Leverandør-råd: Bruk handlingsrommet, ikke omgå regelverket

Mangel på kompetanse i kommunene gjør at i stedet for å bruke det handlingsrommet som finnes i anskaffelsesregelverket, omgår man det. Kommunene ønsker seg det beste – høy kvalitet til god pris, og i stedet for å bruke mulighetene i regelverket, deler man f.eks. opp anskaffelsen for å sikre seg ønsket leverandør. Det kan riktignok være godt for den utvalgte, men i hvert fall ikke for samfunnet, sier Joar Grøtting, daglig leder i en mindre bedrift som har kommunene som en av sine hovedkunder.

Grøtting driver firmaet Rense og Miljøteknikk AS på Kolvereid i Ytre Namdal. Kommunene er en av hans viktigste kunder, ettersom det er produkter for vann og avløp han leverer. Det er en av de mange små og mellomstore bedriftene landet er så avhengig av.

Etter tallrike deltakelser i offentlige anbudskonkurranser er det ikke tvil om at han har høstet mange erfaringer – både gode og mindre gode – fra praktiseringen av det offentlige anskaffelsesregelverket. Oftest er det den manglende kunnskapen om mulighetene i regelverket som slår igjennom.

Ønsker seg den beste

– I mange kommuner er det såpass små forhold at de som skal ha utført noe på kommunens vegne, vet hvor de skal henvende seg for å få det beste. Tidligere erfaringer slår ut. Men måten å løse denne utfordringen på, er ikke å dele opp anskaffelsen, slik vi har sett det gjøres, poengterer Grøtting. Når f.eks. et renseanlegg skal etableres, blir graving, fundamentering og prosjektering gjerne egen anskaffelse, selve renseanlegget en annen.

Dette er ikke bra, fremholder han, og viser til at ved korrekt bruk av regelverket kan man oppnå akkurat det kommunen er på jakt etter. Det kan spørres etter referanser, nærhet etc – man kan spørre etter alt man måtte ønske seg, det må bare ikke ligge noen form for diskriminering i kravene.

Kvalitet og pris

Det samme gjelder egentlig når man jakter på best mulig kvalitet til lavere pris: – Jeg hører fra tid til annen at laveste pris må vektes tungt, sier Grøtting, og så beklager de seg over at man dermed må ta til takke med det man får. Selvsagt kan man stille de kravene til produktet man måtte ønske, og be om laveste pris for det man da kommer fram til. Således er ikke høy kvalitet og laveste pris nødvendigvis noen motsetning.

Kanskje er det slik at kommunen på inneværende års budsjett ikke har avsatt all verden til kjøpet. Grøtting legger til at han på den annen side heller sjelden ser at påfølgende års driftskostnader er med i anbudet. – Jeg kikket nettopp gjennom åtte-ni kunngjøringer på Doffin, men fant ikke at noen hadde med seg livsløps- eller driftskostnader, forteller han. Det betyr at dersom man ikke stiller kvalitetskrav, som skal til for å redusere de årlige driftskostnadene, kan «laveste pris» bli en smertefull, kanskje økende, andel på driftsbudsjettene årene fremover. Når vi så vet at nettopp vedlikeholdskostnadene gjerne er det som først ryker når kostnader skal kuttes, må kommunens egen folk stille opp.

Kompabilitet og detaljrikdom

– Et poeng i samme gate er frykten mange har for å kreve kompabilitet når f.eks. et anlegg skal suppleres eller utvides, fortsetter Grøtting. Det kan føre til at en kommune må operere ulike fabrikat innenfor det samme området, og det er ikke rasjonelt. Jeg har hørt at i en virksomhet var det nærmere ti forskjellige løsningstyper som folkene skulle operere.

Grøtting hever dessuten en advarende hånd mot dem som fyller kravlistene med så mange detaljerte krav at de fleste leverandører vegrer seg for å ta fatt på å lage tilbud. I noen tilfeller resignerer alle og det blir ikke noen konkurranse. Det krever tid og ressurser å lage tilbud, og da må oppgaven ikke synes uoverstigelig, understreker Joar Grøtting.