Slår et slag for dialog for effektiv håndtering av innsynskrav

Dialog for å forenkle håndteringen av innsynsbegjæringer. Dette er de enige om – Advokat/partner Trine Lise Fromreide, Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS og rådgiver Arve Sandvoll, Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen. Begge er medlemmer av kommentatorkorpset til Anbud365.

Med denne artikkelen settes strek for debatten om arbeidsbelastningen i forbindelse med innsynsbegjæringene (red.).

Resultatene av Anbud365s questback-undersøkelse om arbeidsbelastningen og nytten av innsyns-instituttet er publisert i en serie artikler hos oss de siste par ukene. Nå er vi opptatt av hvilke grep kan man gjøre for at arbeidsbelastningen blir mindre, samtidig som begjæringene følges opp på beste kvalitative nivå. I den anledning inviterte vi vårt kommentatorkorps til å mene noe om det, eventuelt komme med konkrete forslag. Synspunktene vi presenterer nedenfor, kommer fra to av medlemmene av vårt kommentatorkorps. 

Trine Lise Fromreide, partner/advokat, Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Å nekte innsyn i annet enn vinnende tilbud vil raskt skape en tillitsbrist mellom tilbyderne og det offentlige. Jeg tror ikke det er veien å gå. Åpenhet i så stor grad det lar seg gjøre, er særdeles viktig i slike prosesser og vil som oftest være konfliktdempende. Her vil gode begrunnelser, som er nevnt av andre, også klart kunne avhjelpe behov for innsyn.

Forretningshemmeligheter som begrunnelse for sladding brukes i alt for stor grad hvor det ikke er grunnlag for det, er min erfaring. Dette er et strengt kriterium.

Innkjøpssjef Birgitte Gullestad i Bergen kommune har et godt poeng i sin kommentar på Anbud365 forleden. Det er viktig å finne løsninger for å forenkle innsynsprosessen. Jeg mener ikke løsningen ligger i å gi mindre innsyn. Det gir kun en kortsiktig gevinst for innkjøpere.

Arve Sandvoll, rådgiver – Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen

Mine første tanker går på forholdet eller relasjon man bygger med markedet. Stikkordene jeg har praktisert i mange år og i diverse sammenhenger er: samhandling, åpenhet og tillit.

Hvordan oppnår man da dette?

Dette kan man, etter min mening, oppnå gjennom dialog med markedet fra dag en. Informasjon/konferanser etc. vedrørende kommende konkurranser, benchmarking av markedet ved oppsøkende virksomhet med en tydelig agenda, invitere til markedsmøter i forkant av konkurransene, tydelige fellesmøter og 1-1 dialogmøter der dette er anbefalt/tillatt, referatførsel, tydelige tilbakemeldinger med aksept av omforente avklaringer etc.

Tenker man i slike baner, er overbevist om vil redusere kravet om innsyn fra deltagere i konkurranser.

Det jeg er mer opptatt av, er den holdning som enkelte leverandører viser når de ikke er med lenger, er avviste eller tilbudene blir forkastet. Noen utviser og synliggjør en mistillit til jobben vi gjør, de henviser og refererer til regelverket med påstander om gjennomførte aktiviteter som ikke medfører riktighet. Mange leverandører har nok satt seg inn i regelverket, men noen er veldig påståelige og dette fremfører de i klageskriv. Noen opplyser også at de vil bringe sine feilaktige påstander inn for KOFA som igjen betyr ekstra undersøkelser siden alle påviste hendelser eller påstander bør sjekkes ut. Det kan jo hende at vi som innkjøpere også gjør en feilvurdering!