Sverige: Knapt hver tredje utnytter ehandel til å sjekke avtalelojalitet

Knapt en tredjedel av de svenske, statlige myndighetene oppgir i en fersk undersøkelse at de bruker ehandel som mulighet til å følge opp avtalelojaliteten i sine anskaffelser. Flere oppgir at de ikke følger opp ettersom de ikke er kommet så langt i sitt arbeide med å etablere ehandelssystemer. På grunn av de lave volumene er det derfor ikke et prioritert område. Noen vet ikke hvorledes man henter frem nødvendig informasjon i systemene, andre at man følger opp avtalelojalitet på annen måte.

Ekonomistyrningsverket (ESV) la nylig fram rapporten «E-handel och PEPPOL – Statusrapport 2017». Den omhandler status for ehandel hos svenske, statlige myndigheter. Materialet i rapporten bygger på en undersøkelse om ehandel som ESV sender ut til de aktuelle myndighetene to ganger pr. år. I alt er det om lag 150 av dem, og svarprosenten i 2017 oppgis til 94.

Resultatet av undersøkelsene viser at andelen av elektroniske fakturaer nå er 63% blant statlige myndigheter. Det er en økning i forhold til 2016-tallene (54% i annet halvår 2016), og økningen skjer i noe raskere takt i annet halvår 2017 sammenlignet med tidligere målinger. Økningen har siden begynnelsen av 2016 vært tre prosentenheter pr. halvår for staten som helhet, i målingen i annet halvår 2017 var økningen på seks prosentenheter.

Mottak av e-fakturaer

Mer enn halvparten av myndighetene tok imot over 50% e-fakturaer – noen til og med over 80%. Imidlertid er det en god del myndigheter som har en lav andel e-fakturaer, omkring 30 av dem tok f.eks. bare imot en femtedel eller færre e-fakturaer.

Om lag en firedel av alle fakturaene i staten er matchet mot en bestilling eller et abonnement, heter det. Det er en økning sett i forhold til tidligere tall. Men om lag en femtedel av myndighetene oppgav at de ikke hadde matchet noen fakturaer i det hele tatt. Noen av dem oppgir dessuten at de i 2017 matchet færre fakturaer i forhold til tilsvarende måling året før.

78% av de statlige myndighetene er knyttet opp mot PEPPOL som fakturamottakere, 48% som fakturautstedere.

Bestillinger utenfor ehandelssystemet

I 2017 skapte en ansatt i statlige myndigheter i gjennomsnitt 2,5 e-bestillinger.  Det er, skriver ESV, fortsatt et lavt tall og viser at mange varer og tjenester fremdeles bestilles utenfor ehandelssystemet.

Resultatet viser også uforklarlig store forskjeller mellom myndighetene. Omkring 15% av dem rapporterer at de ikke har skapt en enste e-bestilling. Først og fremst dreier det seg om små virksomheter som ikke i det hele tatt eller i liten utstrekning er kommet i gang med elektroniske bestillinger. Disse lever ikke opp til kravene i EU-forordningen som elektronisk handel og taper dessuten muligheten til å styre sine innkjøp, fastslår ESV.

Helelektronisk innkjøpsprosess

Imidlertid er en god del myndigheter kommet godt i gang med å etablere en helt elektronisk innkjøpsprosess. Nær 30% har f.eks. et forholdsvis høyt antall e-bestillinger.

Det er forholdsvis få myndigheter som både har en høy andel mottatte e-fakturaer og en høy andel e-bestillinger, dvs. over 50% e-fakturaer og over 100 e-bestillinger pr. 100 årsverk. Andelen myndigheter som oppviser gode resultater på begge nøkkeltallene er økt fra 12 til 18% på halvannet år, og det er, konstaterer ESV, en relativt svak økning. En av forklaringene kan være at det kreves ulike strategier for å lykkes på hvert av disse områdene.

I 2017-målingen oppgav ca. 60% at de ofte eller alltid stilte krav om e-faktura i sine konkurranser, mens en mindre andel – 30% – oppgav at de stilte tilsvarende krav til ehandel.