Langt smidigere innsynsprosess når partene snakker sammen

Prosessen kan bli langt smidigere dersom den som begjærer innsyn, er flinkere til å forklare henvendelsen. Som oppdragsgiver kan det ofte være hensiktsmessig å ringe den som ber om innsyn for å avklare hva som egentlig ønskes. Kort og godt snakke sammen. Det er et råd fra advokat/specialist counsel Alf Amund Gulsvik, Wikborg Rein Advokatfirma AS, som er et av medlemmene i kommentatorkorpset til Anbud365. Poenget er å lette arbeidsbyrden ved innsynsbegjæringer.

Resultatene av Anbud365s questback-undersøkelse om arbeidsbelastningen og nytten av innsyns-instituttet er publisert i en serie artikler hos oss de siste par ukene. Nå er vi opptatt av hvilke grep kan man gjøre for at arbeidsbelastningen blir mindre, samtidig som begjæringene følges opp på beste kvalitative nivå. I den anledning inviterte vi vårt kommentatorkorps til å mene noe om det, eventuelt komme med konkrete forslag.

Gulsvik peker på at innsyn begjæres av mange ulike grunner av ulike aktører. Tilbydere ønsker å forstå prosessen, vil lære til neste gang, ønsker å kunne stjele gode ideer fra konkurrentenes beskrivelser, lette etter noe å klage på eller ønske å få bekreftet noe de vil klage på. Media kan ha sine interesser. Andre oppdragsgivere kan være ute etter å lære av prosessen til anskaffelser de selv skal gjennomføre.

Havner ofte i skyttergrav

– Alt for ofte havner den som begjærer innsyn og oppdragsgiveren i hver sin skyttergrav med mistillit til den andre parten, poengterer han. Prosessen kan bli langt smidigere dersom den som begjærer innsyn er flinkere til å forklare henvendelsen. Dersom man er en tilbyder som ikke har nådd opp, men ønsker å lære og forstå mer av prosessen, kan man kanskje i henvendelsen forklare dette, herunder å presisere at det ikke er nødvendig med innsyn før karensperioden utløper. Dersom man som rådgiver for en annen oppdragsgiver begjærer innsyn for å lære om prosessen, kan man klargjøre det, slik at man ikke unødvendig skremmer folk. Som oppdragsgiver kan det ofte være hensiktsmessig å ringe den som ber om innsyn for å avklare hva som egentlig ønskes.

Skjære til innsynsbegjæringen

Gulsvik minner om at i de fleste tilfeller kan oppdragsgiver oppnå å skjære til og avgrense innsynsbegjæringen ganske kraftig. Noen vil ha absolutt alt for å lete med lupe etter tenkelige feil eller fiske etter alt hvor det kan tenkes at de kan låne noen ideer fra en konkurrent. Hvis nr. 2 i konkurransen begjærer innsyn i alle dokumenter i saken, vil man imidlertid i de fleste tilfeller kanskje kunne komme frem til at det de ønsker, er et par spesifikke vedlegg til tilbudet fra nr. 1. Hvis det er en spesifikk del som man ønsker innsyn i og som man mener er for mye sladdet, kan man kanskje få en bedre vurdering fra oppdragsgiver om dette punktet er forretningshemmeligheter, enn om man generelt klager på for mye sladding.

– Oppdragsgiver og leverandør må bygge tillit til hverandre under anskaffelsen. Dette må man også gjøre under karensperioden og etter signering av kontrakt dersom det begjæres innsyn. Det vil være svært ressursbesparende for begge parter, spesielt for oppdragsgiver, understreker advokat Alf Amund Gulsvik i Wikborg Rein Advokatfirma AS.