Svenske toppledere får tre råd med på veien i arbeidet med innkjøpsstrategi

Topplederne i svenske, statlige virksomheter får med seg tre gode råd når de nå skal sørge for at regjeringens nye, nasjonale anskaffelsesstrategi skal gjøres til deres egen. Rådene kommer fra Upphandlingsmyndigheten i kjølvannet av en nullpunkt-undersøkelse. Sett anskaffelser på dagsorden, våge å velge fokus og ta bevisste beslutninger – det er de tre rådene. Nå forventes det at topplederne tar grep.

Civilminister Ardalan Shekarabi hadde nylig et møte med generaldirektører i statlige virksomheter, dr også deres innkjøpssjefer var med. Her ble bl.a. presentert en fersk rapport fra Upphandlingsmyndigheten, «Redogörelse för uppföljningen av den nationella upphandlingsstrategin, Fi2016/00833/OU (delvis)». Det er en nullpunktundersøkelse i forbindelse med gjennomføringen av den ferske, nasjonale anskaffelsesstrategien som den svenske regjeringen nylig har lagt fram. Det er Upphandlingsmyndigheten som har ansvaret for å få gjennomført og fulgt opp denne strategien.

Bare fire prosent av de statlige virksomhetene kunne fremvise en plan for hvorledes innholdet i den nye, nasjonale anskaffelsesstrategien skal gjennomføres. Ikke så rart. Kommenterer Upphandlingsmyndigheten, tatt i betraktning den korte tiden som er gått siden strategien ble lansert.

Strategisk og proaktivt

De som steller med anskaffelser i virksomhetene vil aller helst arbeide strategisk og proaktivt, men mange opplever at de sitter fast i en reaktiv rolle, heter det. De fleste innkjøperne forteller at tiden og ressursene ikke strekker til, men det er ikke bare ressursene som avgjør om anskaffelser skal bli et strategisk verktøy – avgjørende er også innstillingen hos dem i virksomheten som tar beslutningene.

På generaldirektør-nivå ser man seks utfordringer når det gjelder den nasjonale anskaffelsesstrategien: Klager, kompetansetilførsel, statlige rammeavtaler er ikke tilpasset små virksomheter, arbeidsrettslige vilkår og sikkerhetsklassifiserte anskaffelser.

Har styringsdokumenter

81% av de statlige virksomhetene oppgir at de har styringsdokumenter som håndterer anskaffelsesspørsmål. Upphandlingsmyndigheten har tatt for seg 16 slike og gjennomført en analyse av disse. Noen få virksomheter har initiert et strukturelt arbeid på styredokumentnivå koplet til den nasjonale strategiens mål. Det overordnede ansvaret for slike dokumenter ligger på den øverste ledelsen, mens ansvaret for det strategiske anskaffelsesarbeidet hviler gjerne på innkjøpsfunksjonen, skriver Upphandlingsmyndigheten. Eventuelle mål fremstår ofte som kortsiktige med fokus på taktisk og operativt innkjøpsabreid.

Generelt, påpeker Upphandlingsmyndigheten, legges det for lite personellressurser til innkjøpsfunksjonen. Det er et stort potensial for effektivisering gjennom å satse på kompetanse-ressurser.

Trengs analyser

For å få et bedre grunnlag for bevisste anskaffelsesbeslutninger, trengs en analyse av organisasjonens innkjøpsmønster, dvs. spendanalyser. Bare et fåtall statlige virksomheter har gjort fullstendige analyser, men flere her i gang. Dette må gjøre i alle statlige virksomheter, slår Upphandlingsmyndigheten fast.

Hos de mindre virksomhetene er det størst utfordringer med å løfte innkjøpsspørsmålene opp på et strategisk nivå, ettersom det her generelt er færre ressurser å ta av. Innkjøpere som er alene med innkjøpsabreidet, opplever å ha størst problemer og de beskriver sin hverdag som å «slukke branner» i stedt for å arbeide proaktivt strategisk.