Forenkling gjelder, også for kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav

Offentlige oppdragsgivere må ta seg i akt lovgiveres intensjon med det nye regelverket for offentlig anskaffelser. Forenkling er en bærebjelke. Det gjelder ikke minst bruken av kvalifikasjonskrav og dermed tilhørende dokumentasjonskrav. Kravene skal stå i forhold til kjøpet, en edruelig tilnærming anbefales. Dette er budskapet til partner og advokat Espen Bakken i Arntzen de Besche Advokatfirma AS, en av Anbud365s langsiktige, strategiske samarbeidspartnere.

I forbindelse med innføringen av det nye regelverket for offentlige anskaffelser kom også ESPD-skjemaet til bruk ved kjøp over EØS-terskelverdiene. Bruken av det er for tiden i en innkjøringsfase, der mange problemstillinger, utfordringer og spørsmål dukker opp. Noe av dette dreier seg om dokumentasjonskravene, spesielt hvordan man skal dokumentere om leverandørenes og deres nøkkelrolle-innehavere er tilstrekkelig lovlydige og har den ønskede etiske standard.

Dette gjelder kvalifisering av leverandører, dvs. kvalifikasjonskrav, og ESPD-skjemaet fungerer som en egenerklæring i så måte fra de respektive tilbydere. Hvor skal tilbydere få tak i nødvendig dokumentasjon når det spørres om etisk vandel og regeletterlevelse?:

Det innkjøpsfaglige skjønn

– Å stille kvalifikasjonskrav hører inn under det innkjøpsfaglige skjønn, og jeg oppfordrer oppdragsgivere til å huske lovgivers intensjon med det nye regelverket: Forenkling. I tillegg er det nå som før proporsjonalitetsprinsippet som gjelder, omfang av krav skal stå i forhold til selve kjøpet. Omfanget av dokumentasjonskrav er en konsekvens av de kvalifikasjonskrav som er stilt.

Bakkens inntrykk etter drøyt fire måneder med ESPD er at det fremdeles er en del vakling knyttet til håndteringen av skjemaets ulike punkter. Trolig vil det ennå kreve noen tid før man øyner konturene av beste praksis. Det gjelder også kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav.

Utenlandsk dokumentasjon

– Noen spesielt store offentlige oppdrag er dessuten fristende for leverandører med tilhold utenfor Norge, fremholder Bakken. For en stor del gjelder det omfattende infrastrukturprosjekter. Ved å stille strenge norske kvalifikasjonskrav i forbindelse med slike anskaffelser, skapes det straks store problemer for utenlandske tilbydere, som forholder seg til egen nasjons dokumentasjon. For disse å skaffe seg norsk dokumentasjon for sine forhold skaper mer frustrasjon enn avklaring, og jeg frykter her tilfeller av avvisning på formelt feil grunnlag fordi dokumentasjonen ikke er slik oppdragsgiver har krevet. Dette virker uklart og lite forutsigbart.

– En annen problemstilling er omfanget av innhenting av dokumentasjon, enten ved at hver tilbyder må gå runden mellom en rekke myndigheter for å få ut det nødvendige, eller at en myndighet får tusenvis av henvendelser i året om utlevering av dokumentasjon. Rom for forenkling her? 

–  Jeg minner om mulighetene for gjenbruk, samtidig som situasjonen vel er slik at en eller annen arkivfunksjon kanskje kan etableres. Jeg ser, poengterer Bakken, at man i debatten i Sverige har tatt til orde for etablering av en spesiell myndighet som skal ta seg av henvendelser om, innsamling av og utlevering av dokumentasjon. Det har jeg ikke noen tro på. Imidlertid er det ved dokumentasjon av enkeltpersoners vandel ofte et grensesnitt mot personvernet, som mottakere av slik informasjon må være oppmerksom på.