Revisjonsrefs til fylkesmennene – kritikkverdig anskaffelsespraksis

Riksrevisjonen retter skarp kritikk mot fylkesmennenes manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Kommunal– og moderniseringsdepartementet (KMD) får i samme forbindelse sitt pass påskrevet for ikke å ha passet godt nok på fylkesmennene. Kommunal– og moderniseringsminister Jan Tore Sanner lover å ta affære.

Riksrevisjonen la nylig fram Dokument 1 (2016–2017) for Stortinget. Det er Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2015.På anskaffelsesområdet er det KMD som får unngjelde denne gangen: – Riksrevisjonen, heter det, finner det kritikkverdig at Kommunal- og moderniseringsdepartementet ikke har sikret godt nok at fylkesmannsembetene etterlever det statlige regelverket om anskaffelser.

De 18 fylkesmennene gjennomfører anskaffelser både for budsjettet til Kommunal- og moderniseringsdepartementet og for fagdepartementene for ca. 400 mill. kroner årlig. Også tidligere års revisjon av anskaffelser i fylkesmannsembetene har vist både svakheter i internkontrollen og brudd på regelverket for offentlige anskaffelser.

Sju uten anskaffelsesstrategi

Riksrevisjonen har i forbindelse med rapporten gjennomført revisjon hos fylkesmennene. Den viser at av sju utvalgte fylkesmenn har ingen utarbeidet anskaffelsesstrategi eller gjennomført evaluering av anskaffelsesområdet. Alle de sju embetene har rutinebeskrivelser for innkjøp, men flere dekker ikke sentrale temaer, slik som

• beskrivelse av innkjøpskoordinators ansvar og oppgaver
• fagavdelingenes og eventuell innkjøpsgruppes ansvar og oppgaver
• prosedyrer for anskaffelser
• bruk av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessen
• oversikt over – og bruk av inngåtte rammeavtaler

Revisjonen viser at seks av fylkesmennene har anskaffet elektronisk verktøy for konkurransegjennomføring. Det varierer imidlertid hvor godt embetene utnytter mulighetene som ligger i verktøyet.

Brudd på grunnleggende krav

Revisjon av et utvalg anskaffelser over 100 000 kroner hos de sju kontrollerte fylkesmannsembeter viser at fem av sju har brudd på grunnleggende krav i anskaffelsesregelverket. Det gjelder slikt som krav til konkurranse, anskaffelsesprotokoll og gyldig avtale. Bruddene gjelder oftest anskaffelser gjennomført av fagavdelingene og kjennetegnes ved at de ikke er gjennomført med bruk av elektronisk verktøy for konkurransegjennomføring. Ellers er interne rutiner ikke fulgt, og innkjøpsfaglig kompetanse ikke etterspurt.

Uavhengig av embetenes omfang av og erfaring med innkjøp varierer det i hvilken grad embetene prioriterer tiltak for å heve den innkjøpsfaglige kompetansen.Likeledes varierer det hvordan embetene vurderer behovet for å inngå nye og utnytte eksisterende rammeavtaler. Blant annet er det utbredt at fagavdelingene inngår flere avtaler om likeartet tjeneste med samme leverandør eller flere leverandører uten å vurdere om avtalene bør inngå i en rammeavtale.

KMD har gitt føringer for innkjøp. Disse er i liten grad prioritert og fulgt opp, skriver Riksrevisjonen. Det er også iverksatt flere tiltak som skal sikre at fylkesmennene etterlever regelverket for offentlige anskaffelser.