Ledelse og fagmiljø må gå sammen om mål og strategi for anskaffelser

Anskaffelser spiller en sentral rolle i å nå virksomhetens mål. Derfor er det viktig at ledelse og fagmiljø sammen utvikler og gjensidig forankrer konkretiserte mål og strategier. Seks spørsmål er avgjørende i denne dialogprosessen, konstaterte tidligere direktør for Statens innkjøpssenter, Anders Skumsnes, i et foredrag nylig.

Utgangspunktet er at det årlig kjøpes for 213 milliarder kroner bare av statlige virksomheter. Av dette er halvparten kjøp av varer og tjenester som innsatsfaktorer til selve tjenesteproduksjonen, 30 % er investeringer og 20 % direktekjøp av varer og tjenester.

En grunnleggende forutsetning for mål- og resultatstyring er at virksomheten har overordnede mål som konkretiseres, slik at måloppnåelsen følges opp og kan måles og vurderes ved kvantitative eller kvalitative metoder. Spørsmålet er da hvordan disse anskaffelsene styres.

Konkretiserte strategier og mål

For anskaffelsenes vedkommende betyr dette at det at mål må støtte opp under virksomhetens overordnede mål. Virksomhetenes anskaffelser er innsatsfaktorer i resultatkjeden. Anskaffelser påvirker derfor produktivitet – både i kvalitet og i penger ved fremstillingen av produktene/tjenestene, og likeledes i hvilken grad brukere og samfunnet for øvrig får best mulig effekt av virksomhetens tjenestetilbud.

En viktig forutsetning for at virksomheten får satt anskaffelser på agendaen er at måling og oppfølging av resultater, er en dialog mellom toppledelsen og innkjøpsansvarlige. Gjennom dialog må den nødvendige forankringen sikres, begge veier. Skumsnes trakk fram seks sentrale spørsmål å stille når innkjøpsavdelingen i den forbindelse har dialog med ledelsen:

Seks sentrale spørsmål

• Er det gitt klare overordnede politiske mål som resultatmålingen kan ta utgangspunkt i?
• Er det en tydelig oversikt over de viktigste tjenestene og aktivitetene som innkjøpene skal gi innsatsfaktorer til?
• Er det en tydelig helhetlig strategi som også dekker innkjøp?
• Er det gode styringsparametere og riktig ambisjonsnivå for disse?
• Blir både eksterne og interne resultater målt og er det knyttet relevant styring til dette?
• Blir styringsparametere fulgt opp politisk?

Effektiviseringsgrep

Blant hans observasjoner for øvrig var de «tre prioriterte grep» som offentlige virksomheter gjerne griper til når det er behov for effektivisering. For offentlig sektor generelt stilte han redusert aktivitet fremst, deretter redusert bemanning og på tredjeplass reduserte innkjøpskostnader (priser, timerater etc.). Innenfor privat sektor, f.eks. offshore er imidlertid reduserte innkjøpskostnader det første grepet man tar for effektivisering, fulgt av redusert bemanning og redusert aktivitet nederst blant grepene. Spørsmålet han stilte, var hvorfor prioriterer ikke offentlig sektor i større grad å bruke innkjøp når effektivisering skal gjennomføres.