Forsvarsbygninger forfaller, må styrke innkjøpskompetanse og leverandøroppfølging

Vedlikeholdsgapet i forsvarssektoren har jevnt og trutt blitt større og større de siste årene. Behovet for de byggene som leies ut, nådde i 2015 4,5 mrd. kroner. Det fremgår av en undersøkelse som Riksrevisjonen har gjennomført. Blant de viktigste forbedringsområdene er innkjøpskompetanse og leverandøroppfølging.

Riksrevisjonen har gjort en undersøkelse av forvaltningen av forsvarssektorens eiendommer. Resultatene finnes i Dokument 3:3 (2016–2017), som er oversendt Stortinget. Undersøkelsen spenner over perioden 2009–2015, med hovedvekt på 2013–2015, og omfatter eiendommer, bygg og anlegg forvaltet av Forsvarsbygg Utleie (utleieporteføljen), som utgjør 87% av eiendomsmassen i forsvarssektoren.

Forsvarsbygg forvaltet i 2015 eiendommer (bygg og anlegg) til en verdi av 39 mrd. kroner, med et totalt areal på cirka 4,1 mill. kvadratmeter. Tilstandsanalyser gjennomført av Forsvarsbygg viser at tilstandsgraden i utleieporteføljen har hatt en negativ utvikling fra 2009 til 2015. Utviklingen innebærer en reduksjon i gjennomsnittlig tilstandsgrad på vel 3%, skriver Riksrevisjonen, og minner om at en tilsynelatende liten forverring i gjennomsnittlig tilstandsgrad i en så omfattende portefølje utgjør store kostnader til forbedring. Det beregnede vedlikeholdsbehovet for utleieporteføljen har økt med 18%, fra 3,8 mrd. kroner i 2009 til om lag 4,5 mrd. kroner i 2015. Forvaltningen av eiendommene er organisert i seks geografiske områder (markedsområder).

Prosjektstyring

Samtlige markedsområder bruker eksterne leverandører til gjennomføring av tiltakene i vedlikeholdsplanen. For enkelte mindre tiltak benyttes eget personell, men i all hovedsak er oppgaven for Forsvarsbygg å styre og følge opp prosjekter gjennomført av eksterne leverandører. Oppstart av vedlikeholdstiltak innebærer blant annet utarbeidelse av behovsbeskrivelser og kravspesifikasjoner, og anskaffelser av materiell og arbeidskraft til å gjennomføre tiltaket. Når det kjøpes inn tjenester og materialer, skal prosjektleder vurdere om det skal lyses ut anbud eller kjøpes innenfor eksisterende rammeavtaler.

Det er store variasjoner i prosjektstyringen, påpeker Riksrevisjonen, både mellom markedsområder og internt i markedsområdene. Det gjelder blant annet oppfølging av leverandører og utførelse av etterarbeid.

Følge opp leverandørene

Prosjektlederne har ansvar for å følge opp leverandørene underveis i prosjektene, når det gjelder oppmøte, gjennomføring og økonomi, for å unngå kostnadsoverskridelser i materiellinnkjøp eller timeføring. I de prosjektene hvor leverandører fakturerer påløpte timer eller materialkostnader, har prosjektlederne et særlig ansvar for å følge opp dette gjennom kontroll av timelister.

– Samtlige markedsområder oppgir i intervju at de har forbedringspotensial i leverandøroppfølgingen, heter det i Riksrevisjonens oppsummering av sin undersøkelse. Det framkommer av intervjuer i flere av markedsområdene at de opplever utfordringer knyttet til mangelfull kapasitet og kompetanse i prosjektledelse. Dette gjelder innkjøps- kompetanse, oppfølging og styring av økonomien i prosjektene opp mot budsjett og oppfølging av leverandørenes aktiviteter.

Innkjøpskompetanse

Både i 2013 og 2015 framgår det av kundeundersøkelsene at Forsvaret mener at viktigste forbedringsområder er knyttet til vedlikehold av bygninger og innkjøpskompetanse. Leietakerne opplever at Forsvarsbygg Utleie ikke er en profesjonell og konkurransedyktig innkjøper. I 2015 framkommer det også at oppfølgingen av underleverandører oppfattes som svak, ifølge Riksrevisjonen.