Varslet analyse av mulig fellesinnkjøp-gevinst, to år etter: Ennå ikke i gang

Det danske Kulturministeriet har fått en kraftig revisjons-oppstrammer for dårlig regeletterlevelse og styring av sine anskaffelser. Ministeriet lover bot og bedring, men på ett punkt tar det tid: I juni 2016 meldte departementet at de var i gang med å analysere potensialet for fellesavtaler på tvers innenfor sitt ansvarsområde. To år etter er man ennå ikke i gang, ifølge en rapport fra Rigsrevisionen.

Bakgrunnen var at Rigsrevisionen underkastet Kulturministeriets anskaffelser en nærmere undersøkelse. Formålet var å se om departementet og underliggende etater «køber sparsommelig inn». Det gjaldt om institusjonene på området kjøpte inn i overensstemmelse med forvaltningsmessige prinsipper, gjeldende lovgivning og Kulturministeriets konsernfelles retningslinjer for innkjøp. Det ble også undersøkt om institusjonene og ministeriets styring og oppfølging underbygger at innkjøp gjennomføres på en sparsommelig måte.

Meget utilfredsstillende

Rapporten tilbake fra Statsrevisorene konkluderte med at man fant det meget utilfredsstillende at Kulturministeriets institusjoner i mange tilfeller ikke har fulgt gjeldende regler og god praksis for innkjøp i staten. Det ble også kritisert at ministeriet selv ikke har inntatt en mer aktiv rolle og ikke i høyere gard har fulgt opp om institusjonene overholder gjeldende lover og regler, samt ministeriets retningslinjer for kjøp av varer og tjenester.

Ministeriet har etter dette lovet bot og bedring overfor Rigsrevisionen, som på sin side finner at de initiativene som er iverksatt, er tilfredsstillende. Kulturministeriet skal, heter det, overvåke om statens forpliktende innkjøpsavtaler overholdes ved at institusjonenes etterlevelse av statens innkjøpsavtaler inngår i ledelsesinformasjonsmaterialet til ministeriets administrative ledelse. Dertil skal institusjonene gjøre rede for sine innkjøp i de situasjoner der deres samlede etterlevelsesgrad er under 50% i 3. kvartaler i trekk.

Fast punkt i ledersamtaler

Institusjonenes overholdelse av innkjøpsreglene skal dessuten fra og med 2018 være et fast punkt ved Kulturministeriets årlige ledersamtaler med institusjonenes ledere.

Men på ett punkt er Rigsrevisionen ikke ferdig med Kulturministeriets og dets institusjoner. Ministeriet har fremdeles ikke iverksatt en analyse av innkjøp på tvers av ministeriets område for å kunne vurdere potensialet for konsernfelles innkjøpsavtaler. De forventer imidlertid at de kan ha en overordnet oversikt innen årsskiftet 2018/2019 over hvilke avtaleområder som kan være relevante å konkurranseutsette på tvers av hele eller deler av ministerområdet, som ikke allerede er dekket av statens innkjøpsavtaler eller avtaler i regi av SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice AS). Kulturministeriet opplyste i juni 2016 at de forberedte en slik analyse. Dette vil Rigsrevisionen fortsatt følge opp.