Kritisk sans er vesentlig i arbeidet med offentlige anskaffelser

Det vi som oppdragsgivere og offentlige innkjøpere må tilegne oss, er en evne til kritisk tenkning som øker vår bestillerkompetanse, skriver innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, Jacob M. Landsvik i denne artikkelen.  Makter vi å synliggjøre vår evne til kritisk tenkning, vil vi fremstå som en krevende kunde. Det vil leverandørene merke seg og bidra til at offentlig sektor får de beste vare- og tjenesteleveransene til avtalt pris og beskrevet kvalitet.

Kritisk sans utvikles i takt med at vi som innkjøpere erverver kunnskap og ferdigheter. Kritisk sans eller gjerne, evne til kritisk tenkning, er noe som preger alle forskningsmiljøer. Det er kritisk tenkning som er drivkraften i forskningen. Kanskje vi som innkjøpere kan ha noe å lære av våre fremste forskere som gjennom år har oppøvd evnen til kritisk tenkning?

Det danner seg gjerne «sannheter» i ulike fagmiljø som hevder å basere seg på kunnskap og erfaring. Det har også skjedd innenfor innkjøpsfaget. Noen hevder at forhandlede konkurranser gir best behovsdekning, mens andre påstår at anbudskonkurranser gir best behovsdekning. Tidlig i innkjøpsfaget historie skrev oppdragsgiver detaljspesifikasjoner og bestemt i detalj hva leverandøren skulle levere. I dag snakker vi om behovspesifikasjoner eller målbaserte spesifikasjoner.  Mange har hevdet, i en årrekke, at pris skal være avgjørende for valg av leverandør. I det siste har mange gått bort fra å vekte pris mer enn 50 prosent. Forståsegpåere har til og med ytret at vektingen av pris var den direkte årsaken til at den siste anbudskonkurransen om avfallsinnhenting i Oslo ble mislykket og overtatt av Oslo kommune og som nå driver avfallsinnhentingen i egenregi. Det innhentes eksterne og objektive betenkninger og rapporter som bekrefter ulike påstander. Påstander som innimellom er fremmet av enkeltmennesker eller miljøer med forutbestemte meninger og konklusjoner. Dersom dette skjer er det nødvendig med kritiske spørsmål.

Gir kapasitet

Kunnskap og ferdigheter gir kapasitet til å gjennomføre komplekse anskaffelser. Kunnskap, ferdigheter, og ikke minst erfaring, hjelper oss å oppøve evnen til kritisk tenkning. For å bli en innkjøper av ypperste klasse må man oppøve evnen til kritisk tenkning. Dermed må vi slutte med å kopiere hverandres konkurransegrunnlag, uten en kritisk gjennomgang av hva vi gjenbruker. Vi må slutte med, rått og brutalt å tro på det andre innkjøpere og rådgivere hevder er det beste, på tross av at de er jurister og gjerne advokater. Vi må utvikle vår egen evne til kritisk tenkning, slik de fremste forskningsmiljøene gjør det. Det bringer faget, også innkjøpsfaget fremover. Det er med å skape trygge, selvstendige og ikke minst de beste offentlige innkjøperne.

Jeg har gjennom snart 20 år som innkjøper opplevd at innkjøpere ukritisk har kopiert andre virksomheters konkurransegrunnlag og kommet i store problemer. Jeg har opplevd at innkjøpere har latt seg forlede av «offisielle sannheter» som har vist seg ikke lenger å være en sannhet. Som følge av dette har konkurranser blitt avlyst eller resultert i klager eller rettstvister med unødvendige negativt resultat for oppdragsgiver.

Grunnlag for kritiske spørsmål

Jeg har opplevd at innleide konsulenter har gjennomført forhandlede konkurranser der dette har vært forbudt ifølge lov og forskrift, kanskje for å fakturere oppdragsgiver med et større antall timer enn hva en anbudskonkurranse ville gitt. Jeg har opplevd at offentlige innkjøpere har foreslått meget kompliserte prismatriser, for dermed å kunne konkludere med å forkaste samtlige tilbydere og deretter gå over i en lovlig forhandlet prosedyre, nettopp med den hensikt å velge en bestemt leverandør.

