Statistikk-mangel hodebry når staten skal lage kategoristrategi for «reiser»

Statens innkjøpssenter skal utvikle strategi for kategorien «reiser», der hotell (seng/frokost), flyreiser og leiebil er prioritert. Arbeidet er nylig kommet i gang, for tiden samles det inn bokførte kostnader over innkjøpsvolum hos virksomhetene – for å skaffe seg oversikt. Statistikk og tall er her som på de fleste anskaffelsesområder en mangelvare, som gjør at man ikke vet nok hva, hvor, hvor mye og hvordan man kjøper.

Margit Grønli er prosjektleder for kategoristyring på reiseområdet i Statens innkjøpssenter. På det årvisse arrangementet «Offentlig reiseseminar» nylig gav hun et innblikk i arbeidet med å utarbeide en strategi for denne kategorien. Strategien skal inneholde en handlingsplan med prioritering av fremtidige anskaffelsesprosesser. Bruk av kategoristyring, understreket Grønli, kan bidra til bedre prosesser og økt produktivitet.

Det var sist høst at Statens innkjøpsråd gav innkjøpssenteret i oppdrag å arbeide med avtaler underlagt innkjøpsområdet «reiser». Arbeidet er i tidlig fase, og det jobbes med kartlegging av virksomheters forbruk og kjøpemønster. Kategoristrategien vil primært omtale hotell (seng/frokost), flyreiser og leiebil. Forslag til strategi skal etter planen foreligge til høsten og behandles i Statens innkjøpsråd.

Etablere kategorigruppe

For at kategoristrategien skal ha en verdi må den baseres på virksomhetenes reelle behov og forbruksmønstre. For å identifisere dette og kvalitetssikre mottatt statistikk er det under etablering en kategorigruppe hvor fagpersoner og nøkkelressurser, innen reiser, fra enkelte virksomheter vil delta. Ressurser fra øvrige virksomheter vil bli involvert etter behov.

I mandatet fra innkjøpsrådet heter det at man skal utvikle metoder for etablering av kategoristyring, legge til rette for dialog, analysere de aktuelle behov og forbruksmønstre og vurdere leverandørmarkedet.

Innkjøpsvolum

En forutsetning for å kunne definere en kategoristrategi er at Statens innkjøpssenter får oversikt over virksomhetenes reisekostnader og eksisterende avtaler. Statens innkjøpssenter har derfor bedt den enkelte virksomhet om å oversende bokførte kostnader over innkjøpsvolum innenfor reisekategorien fra 2017. Fristen er satt til 20. juni.

Mangelen på egnet statistikk over reisemarkedet er en utfordring. Grønli illustrerte det med å vise tall fra to ulike kilder, der den ene angav 2016-markedet for statlige reiser til 1,32 mrd, mens en annen anslo dette til 3,19 mrd. Håpet er at hva man får inn fra de enkelte virksomhetene vil gi et klarere bilde av dette markedet.

Fellesavtale eller …?

En av vurderingene som skal gjøres, er om kategorien «reiser» og de respektive underkategoriene egner seg for fellesavtaler eller om andre løsninger må til. Blant de mulighetene som ligger i å lage avtale som omfatter store deler av eller hele statlig sektor, sa Grønli, er at virksomheten blir avlaste og således kan frigjøre kapasitet. De totale kostnadene kan bli redusert og man kan få, om ønskelig, en felles reisepolicy. I tillegg er slike sentrale avtaler et bidrag til bedre etterlevelse av anskaffelsesregelverket.

Det er imidlertid også utfordringer. Blant disse nevnte Grønli at det er mange og varierte virksomhet i statlige sektor, og at det er mangel på felles ERP-system som gjør det mulig å trekke ut detaljer om reisekostnadene. Teknologien er i rivende utvikling, likeledes innovasjon i bransjen. Og bruken av fordelsprogrammer til private formål er og blir hodebry, konstaterte hun.

Av de 2,6 mill. sysselsatte her i landet, er 32% i offentlig sektor. 6% av alle statsansatte er omfattet av de statlige fellesavtalene. 8300 jobber i en av de 100 minste statlige virksomhetene. Fram til nå er det fellesavtaler inngått for forbruksmateriell, reisebyråtjenester, internrevisjon og mobiltelefoni – med samlet besparelsespotensial på om lag 200 mill.