Fra et nødvendig onde til verdiskaper

Av Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo

I løpet av mindre enn 10 år skrives stortingsmelding nummer to om offentlige anskaffelser. Det skjer først og fremst fordi offentlige innkjøpere har lykkes i å nå frem med budskapet om at forvaltning av fellesskapets midler som går til innkjøp av varer og tjenester, må forvaltes med stor grad av faglig integritet og etter viktige innkjøpsfaglige vurderinger og kriterier.

Offentlige innkjøpere har i mange år blitt oppfattet og håndtert som et nødvendig onde. De siste årene har stadig flere endret synet til å se på offentlige innkjøpere som verdiskapere. Innkjøperne har etter hvert fått en betydelig hjelp fra e-handelssekretariatet som i 2008 ble innlemmet i det nyopprettede Direktoratet for forvaltning og IKT, Difi. I Difi`s etableringsfase ble det skrevet en stortingsmelding om offentlige anskaffelser. I disse dager skrives en ny stortingsmelding. Det satses stort på offentlige anskaffelser ved mål om effektivisering, verdiskaping og bedre etterlevelse av lover og forskrifter, gjennom bl. a. en storsatsing på digitalisering av anskaffelsesprosessen. Aldri tidligere har det vært så spennende å være en offentlig innkjøper og aldri har det vært forbundet med større utfordringer. Spenningen ligger i å se hva som kan bli mulig å få til av effektivisering, verdiskaping og bedre etterlevelse av lover og forskrifter. Utfordringene ligger i å holde seg oppdatert innenfor et fagfelt som har fått et betydelig mer omfattende virkeområde enn hva som har vært tilfelle de siste 20 årene.

Stadig mer omfattende krav

En gang var innkjøperen kun et nødvendig onde som skulle bidra til minst mulig støy i anskaffelsesprosessen. I dag stilles det stadig mer omfattende krav til hva offentlige anskaffelser skal bidra til. Offentlige innkjøpere skal nå klare politiske mål. Det skal stilles krav til miljø, etisk handel, etiske krav til leverandørene, etikk i anskaffelsesprosessen, universell utforming, overholdelse av menneskerettigheter og bekjempelse av sosial dumping og arbeidslivs-kriminalitet. De politiske målene skal oppnås ved å stille kriterier, krav og drive målrettet oppfølging av tildeling av offentlige kontrakter. Dette kommer i tillegg til at offentlige innkjøpere skal skaffe varer og tjenester som bidrar til behovsdekning, til ønsket kvalitet, til markedets beste pris og levert til avtalt tidspunkt. På bakgrunn av disse forholdene har arbeidsprosessene blitt endret, og de vil fortsette å endre seg fremover ikke minst i lys av den pågående digitaliseringen.

Det er ikke lenge siden Forenklingsutvalget hadde store ambisjoner for å forenkle og avbyråkratisere lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er grunn til å stille seg spørsmål om hvor forenklingene og avbyråkratiseringen tok veien? I årets tildelingsbrev til universitetene har departementet formulert nok et krav til innkjøpsfunksjonen ved at kontrakter skal tildeles og følges opp med et spesielt fokus på å motvirke arbeidslivskriminalitet. Innkjøpsfunksjonens aktiviteter for å motvirke arbeidslivskriminalitet skal formuleres og dokumenteres. Dette er gjort for å motvirke et økende og et formidabelt problem ved at arbeidslivskriminaliteten blir stadig mer organisert og at denne virksomheten forsyner seg grovt av fellesskapets midler. Midler som er bevilget til en viktig og nødvendig offentlig tjenesteproduksjon som skal sikre enkeltmenneskers og landets trygghet og velferd.

Forventning til ny stortingsmelding

Når stortingsmelding nr 2 skal skrives om offentlige anskaffelser er det å håpe at meldingen makter å håndtere de politiske målene som skal oppnås gjennom offentlige innkjøp på en måte som kan bidra til måloppnåelse, i en svært krevende hverdag for innkjøpere og ledere av offentlige virksomheter. De ulike politiske målene og virkemidlene for anskaffelsesprosessen må tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Videre er det ønskelig at stortingsmeldingen skjerper kravene til kunnskap og ferdigheter i innkjøpsfunksjonen, slik at virksomhetene reelt blir satt i stand til å nå de ulike politiske målene. Kunnskap gir kapasitet. Kapasiteten skal sikre innkjøperens og innkjøpsfunksjonens gjennomføringsevne med små og store anskaffelser. Det er viktig å merke seg at det betyr kunnskap og ferdigheter langt ut over det juridiske området. Oppmerksomheten på det juridiske i anskaffelsesprosessen er til tider alt for stor. Så stor at jussen står i fare for å begrense handlingsrommet og den innkjøpsfaglige forståelsen, langt ut over lovens intensjon. Lov og forskrift skal først og fremst bidra til økt konkurranse og likebehandling, samt begrense uønsket påvirkning i anskaffelsesprosessen.  Lovens intensjon er ikke å begrense hverken evnen eller mulighetene til nytenkning, innovasjon og nye løsninger, mellom offentlige oppdragsgivere og leverandører, i arbeidet med optimal behovsdekning i den offentlige tjenesteproduksjonen.

Digitalisering

Digitaliseringen innenfor offentlige anskaffelser er definitivt kommet for å bli. Det er betryggende at Difi har fått i oppdrag å bistå offentlige innkjøpere i arbeidet med den lovpålagte og høyst nødvendige forbedringen av innkjøpsfunksjonens arbeidsmetoder og prosesser som digitaliseringen bidrar til. I kjølvannet av digitaliseringen vil det offentlige få store effekter fra arbeidet med standardisering, effektivisering og ikke minst økt styring og kontroll, av de mer enn 500 milliardene det offentlige kjøper varer og tjenester for hvert eneste år. Det er også å håpe at stortingsmeldingen som skrives vil stille krav til økt digitalisering, for i best mulig grad å nå de samfunnsviktige politiske målene offentlige innkjøpsfunksjoner er pålagt å nå.