Jeg har opplevd at innleide konsulenter har gjort tilsvarende, kanskje for å maksimere antall timer de kan fakturere oppdragsgiver. Jeg har opplevd at innleide konsulenter har «pyntet» på egen cv, i kampen om offentlige oppdrag.

Til nytte i hele verdikjeden

Når vi som innkjøpere planlegger, gjennomfører og følger opp offentlige anskaffelser kommer evnen til kritisk tenkning til nytte i hele verdikjeden. Vi kan i planleggingsfasen stille nye spørsmål i stedet for å gi gamle. Svar som kanskje er velbrukte og ukritiske og hører til gårsdagens svar. Ved å stille nye og kritiske spørsmål kan vi oppleve å få til noe vi ikke tidligere har fått til. Det kan bety innovasjon.

Vi kan i gjennomføringsfasen stille kritiske spørsmål til tilbydernes tilbud, enten det er anbudskonkurranser eller forhandlede konkurranser. Dersom vi benytter innleide konsulenter må vi følge med hvordan konsulenten gjennomfører anskaffelsen. Selv om vi benytter innleide konsulenter, er det fremdeles oppdragsgiver som er ansvarlig for anskaffelsen og alt som gjøres. En eventuell Kofa-klage eller en rettstvist rettes mot oppdragsgiver og ikke konsulenten. Jeg har opplevd at innleide konsulenter har blitt fullstendig tause når deres håndtering av anskaffelsesprosessen har resultert i en Kofa-klage. Og når rettstvister har dukket opp er de same konsulentene som sunket i jorden.

Ansvarlig kontraktsoppfølging

Vi kan i oppfølgingsfasen påse at leverandørens fakturaer er i samsvar med avtalte priser og ikke minst i samsvar med det omforente omfanget av anskaffelsen som er beskrevet i konkurransedokumentene. Når oppdragsgiver har estimert et omfang av anskaffelsen, bør dette omfanget også forplikte leverandøren, slik timeprisen forplikter. Endringer skal avklares mellom oppdragsgiver og leverandør, og ikke komme som en overraskende økning på det avtalte omfanget. Dersom vi mottar fakturaer som ikke er i overensstemmelse med avtalt pris, kvalitet og omfang, må vi stille våre kritiske spørsmål. Det kalles ansvarlig kontraktsoppfølging. Om ikke kan anskaffelsen, i ytterste konsekvens bli, en ulovlig direkteanskaffelse, kanskje med påfølgende gebyr ilagt av Kofa.

Når vi som innkjøpere kjøper varer og tjenester for 500 milliarder kroner hvert år, må vi ha et minimum av evne til kritisk tenkning. Det kan gjøre oss til viktige verdiskapere. Det er fordi vi, ofte både grunnet tidsnød og mangel på kompetanse, kjenner oss prisgitt leverandørens råd og anbefalinger, eller den innleide konsulentens råd og anbefalinger.

Økt bestillerkompetanse

Det vi som oppdragsgivere og offentlige innkjøpere må tilegne oss, er en evne til kritisk tenkning som øker vår bestillerkompetanse. Vi får i det store og det hele det vi bestiller. Er bestillingen uklar og dårlig får vi en uklar og dårlig leveranse. Det er viktig å merke seg er at en sentral del av bestillerkompetansen også er ansvaret for virksomhetens omdømme. Virksomhetens omdømme må aldri gå på bekostning av behov for raske og effektive anskaffelser. Virksomhetens omdømme bygges over år, men kan ødelegges over natten.

Makter vi å synliggjøre vår evne til kritisk tenkning, vil vi fremstå som en krevende kunde. Det vil leverandørene merke seg og bidra til at offentlig sektor får de beste vare- og tjenesteleveransene til avtalt pris og beskrevet kvalitet.