Dialog med ledelsen gir grunnlag for bedre forankring av innkjøpsstrategi

Gå i dialog med ledelsen og søk ut hvordan en bedre ledelsesforankring kan oppnås, er rådet fra fylkesdirektør Hanne Varhaug Søberg i Hedmark fylkeskommune. For henne er det god lederforankring når en sak både formelt er vedtatt og positivt erkjent og forstått av ledelsen. Deretter kommer den jevne oppfølgingen som sikrer at en sak eller et område aldri forsvinner under radaren.

Fylkesdirektør Hanne Varhaug Søberg i Hedmark fylkeskommune slår fast at innkjøpsstrategien i fylkeskommunen er et verktøy som sikrer og forbedrer kvaliteten i det operative nivået. Det er hovedmålet. – Som fylkesdirektør gir dette en trygghet for at en viktig støttefunksjon fungerer som den skal. Når det så dukker opp saker av strategisk betydning som innebærer at innkjøp skal gjennomføres, har jeg som fylkesdirektør dermed trygghet for at dette lar seg gjøre på en god måte.

Hver virksomhet i Hedmark fylkeskommune har et selvstendig budsjettansvar og er derfor per definisjon også ansvarlige for sine innkjøp. Offentlige innkjøp er imidlertid et kompetansekrevende område, og fylkesdirektøren har derfor besluttet at den sentrale innkjøpsavdelingen skal inn i loopen for alle kjøp over NOK 100.000 enten som kvalitetssikrer eller som utøvende enhet. Erfaringen viser at virksomhet setter pris på faglig bistand på dette området hvor fallgruvene er mange. Resultatet er at alle fagområder påvirkes – og når gode konkurranser gjennomføres så er gevinsten gode varer og tjenester til gode betingelser – til beste for det enkelte fagområdet og for fylkeskommunen.

Godt fornøyd med innkjøpsstrategien

Hedmark fylkeskommunes innkjøpsstrategi ble først vedtatt av fylkestinget i 2008, og en revidert utgave ble vedtatt i 2014. Strategien ble i begge tilfeller godt mottatt av fylkestinget. Ved fylkestingsbehandling måtte saken behandles både av den administrative toppledelsen og av fylkesrådet som er politisk valgt. Denne prosessen medfører at ledelsen må sette seg godt inn i strategien og gjennomføre de nødvendige avklaringer med saksbehandlende enhet. Resultatet av prosessen er at ledelsen er godt kjent med strategien og hva den innebærer. – Jeg er i dag svært godt fornøyd både med strategien og med den daglige gjennomføring av denne, konstaterer fylkesdirektøren, og fortsetter:

– Strategien er vedtatt i fylkestinget og dermed reelt forankret. I tillegg har fylkeskommunen tertialvis og årlig rapportering som sikrer kontroll med oppfølgingen. Fylkesdirektøren gjennomfører også styringsmøter med alle virksomheter to ganger i året, hvor virksomhetenes resultater presenteres og drøftes, herunder også innkjøpsområdet.

Like viktig som de øvrige gjøremål

Hedmark fylkeskommune anskaffer for flere hundre millioner hvert år. For fylkesdirektøren er det svært viktig at anskaffelsesprosesser gjennomføres på en profesjonell måte og etter de retningslinjer fylkestinget har vedtatt, både med hensyn på økonomi, fylkeskommunen som en profesjonell forretningspart og rollen som ansvarlig samfunnsaktør. Vedtatt innkjøpsstrategi, måling gjennom utvalgte indikatorer og jevnlige rapporteringspunkter sikrer at så skjer. Fylkesdirektøren understreker at for henne er dette temaet like viktig som fylkeskommunens øvrige gjøremål.

– Det er nok ofte slik at den enkelte fagavdeling må pushe frem «nye» budskap. I vårt tilfelle innen innkjøp var det motsatt, forteller direktør Varhaug Søberg. Fylkesrevisjonen fremla en revisjonsrapport på innkjøpsområdet i 2007 med en god del negative funn. Dette er et språk og et format som ledelsen forstår. Dette ble derfor fulgt opp med en bestilling fra fylkestinget i 2008 om å få seg forelagt ”en overordnet strategi for innkjøp og anskaffelser som blant annet i tillegg ivaretar samfunnsansvar, miljøfokus og rettferdig handel”. Innkjøpsstrategier i to runder har vært det formelle svaret på dette. Men budskapet må ut i organisasjonen. Dette har primært innkjøpsavdelingen stått for, men fylkesdirektøren har aktivt bidratt når det har vært behov.

Både innkjøpsavdelingen og alle andre fagavdelinger har stor frihet til å gjennomføre det daglige arbeidet. – Min erfaring, sier direktør Varhaug Søberg, er at tillit belønnes med godt arbeid og gode resultater. Vi er også heldige som har en innkjøpsavdeling med meget kompetente medarbeidere under ledelse av innkjøpsleder Øystein Sætrang.

– Har ledelsen fulgt opp og gitt innkjøpsavdelingen de ressurser de ønsker for å gjennomføre strategi og planer?

– I dette tilfelle kan jeg faktisk svare et klart JA, svarer fylkesdirektøren. Innkjøpsavdelingen har fire årsverk, og den siste innkjøpsstrategien la opp til en videreføring av en bemanning på fire årsverk. Så langt har jeg ikke hørt annet enn at avdelingen har den bemanning det er behov for og at de tar unna det stadig økende antall avtaleområder. Erfaring og gode systemer sikrer effektiv jobbing.

– På hvilken måte bidrar ledelsen til måloppnåelse? Hvor ofte står Innkjøp på agenda til ledelsen, hvilke saker er det som typisk tas opp på ledernivå?

Fylkesdirektør Varhaug Søberg påpeker at ledelsens hovedbidrag er jevnlig å følge med på rapporteringer og være aktivt lyttende i formelle drøftelsesmøter. Utover det er ledelsen involvert i enkeltsaker, typisk noen få ganger i året. Det kan være avklaring av saker av strategisk karakter eller ved særlig store kontrakter deltar fylkesdirektøren ved signering av disse.

– Hva er de fem beste rådene til en innkjøpsavdeling for å sikre reell og god lederforankring i en offentlig virksomhet?

– For meg, konstaterer fylkesdirektøren i Hedmark fylkeskommune, er det god lederforankring når en sak både formelt er vedtatt og positivt erkjent og forstått av ledelsen. Deretter kommer den jevne oppfølgingen som sikrer at en sak eller et område aldri forsvinner under radaren. Mine råd til landets innkjøpsavdelinger som kanskje føler seg litt glemt av ledelsen, er:

1. Gå i dialog med ledelsen og søk ut hvordan en bedre ledelsesforankring kan oppnås – og jeg tror viktige skritt for dette er:
2. Utarbeid en innkjøpsstrategi som fremlegges for behandling på øverste nivå i virksomheten
3. Som en del av innkjøpsstrategien bør det utarbeides en kortfattet innkjøpspolitikk som i enkle ord kommuniserer både med politikere, ledelse og alle medarbeiderne hva som er hensikten med virksomhetens anskaffelser og hvilke prinsipper som skal legges til grunn.
4. Utarbeid robuste resultatindikatorer på bakgrunn av innkjøpspolitikken
5. Følg opp arbeidet med målinger, formelle rapporteringspunkter og formelle møteplasser hvor dialogen skjer ansikt til ansikt.
6. … og du skal få et sjette råd helt gratis, men det er til ledelsen og ikke til innkjøpsavdelingene: Vis interesse for arbeidet som gjøres, vis tillit, gi ros og krev gode resultater.