, og tilbyderen takker nei til å opprettholde tilbudet fordi han hadde fått en annen jobb.